How to write an effective action plan (plus benefits and tips)
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Every project manager knows that the project life cycle includes multiple elements, but project planning is arguably the most critical. Each project plan defines and documents the project's goals, stakeholders, and anticipated outcomes. The quality and completeness of a project plan can directly determine a project's success or failure.
Each project plan must also describe and detail how you, your teams, and your colleagues intend to turn that project into reality. An action plan captures and presents that information to project participants, affected stakeholders, and involved decision-makers.
This article describes an action plan, its benefits and challenges, and offers suggestions for creating one for your project.
Was ist ein Aktionsplan?
An action plan is a detailed description of the steps needed to achieve one or more project goals. Action plans are critical project management resources that provide a clear roadmap for achieving project objectives. They can also help guide and support the execution of your project team management strategies.
An action plan differs from other planning tools like Gantt charts, project charters, and project scheduling software. These tools can benefit Agile project management, Scrum management, sprint planning, code review, and other project elements. However, they don’t focus on specific goals, anticipated outcomes, actionable steps, and detailed execution for an entire project like action plans do.
Key components of an action plan
A good action plan example includes the following components:
- Tasks: Describe the specific steps required to complete the project.
- Timelines: Include details about when all tasks and the entire project will start and finish.
- Responsible parties: Assign team members to specific tasks.
- Resources needed: Identify the people, budget, and other resources required to complete the project successfully and on time.
- Progress tracking: Detail how you will track progress, address delays or other disruptions, determine completion, and measure performance.
When to use an action plan
While not essential, an action plan can improve almost any project management effort. However, some types of projects benefit significantly from a mandatory action plan.
- Complex projects: An action plan helps everyone involved see the big picture and more readily agree on goals, objectives, and success metrics.
- Time-sensitive projects: An action plan ensures everyone knows what's expected of them, which avoids delays and duplicate efforts.
- Projects with clear goals: Clearly delineated and prioritized goals act as anchor points for your action plan, ensuring maximum alignment of planned actions with those goals.
- Resource-intensive projects: A well-crafted action plan ensures your project gets the resources it needs when it needs them.
- Crisis management: Your action plan can help reduce chaos, confusion, and the time it takes to return to normal in response to a crisis.
Benefits of using action plans
Well-crafted and well-implemented action plans can provide numerous benefits for every project you take on, including:
Greater clarity and focus
Action plans provide a single source of truth for all project participants. This keeps everyone aligned with, informed about, and focused on their responsibilities and the project's goals.
Improved coordination
Action plans clearly delineate tasks, timelines, roles, and responsibilities. This shared clarity improves communication and collaboration among all project participants.
Enhanced accountability
A detailed action plan description, including information about roles, responsibilities, and progress tracking, enables you to help participants and stakeholders know who is responsible for what across every project's life cycle.
Efficient resource allocation
Each action plan you create includes detailed information about the resources required for each task. This helps avoid under- or over-provisioning.
Überwachung von Fortschritten
Detailed descriptions of goals and timelines help make project progress tracking transparent for everyone involved. This allows your team to stay on track and minimize delays.
Challenges of using action plans
Action plans provide clear benefits for your project management efforts, but there are challenges associated with action plans that you should address proactively. Doing so helps avoid project delays, disruptions, or cancellations.
Setting unrealistic timelines
Enthusiasm, excitement, and inadequate information about requirements can result in overly ambitious and aggressive timelines. You and your colleagues must ensure that your action plan timelines are as accurate and realistic as possible to maximize the likelihood of project success.
Lack of goal alignment
An action plan that does not align with specific project and business goals is less valuable than no action plan at all. Clearly spell out goals in every action plan, and align every action and task with those goals.
Difficulty adapting to changes
Action plans may be unfamiliar or intimidating to project team members or stakeholders. This can lead to resistance to creating or even adhering to your action plan, especially if it's the first one your colleagues have worked on. Take the necessary steps to reassure and encourage team members who seem hesitant or resistant. Focus these efforts on key project participants or stakeholders struggling to adapt. Encourage team members to support those not yet comfortable with the process.
So erstellst du einen effektiven Aktionsplan
Jetzt, da du einen Überblick über den Zweck, die wichtigsten Komponenten, Anwendungsfälle, Vorteile und Herausforderungen von Aktionsplänen hast, ist es an der Zeit, einen zu erstellen. Im Folgenden haben wir einige Best Practices dafür zusammengestellt.
SMART-Ziele definieren
- Gib klar und deutlich an, welches Projektziel oder welche Zwischenziele der Aktionsplan erreichen soll und wie diese zum übergeordneten Projektziel beitragen.
- Stelle sicher, dass jedes Ziel SMART ist – spezifisch (specific), messbar (measurable), erreichbar (achievable), relevant und zeitgebunden (time-bound).
- Wenn du bestimmte Ziele festlegst, bitte andere Projektteilnehmer und Stakeholder um Anregungen und lass ihre Ideen einfließen. So werden sie diesen Zielen und dem Aktionsplan eher zustimmen und diese unterstützen.
Eine Aufgabenliste erstellen
- Teile das Ziel in kleinere, überschaubare Aufgaben oder Schritte auf. Formuliere deine Aufgabenbeschreibungen so klar und präzise wie möglich, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Beschreibe jede einzelne Aufgabe im Detail. Dies hilft bei der genauen Ressourcenzuweisung, der präzisen Planung von Aufgaben und der erfolgreichen Ausführung.
Zuständigkeiten zuweisen
- Weise jede Aufgabe einem bestimmten Teammitglied oder einer bestimmten Gruppe zu. Denjenigen, die für die kritischsten Aufgaben verantwortlich sind, sollte nach Möglichkeit immer ein Ersatz zugewiesen werden.
- Stelle sicher, dass die Verantwortlichkeiten klar sind und dass jede Person ihre Aufgabe versteht. Du könntest dir von wichtigen Beteiligten bestätigen lassen, dass sie ihre Aufgaben verstanden haben und akzeptieren.
Fristen festlegen
- Lege realistische Fristen für jede Aufgabe und das Projekt als Ganzes fest.
- Berücksichtige und betone die gegenseitigen Abhängigkeiten einzelner Aufgaben und ihrer Auswirkung auf den Zeitplan des Projekts.
- Lege optimale Fristen fest und gib an, welche Fristen hinnehmbar und welche inakzeptabel wären. Gib dem Team deutlich zu verstehen, was passiert, wenn es die optimale oder die hinnehmbare Frist versäumt und ob inakzeptable Fristen das Projekt verzögern oder zum Scheitern bringen würden.
Ressourcen ermitteln
- Bestimme das Budget, die Materialien, die Arbeitskräfte und die Tools, die zur Erfüllung jeder Aufgabe benötigt werden, und lege die voraussichtlichen Anbieter dafür fest.
- Nimm Kontrollmechanismen in deinen Aktionsplan auf. Das hilft, die Verfügbarkeit von Ressourcen und eine effiziente Zuweisung sicherzustellen.
Fortschritt überwachen
- Implementiere ein System, um den Fortschritt des Aktionsplans zu verfolgen.
- Überprüfe und aktualisiere den Plan regelmäßig, um möglichen Änderungen Rechnung zu tragen und den Fortschritt zu dokumentieren.
- Stelle die voraussichtlichen und tatsächlichen Auswirkungen auf den Projektfortschritt klar dar, wenn es zu Verzögerungen oder Unterbrechungen kommen sollte. Gib diese Informationen an die Projektteilnehmer und betroffene Stakeholder weiter.
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Aktionspläne sind wichtige und wesentliche Elemente von Projektplänen und Projektmanagementbemühungen. Confluence bietet mehrere Funktionen, wie Aufgaben und Tabellen, die dir helfen können, klare und effektive Aktionspläne zu erstellen und umzusetzen, die du für den Projekterfolg nutzen kannst.
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Lade deine Kollegen ein, in Echtzeit mit dir zusammenzuarbeiten und Kommentare zu hinterlassen. Teile deinen Aktionsplan ganz einfach mit deinen Teams, Stakeholdern und beteiligten Entscheidungsträgern in deinem Unternehmen.
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