Simplifiez les approbations transverses avec Confluence

Vous devez traiter de nombreux fichiers et documents différents, et vous devez vous assurer que les bons membres de l'équipe transverse sont impliqués dans votre processus d'approbation. L'un des moyens d'y parvenir est de mettre en place des chaînes d'approbation, comme l'approbation du budget, du contenu ou des changements de politique, en fonction des besoins spécifiques du projet et des demandes d'approbation requises.

Dans Confluence, vous pouvez intégrer ce processus d'approbation à des règles ou à des workflows automatisés créés selon une formule conditionnelle. Chaque règle est créée en combinant différents éléments :

• Déclencheurs : le catalyseur qui met en œuvre votre règle (par exemple, « lorsque le marketing reçoit une demande de campagne »).
• Conditions : aspects facultatifs qui doivent être remplis pour que la règle continue de s'appliquer (par exemple, la règle ne s'applique que « lorsque le responsable marketing (condition utilisateur) approuve la demande de campagne »).
• Branches : composants facultatifs (« pour chaque » plus un type d'objet) qui permettent de répartir une règle linéaire en plusieurs parcours de routage, avec la possibilité d'effectuer différentes actions (par exemple, « Pour chaque stratégie de campagne envoyée par l'équipe créative (auteur de la demande) à la date d'échéance, envoyer un e-mail au responsable marketing pour approbation »).
• Actions : ce que vous voulez qu'il se passe en cas d'exécution réussie de la règle, dans ce cas, des approbations automatiques (par exemple, « Publier une nouvelle page pour la stratégie de campagne marketing sélectionnée »).

Dans l'exemple ci-dessus, cela signifierait que même si l'ensemble de votre équipe produit a accès à un espace, seuls le responsable marketing et les créatifs seront impliqués dans le processus d'approbation de la stratégie.

Vous pouvez utiliser un modèle de règle issu de la bibliothèque Confluence Automation si vous voulez un point de départ avec des composants de règles pertinents présélectionnés et organisés. Vous pouvez aussi utiliser le générateur de règles depuis la page d'automatisation pour créer une nouvelle règle à partir de rien.

Pour assurer une grande visibilité et le bon déroulement de votre processus d'approbation transverse, vous devez vous assurer de tenir tout le monde au courant, quel que soit l'équipe ou le service. Les mentions individuelles et d'équipe dans Confluence permettent d'informer les bonnes personnes et de faire avancer le processus d'approbation.

Créez un profil d'équipe pour organiser toutes les personnes impliquées dans un processus transverse, quel que soit le département qu'elles représentent. Ces profils permettent de consulter de manière centralisée les contributeurs individuels et même la documentation de l'équipe. Vous pouvez mentionner une équipe (p. ex., @équipeA) sur votre page Confluence ou dans un commentaire contextuel pour l'avertir qu'elle doit intervenir dans la chaîne d'approbation.

Sinon, vous pouvez mentionner des utilisateurs individuels (p. ex., @sébastien) si vous souhaitez attirer l'attention d'une personne sur une page, un commentaire ou une tâche que vous lui avez assignée en particulier. Une fois que vous avez mentionné un membre de l'équipe sur une page, l'utilisateur reçoit une notification par e-mail de Confluence, mais seulement lorsqu'il est mentionné pour la première fois. Mentionner des utilisateurs dans des commentaires les avertira à chaque fois en temps réel. Donc, si vous souhaitez poursuivre la communication et l'approbation, mentionnez les utilisateurs dans des commentaires contextuels et sur des pages.

Maintenant que vous utilisez les mentions pour tenir tout le monde au courant, développez ces mentions en fournissant du feedback et des suggestions. Le feedback est comme un conducteur, et les commentaires comme une voiture. Et de même qu'il existe différents modèles de voitures, il existe différents types de commentaires sur Confluence, chacun utilisé pour des raisons différentes :

• Commentaire contextuel : idéal pour les conversations sur des sections spécifiques du contenu. Grâce aux commentaires contextuels, vous pouvez mettre en évidence les tickets non résolus ou proposer des corrections à certaines sections du contenu de la page. Veillez toujours à mentionner certains membres de l'équipe afin qu'ils puissent donner suite au feedback.

• Commentaire au niveau de la page : ils sont utiles pour des discussions plus larges sur des éléments de contenu complets. Ces commentaires s'appliquent à l'intégralité de la page plutôt qu'à des sections spécifiques. Et n'oubliez pas que si vous mentionnez vos coéquipiers dans les commentaires d'une page, cela ne les avertit que la première fois. Donc si vous avez besoin de commentaires supplémentaires après le premier commentaire, n'oubliez pas de les taguer dans les commentaires suivants.

Lorsque vous fournissez du feedback et des suggestions pour faire avancer votre processus d'approbation, vous devez suivre quelques règles empiriques afin que vos commentaires ne soient pas trop compliqués.

Votre objectif est que le destinataire résolve le commentaire. Assurez-vous donc d'être aussi précis que possible et de ne pas répondre à une question par une autre. Souvent, en cas de petites erreurs d'édition ou de mise en forme, les équipes peuvent accepter de prendre sur elles pour apporter les corrections nécessaires et résoudre ces problèmes sans intervention supplémentaire de la part du créateur de la page.

Les commentaires de page aident les nouvelles personnes qui accèdent à la page à se faire une idée des thèmes discutés, des questions posées, des réponses apportées et des décisions prises. Les commentaires de page sont conservés pendant toute la durée de vie de votre page Confluence. Veillez donc à ce qu'ils restent propres et organisés. Les coéquipiers doivent répondre aux commentaires de page par des réponses directes afin de garder la pertinence et l'intérêt des fils de discussion pour les autres utilisateurs.

Bien que le feedback et les suggestions soient nécessaires pour le processus d'approbation, les membres de l'équipe doivent tout de même se demander s'ils doivent commenter et, le cas échéant, comment ils doivent le faire. Les commentaires peuvent s'accumuler, en particulier dans les grandes équipes. Si vos coéquipiers se retrouvent à laisser de nombreux commentaires, ils devraient envisager de planifier un entretien individuel ou avoir une discussion plus approfondie.

Et si les utilisateurs voient un commentaire qu'ils aiment, encouragez-les à appuyer sur le bouton J'aime ! La fonctionnalité J'aime est souvent sous-estimée dans Confluence, mais elle est utile pour reconnaître un excellent travail ou accepter une suggestion en particulier.

Dans certains cas, vous devrez être en mesure de fournir des fonctionnalités supplémentaires de gestion et de révision des workflows dans votre processus. Dans Confluence, vous pouvez utiliser les intégrations pour vous aider à obtenir des approbations dans vos projets transverses.

Voici quelques intégrations Confluence qui peuvent aider votre équipe à gérer les approbations :

• Comala Document Management : révisez et approuvez les contributions de l'équipe, créez des tâches, suivez les assignations et publiez du contenu.
• Page Approval for Confluence : mettez vos équipes transverses et vos parties prenantes sur la même longueur d'onde au sujet des processus et des décisions.
• Cenote Lockpoint et Scroll Documents for Confluence : bloquez et débloquez la documentation et les pièces jointes Confluence pour les approuver manuellement, apporter des changements et contrôler les modifications.
• Approvals for Confluence : passez en revue et approuvez des documents et des pages.
• Approval Path for Confluence : créez un parcours de workflow, ajoutez des étapes d'approbation, des utilisateurs et des niveaux d'autorisation. Ajoutez des e-mails d'appel à l'action pour prévenir les utilisateurs.
• Adobe PDF : intégrez des fichiers PDF à vos pages Confluence pour faciliter la vérification.

• Contract Signatures for Confluence: gérez vos contrats et vos processus dans Confluence. Pas besoin d'exporter, d'imprimer ou d'utiliser des outils de signature externes.

Jetez un œil aux autres apps Confluence pour trouver les intégrations qui conviennent au processus d'approbation de votre équipe.