Optimiere funktionsübergreifende Genehmigungen mit Confluence

Du arbeitest mit vielen verschiedenen Dateien und Dokumenten und musst dafür sorgen, dass die richtigen funktionsübergreifenden Teammitglieder an deinem Genehmigungsprozess beteiligt sind. Das kannst du unter anderem durch die Einrichtung von Genehmigungsketten erreichen – wie die Genehmigung des Budgets, der Inhalte oder von Richtlinienänderungen –, die auf spezifischen Projektanforderungen und erforderlichen Genehmigungsanfragen basieren.

In Confluence kannst du diesen Genehmigungsprozess in Regeln oder automatisierte Workflows integrieren, die mithilfe einer Formel nach dem Muster "Wenn … dann" erstellt werden. Jede Regel besteht aus einer Kombination verschiedener Komponenten:

• Trigger: Der Katalysator, der deine Regel aktiv werden lässt (z. B. "wenn das Marketing eine Kampagnenanfrage erhält").
• Bedingungen: Optionale Aspekte, die erfüllt sein müssen, damit die Regel weiterhin angewandt wird (z. B. gilt die Regel nur, "wenn der Marketingmanager (Benutzerbedingung) die Kampagnenanfrage freigibt").
• Branches: Optionale Komponenten ("für jeden" plus ein Objekttyp). Diese können eine lineare Regel in mehrere Routing-Pfade mit der Möglichkeit verzweigen, verschiedene Aktionen durchzuführen (z. B. "für jede Kampagnenstrategie, die vom Kreativteam (Einreicher) am Fälligkeitsdatum gesendet wird, dem Marketingmanager eine E-Mail zur Freigabe schicken").
• Aktionen: Was geschehen soll, wenn die Regel erfolgreich ausgeführt wird – in diesem Fall automatisierte Genehmigungen (z. B. "Neue Seite für die ausgewählte Marketingkampagnenstrategie veröffentlichen").

Im obigen Beispiel würde das bedeuten, dass zwar dein gesamtes Produktteam Zugang zu einem Bereich hat, aber nur der Marketingmanager und die Kreativen in den Prozess der Strategiegenehmigung einbezogen werden.

Du kannst eine Regelvorlage aus der Bibliothek der Confluence-Automatisierung verwenden, wenn du einen Ausgangspunkt mit relevanten, vorab ausgewählten und arrangierten Regelkomponenten haben möchtest. Oder du kannst den Regelgenerator von der Automatisierungsseite verwenden, um eine völlig neue Regel zu erstellen.

Damit dein funktionsübergreifender Genehmigungsprozess transparent und reibungslos abläuft, musst du sicherstellen, dass du alle auf dem Laufenden hältst, unabhängig vom Team oder der Abteilung. Team- und individuelle Erwähnungen in Confluence sorgen dafür, dass die richtigen Leute auf dem Laufenden bleiben und der Genehmigungsprozess voranschreitet.

Erstelle ein Teamprofil, um alle an einem funktionsübergreifenden Prozess beteiligten Personen unabhängig von ihrer Abteilung zu organisieren. Diese Profile bieten einen zentralen Ort, an dem du die einzelnen Beitragenden und sogar die Teamdokumentation einsehen kannst. Du kannst ein Team auf deiner Confluence-Seite oder in deinem Inline-Kommentar mit @mention erwähnen, um darauf hinzuweisen, dass es in der Genehmigungskette an der Reihe ist.

Alternativ kannst du auch eine einzelne Person mit @mention auf bestimmte Seiten, Kommentare oder Tasks aufmerksam machen, die du ihr zugewiesen hast. Wenn du ein Teammitglied auf einer Seite erwähnst, erhält der Benutzer eine E-Mail-Benachrichtigung von Confluence, aber nur bei der ersten Erwähnung. Wenn Benutzer auf Kommentarebene erwähnt werden, werden sie jedes Mal in Echtzeit benachrichtigt. Also, um die Kommunikation und den Genehmigungsprozess am Laufen zu halten, kannst du Benutzer mit Inline- und Seitenkommentaren erwähnen.

Jetzt, wo du Erwähnungen verwendest, um alle auf dem Laufenden zu halten, baue diese Erwähnungen mit Feedback und Vorschlägen aus. Feedback treibt Kommentare voran. Und es gibt verschiedene Arten von Confluence-Kommentaren mit bestimmten Verwendungszwecken:

• Inline-Kommentar: Eignet sich für Unterhaltungen zu bestimmten Inhaltsabschnitten. Mit Inline-Kommentaren kannst du nicht erledigte Vorgänge hervorheben oder Korrekturen für Abschnitte des Seiteninhalts anbieten. Achte immer darauf, bestimmte Teammitglieder mit @mention zu erwähnen, damit sie auf das Feedback reagieren können.

• Kommentar auf Seitenebene: Eignet sich für umfassendere Diskussionen über gesamte Inhalte. Seitenkommentare beziehen sich auf die gesamte Seite und nicht nur auf bestimmte Abschnitte. Bedenke, dass Teamkollegen in Seitenkommentaren nur bei der ersten Erwähnung mit @mention benachrichtigt werden. Wenn du also nach dem ersten Kommentar zusätzliches Feedback benötigst, dann kennzeichne sie auch in den nachfolgenden Kommentaren.

Wenn du Feedback und Vorschläge gibst, um deinen Genehmigungsprozess am Laufen zu halten, solltest du einige Faustregeln befolgen, damit deine Eingabe nicht zu einem überwältigenden Durcheinander wird.

Dein Ziel besteht darin, dass der Empfänger den Vorgang des Kommentars erledigt, also sei möglichst spezifisch und beantworte Fragen nicht mit anderen Fragen. Oft können sich die Teams bei kleinen Textbearbeitungs- oder Formatierungsfehlern darauf einigen, die entsprechenden Korrekturen selbst vorzunehmen und diese Vorgänge ohne zusätzliche Eingaben des Seitenerstellers zu erledigen.

Seitenkommentare verschaffen neuen Personen auf der Seite eine Vorstellung davon, was besprochen, gefragt, beantwortet und entschieden wurde. Seitenkommentare bleiben für die gesamte Lebensdauer deiner Confluence-Seite erhalten, deshalb sollten sie sauber und ordentlich sein. Teammitglieder sollten mit direkten Antworten auf Seitenkommentare reagieren, damit die Threads auf einem hohen Niveau und für andere Benutzer nützlich bleiben.

Feedback und Vorschläge sind für den Genehmigungsprozess zwar erforderlich, aber die Teammitglieder sollten sich genau überlegen, ob und wie sie Kommentare einsetzen. Insbesondere bei großen Teams können sich die Kommentare anhäufen. Wenn deine Teamkollegen also zu viele Kommentare erstellen, wäre es eventuell sinnvoller, Einzelgespräche zu vereinbaren oder eine detailliertere Diskussion zu führen.

Und wenn Nutzer einen Kommentar sehen, den sie mögen, dann ermutige sie, auf "Gefällt mir" zu klicken! Diese Funktion wird in Confluence oft unterschätzt, ist aber nützlich, um gute Arbeit zu würdigen oder einem bestimmten Vorschlag zuzustimmen.

In einigen Fällen musst du zusätzliche Funktionen für Workflowmanagement und Überprüfungen in deinem Prozess bereitstellen können. In Confluence kannst du Integrationen nutzen, um Freigaben für funktionsübergreifende Projekte zu erhalten.

Hier sind einige Confluence-Integrationen, die deinem Team beim Management von Genehmigungen helfen können:

• Comala Document Management: Prüfe und bestätige Team-Eingaben, erstelle Tasks, verfolge Aufgaben und veröffentliche Inhalte.
• Page Approval for Confluence: Bringe deine funktionsübergreifenden Teams und Stakeholder über Prozesse und Entscheidungen auf den gleichen Stand.
• Cenote Lockpoint und Scroll Documents for Confluence: Entsperre und sperre die Confluence-Dokumentation und Anhänge zur manuellen Genehmigung, um Änderungen vorzunehmen und die Bearbeitung zu kontrollieren.
• Approvals for Confluence: Überprüfe und genehmige Dokumente und Seiten.
• Approval Path for Confluence: Erstelle einen Workflow-Pfad und füge Genehmigungsschritte, Benutzer sowie Berechtigungsebenen hinzu. Füge E-Mails mit Aktionsaufrufen hinzu, um Benutzer zu benachrichtigen.
• Adobe PDF: Bette PDF-Dateien zur einfachen Überprüfung in deine Confluence-Seiten ein.

• Contract Signatures for Confluence: Behalte deine Verträge und Prozesse in Confluence – du musst sie nicht exportieren, drucken oder externe Signatur-Tools verwenden.

Schau dir die anderen Confluence-Apps an, um die richtigen Integrationen für den Genehmigungsprozess deines Teams zu finden.