Videos auf der Seite fördern die Zusammenarbeit und Einbindung

Wie oft hast du schon viel zu viel Zeit auf YouTube verbracht? Dafür gibt es einen Grund: Video-Streaming macht einfach Spaß. Genau das kannst du auch für berufliche Zwecke nutzen. Wenn auf einer Seite sowohl Text- als auch Videoinhalte zum selben Thema vorhanden sind, entscheiden sich 59 % der Führungskräfte für die Videos.

Natürlich lassen sich Videokonferenzen nicht ganz wegrationalisieren. Für kreative Brainstorming-Sitzungen, Vorstellungsgespräche oder Leistungsbeurteilungen sind sie nach wie vor wichtig und sinnvoll. Jedes Gespräch, das einen direkten Austausch erfordert, sollte in Echtzeit geführt werden – entweder persönlich oder auf einer Plattform wie Zoom. Auf der anderen Seite gibt es auch viele Situationen, in denen ein Meeting gar nicht nötig ist, weil du genauso gut einfach ein Dokument, eine Textnachricht oder eine E-Mail versenden kannst. Oftmals ist die Lage allerdings nicht so eindeutig. In diesen Fällen haben eingebundene asynchrone Videos mehrere Vorteile gegenüber Videokonferenzen oder schriftlicher Kommunikation. Als da wären:

• Es ist komfortabel, ganz nach Bedarf auf Videos zugreifen zu können. Dies gilt insbesondere für verteilte Teams, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.
• Vieles ist leichter verständlich, wenn du es nicht nur erklärst, sondern auch zeigst (z. B. bei einer aufgezeichneten Live-Demo).
• Die Teammitglieder können sich das Video jederzeit noch einmal ansehen (und dabei nach Bedarf stoppen oder vor- und zurückspulen).
• Führungskräfte haben per Video die Möglichkeit, sich direkt an Teams im gesamten Unternehmen zu wenden, ohne extra anreisen zu müssen oder in mehreren Meetings dasselbe zu erzählen.

Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig.

Hier haben wir einige Möglichkeiten zusammengestellt, Meetings im virtuellen Raum oder vor Ort zu reduzieren und durch Video dennoch die persönliche Note zu wahren.

Wenn Teammitglieder alle Entwicklungen der letzten 90 Tage aufschreiben, können die Details schnell überwältigend wirken. Notiere stattdessen alles in der Confluence-Vorlage für Geschäftsberichte für Führungskräfte, erwecke es zum Leben und fasse das Wichtigste in einem eingebetteten Video zusammen. So können sich die Stakeholder erst die kurze Version ansehen und dann die Details lesen – und auch Mitarbeiter im Asien-Pazifik-Raum müssen nicht spätabends noch ein Meeting besuchen. Du kannst dir dabei sicher sein, dass die wichtigsten Informationen genauso deutlich werden wie bei einer persönlichen Präsentation vor Ort.

Natürlich möchtet ihr neue Mitarbeiter im Unternehmen willkommen heißen, doch der CEO kann nicht mit jedem persönlich per Videoanruf sprechen. Für die Einarbeitung sind zudem möglicherweise Kollegen mit Spezialwissen gefragt. Trage die Anweisungen zum Onboarding in der Confluence-Vorlage für den 90-Tage-Plan ein und füge bei Bedarf eine Videonachricht hinzu. Dabei kann es sich beispielsweise um eine Begrüßung durch die Unternehmensgründerin oder um Hinweise der Personalabteilung zu speziellen Vorteilsprogrammen für Mitarbeiter handeln. Wichtig ist nur die persönliche Note, damit sich die Neuzugänge mit den Unternehmen verbunden fühlen, auch wenn sie noch nie selbst vor Ort waren.

Manchmal werden Inhalte erst durch eine Demo richtig klar, insbesondere, wenn sich ein Teammitglied gerade in neue Software einarbeitet oder versucht, ein technisches Problem zu beheben. Mit der Confluence-Vorlage "Artikel zur Fehlerbehebung" kannst du ein Video teilen, in dem Benutzer sehen, was auf dem Bildschirm angezeigt werden sollte. Dazu gehören schriftliche Anweisungen und Links zu anderen Helpdesk-Ressourcen. Diese Kombination aus Text und Video erleichtert das Verständnis so weit, dass weniger Support-Tickets erstellt werden und das Technikteam seltener persönlich eingreifen muss. Die technischen Kenntnisse der Benutzer sind dabei unerheblich.

Du sollst einen strategischen Plan vorstellen oder eine Kurzpräsentation halten? Wenn dafür vielbeschäftigte Führungskräfte, Abteilungsleiter und vielleicht auch noch Vorstandsmitglieder zusammenkommen müssen (und sei es virtuell), ist die Terminfindung oft nicht leicht. Mit der Confluence-Vorlage für die strategische Planung sorgst du dafür, dass alle Stakeholder angesprochen werden und sich die Details ansehen können, wann immer sie Zeit haben. Ein eingebettetes Video zur Einführung oder als Zusammenfassung vermittelt zusätzlich dein persönliches Engagement.

Achte aber darauf, Videos kurz und prägnant zu halten. Sobald ein Video länger als zwei Minuten dauert, findet es wesentlich weniger Beachtung. Lass dich nicht dazu verleiten, langatmige Meetings durch ein ebenso langatmiges asynchrones Video zu ersetzen. Es geht schließlich darum, Zeit zu sparen.

Bei Confluence lassen sich fast alle Arten von Videos in den Arbeitsbereich einbinden. Wenn du das Video auf dem Computer gespeichert hast, kannst du die Datei einfach auf die Seite hochladen. Bei Online-Videos gibst du die URL als Text ein. Sie wird dann in einen Smart Link umgewandelt, der mit dem Symbol der jeweiligen Videoplattform angezeigt wird. So wissen Besucher der Seite gleich, dass der Link sie beispielsweise zu einem YouTube-Video führt. Wenn du den Smart Link nicht weiter bearbeitest, wird beim Anklicken das Video geöffnet. Alternativ kannst du das Video direkt in die Seite einbetten. Klicke dazu im Bearbeitungsmodus auf den Link und wähle die Option zum Einbetten aus.

Um den Prozess zu vereinfachen, bietet Confluence eine Reihe von Integrationen. Bei der Loom-Integration kannst du beispielsweise mit einer unkomplizierten Browsererweiterung für Chrome Videos aufzeichnen, ohne die Confluence-Seite verlassen zu müssen. Es gibt auch die Integration Microsoft Stream for Confluence und die erweiterte Integration für YouTube und Vimeo. Das Zoom-Plug-in ist hilfreich, wenn ihr nicht auf ein Meeting verzichten könnt und dieses gerne aufzeichnen möchtet, weil vielleicht nicht alle am selben Termin Zeit haben.

Unabhängig von der genutzten Methode kannst du die Größe und Position des Video-Frames auf der Confluence-Seite individuell anpassen.

Asynchrone Videos können von den Teammitgliedern nach Bedarf genutzt werden. Sie fördern menschliche Verbindungen und den produktiven Wissensaustausch. Diese Form der Zusammenarbeit an Projekten fußt auf dem gemeinsamen Verständnis. Teams können auf diese Weise überall Innovationen schaffen. Genau diese Möglichkeit benötigen wir jetzt und auch in Zukunft.