アジャイル・ソフトウェア開発チームでは、製品のスコープとコンテキストの一貫した理解を維持することが重要です。すでに市場にリリースされている製品には、まだ開発されていないユーザー・ストーリーの大規模なバックログがある場合があります。アジャイル・チームはスプリントを計画する際に製品バックログを活用します。バックログの状態は製品の全体的な成功に重要な役割を果たします。
簡単に言うと、バックログのリファインメントとは、製品バックログを最新の状態に保つことです。バックログ・リファインメント会議は「セッション」とも呼ばれ、チームがバックログを更新し、次のスプリントに向けて準備できるイベントです。
製品バックログは規模が大きく、管理が難しいことがあります。しかし、アジャイル・プロジェクトをうまく管理するには、バックログ・リファインメント会議を有効に活用することが不可欠です。
この記事では、バックログ・リファインメント会議を実施してバックログを最新の整理された状態に保つ、実証済みの戦略を紹介します。バックログ・リファインメント・セッションが重要な理由、効率的なセッションを実行する方法、そしてアジャイル・チームがその過程で学んだ役立つヒントを説明します。
バックログ・リファインメント・セッションの目的
バックログ・リファインメント会議は、プロジェクト・チームが集まって製品バックログを確認、更新、整理する場です。これは、将来のスプリントに向けてチームの作業量を明確にするため、どのアジャイル方式においても重要です。これらの会議は、チームが常に新しい作業を用意し、要件が変化したときに新しいタスクに方向転換できるように、バックログに 2 つのスプリント分の項目を残すことを目的としています。
「ただし、バックログ リファインメント ミーティングが、新しい作業を確認するためだけでなく、不要になったバックログ項目を削除するためのものでもあることを覚えておくことが重要です」と、アトラシアンの Modern Work Coach を務める Mark Cruth は説明します。「新しい作業がないためにバックログ リファインメント ミーティングを「キャンセル」したくなる場合は、チームで削除を検討すべき作業がバックログにあるかどうかを自問して、それらのストーリーをリファインメント会議に持ち込むことを検討してください」
たとえば、スプリント計画におけるバックログ・リファインメント会議では、製品所有者と開発チームのメンバーが各バックログ項目について話し合い、要件を明確にし、優先順位と複雑性を評価します。これにより、取り組むべき項目のより明確に定義された、実行可能なリストができあがります。
バックログ リファインメント セッションを定期的に実施することで、チームは開発プロセスをアジャイルに保ち、変化するニーズや優先事項に対応できるようになります。このようなダイナミックな環境には、マネージャーがチーム全体に変更を加えるのに役立つ、バックログ機能を備えた Jira のようなコラボレーションとプロジェクト追跡のためのツールが必要です。
バックログ・リファインメント会議を効率的に行う方法
アジャイル・プロジェクト管理は、効率的なバックログ・リファインメント会議から始まります。次のようなステップは、適切な人材を集め、成果物を設定し、項目の優先順位付けと評価を行い、次のステップを定義する、スムーズで反復可能なプロセスを作成するのに役立ちます。
1. バックログ項目を確認して優先順位を付ける
バックログ・リファインメント会議を開く前に、製品所有者は既存の製品バックログ項目（ユーザー・ストーリー、機能、タスクなど）を最初に確認し、不要になったものは削除する必要があります。製品が進化し、機能要件が変わると、一部の項目はプロジェクトのビジョンに適合しなくなります。また、製品所有者は、以前のスプリント・レビューからのフィードバックを実装し、チームが削除することを決定した項目を削除する必要があります。
次に、製品所有者は、チームが会議で各項目について協議するにつれて変わる可能性があることを承知した上で、バックログに残っているすべての項目に優先順位を付けます。
「最後に、製品所有者は、レビュー対象のストーリーのリストを遅くとも 24 時間前にチームに送るべきです」と Cruth は提案します。「これにより、チームはリストをレビューして質問を準備できます。そうすることで、ストーリーを何度もリファインメント会議に持ち込む必要がなくなります」
2. 会議の議題を作成して共有する
プロジェクト管理のコンテキストにおける他の会議と同様に、議題はディスカッションをトピックに沿ったものにするために不可欠です。製品所有者は、バックログ・リファインメント会議の議題を作成し、関連するチーム・メンバーとコラボレーションして、項目に関する早期のフィードバックや時間の見積もりを出し、今後のトピックに備えることができます。
議題の主な目的は、チームが選択したバックログ項目に集中し、会議に設定された時間内にリファインメント活動を無事に完了することです。アトラシアンの会議議題テンプレートには、議事録の形式があらかじめ用意されているため、アジャイル・チームは議題の設定、メモの取得、アクション・アイテムの共有を簡単に行えます。
3. 必要な参加者が出席していることを確認する
バックログ・リファインメント会議では複雑な議論を交わすことがあり、1 時間かかる場合もあるので、必要な参加者だけを招待することが重要です。
バックログ・リファインメント会議には誰が出席すべきですか？通常のセッションでは、次のチーム・メンバーが出席する必要があります。
- 製品所有者
- 開発チーム・メンバー（スクラム・チーム）
- プロジェクト・スポンサー
- 会議の進行者（スクラム・マスター）
- プロダクト・マネージャー（任意）
4. 集まるのに適切な時期を決める
集まるのに最適な時期は、スプリントの長さとプロジェクトの複雑さに応じて決まります。チームが毎週スプリントを行う場合、プロジェクト・マネージャーはバックログ・リファインメント・セッションを毎週行う必要があります。スプリントが 2 週間の場合、プロジェクト・マネージャーは隔週でセッションを計画する必要があります。スプリントが 2 週間を超える場合でも、チームが優先順位の変化や予期しない課題に備えるには、隔週のセッションが最適です。
チームの決定が何であれ、バックログ全体に取り組むために 1 時間の会議を予定し、プロダクト・マネージャーがカレンダーに予定を入れ、会議の進行者が時間を無駄にしないように厳密に時間を設定するようにします。
「バックログ リファインメント ミーティングは非同期で行われる可能性があることを覚えておくことが重要です」と Cruth は付け加えます。「チーム メンバーが自分でストーリーをレビューし、質問を残し、Jira のコメント セクションを使ってストーリーを準備完了状態にするような運用を検討してください」
5. ユーザー・ストーリーを評価する
アジャイル・チームが項目の複雑性をうまく評価するには、ユーザー・ストーリーについて共通の理解が必要です。ユーザー・ストーリーは、顧客の視点から見た機能の堅苦しくない説明です。
バックログ・リファインメント会議は、既存のユーザー・ストーリーを調査し、それらがまだプロジェクトに適合しているかどうかを評価する場です。また、新たに収集したインサイトに基づいて新しいユーザー・ストーリーを追加したり、大きなユーザー・ストーリーを小さなユーザー・ストーリーに分割したりする場でもあります。ユーザー・ストーリーのこの継続的な改善は、これによりチームが製品を段階的に改善する機会を特定することができるので、アジャイル・プロセスの重要な部分となっています。
次のステップを特定してフォローアップする
バックログ・リファインメント会議で、チームはスプリントに含める項目を特定し、残りを削除します。場合によっては、1 つのセッションで同じ優先度の複数のバックログ項目があることが判明しますが、チームにはそれらをすべて完了する時間がないことがあります。アジャイル・プランニング・ポーカー・カードは、どの項目を進め、どの項目を次のスプリントのために保存するかを決定するのに役立つツールです。
会議が終わったら、すべての参加者に議事録を送信し、議論された項目の優先順位を参加者が理解していることを確認して、フォローアップします。Jira のようなツールを使用して、開発をアクション アイテムに細分化すると、重要なバックログ コンポーネントに集中できます。この優先順位付けされたバックログは、次のスプリント計画セッションの焦点になります。
生産的なバックログ・リファインメント・セッションのメリット
製品バックログ・リファインメント会議が正しく行われると、全体的な効率とチームの生産性が向上し、プロジェクトを確実に完了できます。次のセクションでは、バックログ・リファインメント・セッションのメリットをいくつか概説します。
バックログの最適化
これらのセッションで、プロセスを整理し、最適化します。製品バックログは焦点を絞って整理された状態に保ち、関係のない項目で占領されないようにします。
共通認識
これらの会議では、チームが各項目について詳細に話し合う必要があるため、チームと関係者は、作業に必要なものと優先されるべき項目について共通の理解を深めます。
効果的なスプリント計画
会議の参加者は質問したり、フィードバックしたりできるので、スプリント計画会議が効率化されます。さらに、プロジェクトについて共通の理解を持つことで、スプリント計画がより簡単かつ迅速になります。
コラボレーションの改善
チーム・メンバーはさまざまな経歴を持ち、優先順位や項目が完了するまでにかかる時間について異なる見解を持っています。リファインメント会議では、メンバーが自分の意見を共有できるので、優先順位や締め切りについて意見を一致させられます。
チームの強化
リファインメント会議に参加するチーム・メンバーは、スプリントだけでなく、プロジェクトとそれを完了するために必要な作業も担当します。これにより、チームは各スプリントの結果に対する責任を持つようになり、強化されます。
バックログ・リファインメント会議を成功させるためのヒント
バックログ・リファインメント会議を実施するためのヒントや戦略はたくさんあります。中でも、次のベスト・プラクティスは世界中のアジャイル・チームに役立つことが実証されています。
バックログを DEEP に保つ
Roman Pichler と Mike Cohn は、初めて DEEP という頭字語を使って、バックログを構造化してその有用性を最大限に高める方法を概説しました。DEEP バックログの 4 つの要素は次のとおりです。
- 適切な詳細度：詳細を追加して、項目を活用できるようにします。
- 創発的：プロジェクトに関する新しいインサイトに基づいて、またはプロジェクト要件の変化に応じて、バックログ項目を追加、変更、または削除します。
- 見積もり：各項目の時間の見積もりをします。
- 優先順位付け：最も価値の高い項目をリストの一番上に配置して、スプリント内の項目に優先順位を付けます。
各項目に準備完了の定義を使う
準備完了の定義（DoR）とは、チームが作業できるバックログ項目があるかどうかを示す、合意した一連の基準です。DoR により、チームは作業の内容を理解し、作業に必要な時間を見積もることができます。
項目を管理しやすいチャンクに分割する
作業を分割する場合の経験則は、各バックログ項目が完了するまでにスプリントの半分以上かからないようにすることです。1 週間のスプリントでは、完了するまでに 4 日かかる 1 つの項目がスケジュールを狂わせる可能性があるため、それを 2 日で完了する 2 つの小さな項目に分割する必要があります。
改良セッションを分割する
最初の数回のバックログ・リファインメント会議には数時間かかります。チームの集中力を保ち、スポンサー、プロダクト・マネージャー、その他の関係者との会議の時間を最適化する 1 つの方法は、セッションを 2 つ以上に分け、理想的にはそれぞれ 1 時間にすることです。これにより、参加者にはバックログ項目と、それらがプロジェクト全体にどのように適合するかをレビューする時間ができます。
「バックログ リファインメントは継続的なプロセスです」と Cruth は語ります。「作業のレビューやリファインメントのために正式なミーティングを待たなければならないとは思わないでください。リファインメント ミーティング中にのみバックログ項目のリファインメントを行っていると、バックログ リファインメントが長引くアクティビティであることに気づくでしょう」
Jira でバックログ リファインメント会議を合理化する
製品バックログのリファインメント会議は不可欠であり、これにより製品バックログが適切に管理され、優先順位が付けられます。しかし、これらの会議には時間がかかり、混乱を招くことがあります。特に、バックログを作成し、決定を記録し、チームと共有するための適切なツールを使用していない場合はなおさらです。
Jira のバックログ機能を使うと、バックログのリファインメントにおいて、チーム メンバーと簡単にコラボレーションできます。すべての項目にコメントや詳細を追加したり、チーム メンバーにタスクを割り当て、価値やリスクに応じて項目を一覧表示して優先順位を付けたりできます。Jira を使うと、バックログ リファインメント会議を簡単に合理化し、プロジェクト管理プロセス全体を改善できます。これが、あなたのチームの効率向上にどのように役立つかをご覧ください。
バックログ・リファインメント会議：よくある質問
バックログ・リファインメント・セッションはどのくらいの頻度で行うべきですか？
バックログ・リファインメント会議の頻度は、チームのスプリント・サイクルによって異なります。1 週間で完了するスプリントの場合、平均頻度は毎週です。2 週間以上のスプリントの場合、2 週間に 1 回の会議でバックログを更新できます。
バックログ・リファインメント会議にはどのくらいの時間をかけるべきですか？
プロジェクトの複雑さや製品バックログの規模によって異なるため、バックログ・リファインメント会議には決まった長さはありません。ただし、最初の数回の会議には 2 時間かけることをお勧めします。プロジェクトが始まると、一般的にリファインメント会議は 1 時間ほどになりますが、スプリントが進むにつれてさらに短くなることが多いです。
バックログ・リファインメント・セッションはどのように準備すればよいですか？
バックログ・リファインメント・セッションの準備を主に担当するのは、製品所有者です。価値に基づいて項目に優先順位を付け、最も優先順位の高い項目に必要な詳細を追加して、会議の議題を準備します。チーム・メンバーは議題を確認し、記載されている項目に関する質問やフィードバックを準備します。