Belong adopte Atlassian, sans le moindre accroc

Exploitez ce qui fonctionne et améliorez-le

Le modèle décentralisé de Belong impose des exigences uniques à ses équipes de développement et opérationnelles : dans les grandes lignes, « Vous l'avez conçu, vous en êtes responsable ». Les équipes qui créent de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux produits assurent également leur gestion tout au long de la production. La fourniture de services doit être axée sur le client, automatisée et alignée sur des méthodes de travail Agile.

« Nos équipes créent des fonctionnalités et livrent de nouveaux produits, tout en soutenant la production », explique Hamdam Bishop, Technology Operations Lead. « Nous voulions que les outils qu'elles utilisent soient vraiment simples, intuitifs et intégrés à leurs méthodes de travail. »

Les équipes utilisaient déjà Confluence et Jira, mais elles n'avaient qu'une vague idée du potentiel de ces produits. Utiliser Atlassian pour certains processus d'équipe, mais s'appuyer sur différents outils pour d'autres (y compris la gestion des services informatiques), entraînait des workflows déconnectés. Lambros Kallianiotis explique que le système n'était pas intuitif, qu'il ne permettait pas aux équipes de relever leurs principaux défis, et qu'il était difficile à utiliser et coûteux.

La direction de Belong a reconnu la nécessité d'une véritable transformation digitale interne, en réinvestissant massivement pour donner aux équipes la flexibilité et les informations dont elles avaient besoin. En recherchant une solution, son objectif principal était de permettre aux équipes de continuer à adopter les pratiques Lean et de garantir ainsi leur réussite.

Andrew Purcell, Head of Delivery and Transformation chez Belong, déclare que « la collaboration et la planification entre les équipes sont essentielles afin d'obtenir des résultats pour nos clients ». Et Hamdam Bishop d'ajouter : « Lorsque nous avons opté pour une consolidation sur Atlassian, nous avons pensé aux personnes qui allaient utiliser les outils, et pas seulement aux outils eux-mêmes. C'est ce qui a motivé notre prise de décision. »

Pourquoi investir dans les outils Atlassian ?

Belong a adopté Jira Align pour améliorer la visibilité de ses équipes grâce à une vue complète de la feuille de route, à la compréhension des dépendances, à la consolidation des risques et au suivi de la valeur réalisée à chaque incrément de programme, au-delà de ce qui était possible en utilisant uniquement Jira. Cette approche a permis de regrouper des tableaux de planification déconnectés, des rapports ad hoc et des extraits manuels en une seule source de référence digitale pour planifier les livraisons. En outre, les responsables de la gestion des produits peuvent aligner les OKR (résultats) et les epics (extrants), et afficher une feuille de route de toutes les tâches.

Selon Andrew Purcell : « Permettre à nos équipes produit de continuer à travailler avec un ensemble d'outils qu'elles connaissent, tout en donnant aux responsables de nos produits et de notre organisation une visibilité plus large et plus globale sur toutes nos missions, a été essentiel pour obtenir des informations précieuses qui nous permettront d'avancer. »

Hamdam Bishop explique que quand Belong a évalué ses options opérationnelles, Jira Service Management était l'outil qui répondait le mieux à ses besoins. Comme l'entreprise utilisait déjà certains produits Atlassian dans les domaines du développement et de l'ingénierie, il était logique d'étendre cette utilisation à des outils connexes. La base de connaissances solide devait faciliter l'intégration et limiter la courbe d'apprentissage pour les équipes lors de l'adaptation aux nouveaux outils, le tout grâce à la plateforme connectée d'Atlassian.

« Nous avons constaté que la plateforme Atlassian pouvait être personnalisée et adaptée à notre méthode de travail », déclare Hamdam Bishop. « Pour nous, c'était essentiel. Nous avons examiné nos processus, puis nous avons réfléchi à l'outil qui nous permettrait de les soutenir, de les améliorer et de les exploiter pleinement. »

Alors que certaines solutions nécessitaient trois ou quatre outils pour résoudre certains des problèmes rencontrés par les équipes, Atlassian combinait les workflows afin de limiter les changements de contexte. Les équipes gagnaient ainsi du temps qu'elles pouvaient consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. En fin de compte, le passage à Jira Service Management a été rentabilisé en un an environ.

Gérer une transition en douceur

À la suite des décisions prises d'adopter Jira Align et de passer à Jira Service Management, Belong a travaillé avec le Solution Partner Accenture, fournisseur mondial de services professionnels, pour intégrer ses processus Agile et passer en douceur de ses anciens outils aux produits Atlassian.

« Le soutien apporté par les outils technologiques à la méthode de travail de Belong était essentiel », note Nick Howard, Technology Lead chez Accenture. « Ils sont utilisés par les équipes au quotidien. Ils permettent notamment de connecter un élément du backlog Jira directement à Confluence, ce qui assure la traçabilité et favorise la transparence. C'est ainsi que la technologie d'Atlassian soutient également notre culture d'entreprise. »

Pour que la transition soit la plus efficace possible, Accenture a aidé l'équipe Belong, à tous les niveaux de l'organisation, à se familiariser avec les produits Atlassian de la manière la plus efficace possible en dispensant des formations, en trouvant des solutions aux défis et, parfois, en appliquant une approche « de test et d'apprentissage ».

Nick Howard explique que la clé de la réussite de cette adoption réside dans la manière dont Belong et Accenture ont collaboré en tant que partenaires pour tester leurs points de vue mutuels sur la transition.

L'approche a porté ses fruits.

« Bien que la transition a nécessité un travail préalable considérable, une fois effectuée, tout s'est parfaitement déroulé », assure Lambros Kallianiotis. « Les équipes viennent de découvrir la solution. Jira Service Management a considérablement amélioré la visibilité et les métriques obtenues. Cet outil est également très intuitif, ce qui a vraiment contribué à améliorer le flux de travail. »

D'après Andrew Purcell : « Jira Align a accéléré l'amélioration continue de nos méthodes de travail Agile, en renforçant nos outils et processus existants au lieu de les perturber. »

Générer de la valeur en tant qu'équipe connectée

Après avoir investi dans la plateforme Atlassian, les équipes de Belong peuvent désormais facilement connaître les objectifs organisationnels et les associer aux projets des services, ainsi que les tâches des équipes et des différentes personnes. Les équipes et leurs membres consacrent ainsi leur énergie aux tâches pertinentes et peuvent voir comment leur travail contribue aux résultats métier. Grâce à cette visibilité améliorée, les membres de l'équipe ont une idée plus précise de la réflexion qui sous-tend les décisions de l'entreprise et des résultats correspondants. Non seulement cette approche est bénéfique pour l'entreprise, mais elle permet aussi aux employés d'être plus satisfaits de leur travail. « Les équipes sont toujours plus performantes et satisfaites parce qu'elles livrent plus régulièrement », explique Lambros Kallianiotis. Grâce aux produits Atlassian, Belong a permis aux équipes de maîtrise parfaitement leur travail et de voir comment il s'inscrit dans le cadre des initiatives stratégiques.

Plus haut dans la structure de l'entreprise, Hamdam, Andrew et Lambros sont également d'accord pour dire qu'Atlassian a amélioré la visibilité, la satisfaction, la productivité et la capacité à identifier les domaines d'amélioration potentiels.

Donner la priorité aux personnes plutôt qu'aux outils

Les dirigeants de Belong se sont toujours concentrés sur la manière dont les outils qu'ils choisissaient pouvaient s'intégrer au travail de leur équipe, plutôt que l'inverse. L'accent mis sur les personnes et les processus, associé à une formation étendue, a permis de mettre en place un processus de gestion des changements fluide au sein de l'organisation. Le choix d'une plateforme connectée de produits Atlassian a aussi permis à l'entreprise de réussir sa transformation.