Confluence ホワイトボードを使ったブレーンストーミング
優れたアイデアを生み出すために
従来のブレーンストーミングは、大勢の人がホワイトボードの近くで会議テーブルを囲み、矢継ぎ早にアイデアを出し合うものでした。
しかし、現代のホワイトボード・セッションは、もう少し脱アナログ的なものにする必要があります。Forbes によると、2023 年現在、フルタイムの従業員の 12.7% が在宅勤務で、さらに 28.2% が何らかのハイブリッド・モデルで働いています。
しかし、リモート・ワークが進んだ現代でも、やはりブレーンストーミングを行う必要があります。プロジェクトを推進するには、創造的なアイデア創出が必要です。しかし、重要なメンバーが異なるタイムゾーンにいる場合、全員を同じ会議室に招待することはできません。
その解決策となるのが、Confluence ホワイトボードです。
リモート・ワーク向けのデジタル・ソリューション拡張機能を備えた Confluence ホワイトボードでは、付箋を使った説明、線による接続、自然発生的な発言など、物理的なホワイトボードのすべての機能が使用できます。Confluence ホワイトボードを Jira と同期することで、リモート・ワーカーどうしが同じボード上でリアルタイムまたは非同期にコラボレーションを行えます。
Confluence ホワイトボードには、物理的なホワイトボードのすべての機能が揃っているだけでなく、思いつく限りのすべてのデジタル機能がブレーンストーミング・セッションに統合されているという利点があります。その仕組みは次のようになります。
Confluence ホワイトボードを使ったブレーンストーミングの仕組み
Confluence ホワイトボードでは、すべてのタスクとプロジェクトのアイデアを単一の「信頼できる情報源」に集約し、ホワイトボード形式の 1 つのハブでアイデア、計画、タスクを接続できます。物理的なホワイトボードを使用せずにホワイトボードのすべてのメリットを享受できます。
タブ、デバイス、またはコンピューターを切り替えたり、大量のログインやユーザー名に苦戦しながらソフトウェア・ソリューションを使用したりする必要はありません。Confluence を当社の課題追跡ソフトウェアである Jira と同期することで、ホワイトボードが単にアイデアを出す以上の場所になります。ホワイトボードが、作業の進め方を整理するためのライブ・プロジェクト管理ツールになるのです。
Confluence でホワイトボードを使用すると、プロジェクト管理上のメリットがすぐに得られます。
- 信頼できる唯一の情報源。アイデア、タスク、ワークフローをチームの誰もが閲覧できる 1 つの中央ハブにまとめます。チーム・メンバーは、添付ファイルを介してボードに直接コンテキストを追加しながら、視覚的にコラボレーションできます。
- チーム全体がアクセス可能：各プロジェクトの透明性が高まり、誰もがブレーンストーミング・セッションでアイデアを出せるようになります。
- ツールの統合による即時のコスト削減：Confluence にサインアップ済みのお客様はすぐに Confluence ホワイトボードを使用できます。
仮想コラボレーションを推進して組織全体へ影響が拡大：Confluence ホワイトボードを使用すると、すべての従業員が重要なブレーンストーミング会議やワークフロー・データに参加して、各プロジェクトで自分が果たす役割を認識できます。また、チーム全体がホワイトボードにアクセスして簡単に最新情報を入手できるようにすることもできます。
効果的なブレーンストーミングのための Confluence の使い方
これまでに、Confluence は物理的なホワイトボード体験にさまざまな機能を追加すると説明しました。しかし、ホワイトボードを使うことの目に見えない側面についてはどうでしょうか？会議室にあるコーヒーやジュースのように流れる創造力についてはどうでしょうか？
Confluence ホワイトボードはワークフローを計画する以上の力を備えています。効果的なブレーンストーミング・セッションでは、良い質問をすることが問題解決につながります。
ハーバード・ビジネス・レビューが指摘しているように、ポジティブ心理学運動はブレーンストーミング・セッションによって誕生しました。ブレーンストーミングにより、「ネガティブな条件がないことで心理的健康を判断するのではなく、ポジティブな条件もウェルビーイングを促進するとしたらどうだろうか？」という別の考えが生まれたのです。
そのような創造的なアイデア創出が可能になると、一瞬ですべてが変わります。ここでは、自然発生的な発言が不可欠です。これまで誰もしたことのない what-if（もしこうなったら、どうなるだろう？）の質問をするのです。
それは Confluence ホワイトボードと創造的なアイデア創出の実践にどのように関連するのでしょうか？その仕組みを見てみましょう。
Confluence ホワイトボードを使用してアイデアを構造化し、整理する
ホワイトボード・セッションは、創造性を発揮するための非常に重要な時間です。ブレーンストーミング・セッションでは、否定されることを恐れずに誰もが気軽にアイデアを出せるよう、心の余裕を持てるようにすべきです。
しかし、創造的なアイデア創出の実践で達成できるのはそこまでです。ホワイトボードを使えば、さまざまなアイデアをキャンペーン、プロジェクト、または新しいイニシアチブにまとめることができます。
従来のホワイトボードの問題は、消去、修正、編集を何度も繰り返す必要があることです。一方、Confluence のホワイトボードでは、アイデアを整理する際にある程度のデジタル支援を利用できます。
- マーカーを手にホワイトボードの前に立っているときと同様に、付箋、線、セクションを使ってアイデア間の関係を示せます。
Jira のタスクとサブタスクを個々のチーム・メンバーに割り当てることで、ブレーンストーミング・セッションでアイデアを創出するだけでなく、チームの To Do リストを作成できます。
ブレーンストーミングやクリエイティブなアイデア創出のためのテンプレートと専用ページを作成する
物理的なホワイトボードは、その名の通り、単なる白いボードです。しかし、Confluence のホワイトボードにはベスト・プラクティスのテンプレートを事前に入力できるので、どんなブレーンストーミング・セッションでも有利なスタートを切ることができます。
- ブレーンストーミング・テンプレートには、新たな視点やアイデアにつながる「what-if（もしこうなったら、どうなるだろう？）」という質問をするためのメモを入力できます。
- ふりかえりテンプレートは、プロジェクト終了時の面接を行うのに役立ちます（良かった点や反省点など）。
- 優先順位付けマトリックスは、ホワイトボードをグリッドに分割して、チームが下す決定を整理する（優先順位を付ける）ことができます。
- チーム編成ガイドは、組織内の特定のプロジェクトにユーザーを割り当てるのに最適です。そこから、Confluence 経由で別のブレーンストーミング・セッションに発展する可能性があります。
- コンセプト・マップは、チームのリソースやワークフローを計画し、複数のプロジェクトを同時に計画するために重要です。
デジタル・ホワイトボードに移行しても失われる機能はありません。付箋紙も使えます。スタンプを使って反応を示したり、気に入ったアイデアに投票したりすることもできます。Confluence ホワイトボードは、物理的なホワイトボードのすべての機能を備えています。そして、これらすべての機能はタイム・ゾーンを超えて簡単に使用できます。まるで全員が同じ部屋にいるかのようです。
信頼できる唯一の情報源からチームのインスピレーションを同期する
最も重要なのは、全社的なコラボレーションです。ホワイトボードがある部屋にチーム全員が集結できない場合、重要なチーム・メンバーが欠けていると感じるかもしれません。その結果、ブレーンストーミング・セッション中に重要な質問をして、さまざまな角度や背景からインスピレーションを得ることができなくなります。
Confluence によって、そのすべてが変わります。Confluence ホームページへの新しい更新を自動的に同期したり、プロジェクト固有の更新を Confluence ホワイトボードに追加したりできます。また、同僚のディスカッションを簡単に参照およびリダイレクトできるように、「@」メンション機能を導入する予定です。
従来のホワイトボード環境では、議事録を取る必要があります。Confluence ホワイトボードを使えば、タイム・ゾーンを超えて仮想ブレーンストーミング・セッションを行うことができるので、何も見逃すことがありません。
また、Confluence ホワイトボードを Jira と統合できる便利な機能もあります。
Confluence ホワイトボードを使用して、特定のタスク、アイデア、または課題をグループ化できます。スマート・セクションを使えば、計画セッション後に Jira 課題を更新する必要がありません。Jira に戻って修正しなくても作業を進められます。セクションに Jira アクションを設定し、そのセクションにあるすべての Jira チケットに適用できます。この機能を使用して、優先度、担当者、ストーリー・ポイントなどのフィールドを一括更新します。
また、もう 1 つの使い方もあります。メモや Web リンクをホワイトボードにアップロードして、全員が参照できるようにできます。その結果、仮想ブレーンストーミング・セッションが To-Do リストにシームレスに組み込まれ、Confluence ホワイトボードはまるでプロジェクト管理ツールのような働きをします。
画像やリンクを埋め込んで、アイデアを説明し、理解を促進する
「アナログ」のホワイトボードは、ある時点で限界が来ます。付箋をホワイトボードに貼ったり、画像を印刷してテープで留めたりすることはできます。しかし、ビデオ、ウェビナー、電話会議がプロジェクトに絡んでくると、物理的なホワイトボードでは対応できません。
そこで登場するのが、Confluence ホワイトボードです。
Confluence ホワイトボードでは画像を埋め込んでアイデアを説明できます。ホワイトボードに長文を書くよりも画像を使った方がアイデアはすばやく伝わります。これは、ビジュアルやデザインベースのプロジェクトに特に当てはまります。
また、Confluence ホワイトボードではチーム・メンバーにタスクを割り当てることもできます。コピーライターが何について書くべきかがわかるように、仮想ブレーンストーミング・セッションを強調表示できます。デザイナーにフィードバックするために、自分の声を録音してライブメモを作成できます。あるいは、オンラインで見たビデオリンクを貼り付けて、必要なチーム・メンバー全員に追加のコンテキストや背景を伝えることもできます。
リモート・チームも一緒にコラボレーションできるホワイトボード・セッションを開始する
Confluence ホワイトボードの一部の機能は、最初のホワイトボード・セッションの内容を知らないリモート・チームのメンバーが話についていくのに役立ちます。しかし、このプロセスがいかにコラボレーティブであるかについてはまだ説明していません。
Confluence ホワイトボードを使えば、セッションは会議室の参加者だけに限定されません。セッションは、コンピューター上でも会議室でもオンラインで構築でき、リモート・チームの全員が参加できます。世界中のチーム・メンバーを置き去りにしたり、彼らが追いつくのを待ったりする必要はありません。また、彼らの自然発生的なインサイトや反応を取り逃すこともありません。
フロー状態の科学的な重要性を忘れないでください。自然発生的なインサイトとライブリアクションは創造性にとって重要です。ある研究で指摘されているように、「驚きの可能性」はフローの重要な要素の 1 つです。ブレーンストーミング・セッションでは、良いアイデアが出ると、すぐにそのフロー感覚が活性化します。
このような効果は、メールでは簡単に実現できません。クリエイティブなフローを生み出すには、ライブでのやり取りと自然発生的な反応が必要です。これにより、最終的には、ホワイトボード上でより良いアイデアが創出されます。
Jira を離れずにブレーンストーミングを行い、プロジェクトを計画する
Jira をすでにお使いの方はご存知だと思いますが、すべてのプロジェクトで信頼できる唯一の情報源を提供することは大きな力になります。バグ追跡からカンバン・プロジェクト管理ツールまで、Jira にはビジネスを円滑に進めるワークフローを構築するために必要なものがすべて揃っています。
しかし、ブレーンストーミング・セッションを Confluence に移すのは難しいのではないかと考えるかもしれません。Confluence を追加すると、不必要な複雑さが発生するのではないか、と。
Confluence ホワイトボードの仕組みを使えば大丈夫です。Confluence では、すべての作業を 1 つのビューにまとめることができます。これまでと同じように Jira を引き続き使用できます。実際、Jira の使い方を向上させる方法がいくつかあります。
- 付箋や図形を Jira 課題に変換する。ホワイトボードの付箋は、簡単なメモを書き込むのに便利です。Confluence ホワイトボードの付箋は、単なるリマインダーに留まりません。付箋を Jira の「課題」に変換することで、ホワイトボード上で Jira を管理できます。
- Jira 課題をつなげて作業を計画する。Jira 課題が複数あり、それらがどのようなフローで進むかを確認する必要がある場合はどうすればよいでしょうか？Confluence ホワイトボードでは、Jira 課題を接続することもできます。または、Jira 課題をインポートしてタスクを視覚化することもできます。場合によっては、これはすでに完了した計画作業をホワイトボードに入力することを意味します。
- Jira 課題を Confluence ページと一緒に編集する。これもまた、ホワイトボードを離れることなく行えます。
これらの機能に加えて、必要に応じて計画を埋め込んだり、リンクを追加したりできます。物理的なホワイトボードには PDF を貼り付けることはできません。しかし、Confluence のホワイトボードを使えば、リモート・チームの全員がアクセスできる完全なデジタル・エクスペリエンスを実現できます。
Confluence ホワイトボードによる創造的なアイデア創出とイノベーションの促進
デジタル・コラボレーションとツール統合の時代にホワイトボードを活用する準備はできていますか？ただブレーンストーミングを行うだけはいけません。ブレーンストーミングを行うときは、あらゆるアイデアをアイデア以上のものに変えるツールを使いましょう。プロジェクトを進め、チームをタスクに集中させ、リモート・ワーカーをつなぐ強固なプロジェクト管理システムが必要です。
