So förderst du eine von Zusammenarbeit und Kommunikation geprägte Teamkultur
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Du tippst "Wie in meiner letzten E-Mail erwähnt …" und atmest tief durch. In der Zwischenzeit durchforstet deine Teamkollegin Dateien und versucht, die neueste Version eines Dokuments für ein Meeting zu finden, das in drei Minuten beginnt. Los geht es mit dem Team-Stand-up. Überraschung: Die in der letzten Woche zugewiesenen Aufgaben waren unklar, sodass ihr mit dem Projekt jetzt hinter dem Zeitplan liegt. Ständig wird irgendwo etwas übersehen und das Team ist genauso unzufrieden wie du selbst. Genau deshalb solltest du eine von Zusammenarbeit und Kommunikation geprägte Teamkultur fördern.
"Zusammenarbeit und Kommunikation" bedeutet, dass Informationen nahtlos ausgetauscht und Themen im Team besprochen werden, damit ihr ein gemeinsames Ziel erreicht. Eigentlich sollte dies eine Selbstverständlichkeit sein, doch die meisten Mitarbeiter geben an, dass es nicht so ist. Laut einer Studie wollten 63 % der Befragten schon einmal wegen mangelhafter Kommunikation eine Arbeitsstelle kündigen.
Zusammenarbeit und Kommunikation sollten für Teams selbstverständlich sein, weil sie die Transparenz fördern und Mitarbeiter zum offenen Ideenaustausch ermutigen. Alle im Team profitieren von Tools für die Zusammenarbeit und bewährten Kommunikationstaktiken, die die Zusammenarbeit stärken. Hier erfährst du, wie du deinen Mitarbeitern zu mehr Effizienz verhilfst und dafür sorgst, dass sie sich am Arbeitsplatz wohlfühlen.
Zusammenarbeit und Kommunikation am selben Ort
Du kannst keinen effektiven, auf Zusammenarbeit ausgelegten Workflow erstellen, wenn dein Team unterschiedliche Dokumente und Tools nutzt oder ständig mit Kommunikationssilos kämpft. Daher besteht der erste Schritt hin zu Zusammenarbeit und Kommunikation darin, Standards für die Zusammenarbeitsumgebung festzulegen.
Eine zentrale Informationsquelle
Es ist entscheidend, dass dein Team an einem zentralen Ort auf alle Dokumente, Informationen und Konversationen zugreifen kann. Anderenfalls müssen die Teammitglieder immer ihre Posteingänge oder Dateien durchsuchen und den aktuellen Status durch unzählige Nachrichten abfragen.
Wenn ihr eine zentrale Informationsquelle habt, wissen alle, wo sie die Details zu einem Projekt finden. Dies fördert auch die Zusammenarbeit, weil die Arbeit der Kollegen klar ersichtlich ist. Außerdem könnt ihr wichtige Themen sofort besprechen, wenn allen dieselben Informationen zur Verfügung stehen. Ihr müsst also nicht erst Dokumente, Besprechungsnotizen und die daraus resultierenden Aufgabenzuweisungen durchsuchen.
Zusammenarbeit unabhängig von der Agenda
Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit
Zusammenarbeit und Kommunikation ergeben sich praktisch von selbst, wenn deine Teammitglieder Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten können. In Confluence können alle die hervorgehobenen Änderungen und den Versionsverlauf anzeigen, was die Transparenz und gemeinsame Ausrichtung verbessert. Die Teammitglieder können Inline-Kommentare hinterlassen, Beiträge anderer mit "Gefällt mir" markieren oder Aufgaben mithilfe von Kennzeichnungen in Aktionen zuweisen.
Positive Einstellung zum Projekt
So unglaubwürdig es klingen mag: Positives Denken und positive Projektion können tatsächlich Einfluss darauf haben, wie das Gehirn auf Situationen reagiert. Niemand möchte mit ständig schlecht gelaunten Kollegen zusammenarbeiten. Eine positive Einstellung dagegen kann die Zusammenarbeit und Kommunikation deutlich stärken.
Die Autoren Andrew Newberg, M.D., und Mark Robert Waldman gehen in ihrem Buch Words Can Change Your Brain auf die Auswirkungen von positivem und negativem Framing ein. Sie kommen zu folgendem Schluss: "Je länger man sich auf positive Begriffe konzentriert, umso stärker beeinflussen sie andere Gehirnareale. Funktionen des Parietallappens verändern sich, was wiederum Einfluss auf die Selbstwahrnehmung und die Wahrnehmung der Interaktionspartner hat."
Ein Schild mit dem schlauen Hinweis "Don’t Worry, Be Happy" im Büro genügt sicher nicht, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Eine bewusst positive Kommunikation bewirkt jedoch schon viel. Wenn ihr eure Kommunikation in Confluence dokumentiert, machen sich alle mehr Gedanken über ihre Haltung in der Konversation.
Vielleicht wirfst du einen Blick auf eine Grafik und denkst im ersten Moment: "Meine Güte, welch ein Chaos!". Diese harsche, wenig hilfreiche Kritik wirst du jedoch (hoffentlich) nicht in einem gemeinsam genutzten Dokument anbringen. Stattdessen formulierst du sie besser so: "Die Farben gefallen mir, aber in der Grafik überlagern sich viele Designelemente, wodurch der Text schwer zu lesen ist. Mehr Platz zwischen den Elementen würde schon helfen." Damit hast du der Designerin konstruktives Feedback gegeben und sie ist dir gegenüber vermutlich auch positiver eingestellt.
Schon kleine nette Gesten können viel bewirken. In Confluence könnt ihr ähnlich wie in einer Social-Media-App die Seiten von Kollegen mit "Gefällt mir" markieren. Privat freut sich jeder über viele Likes für ein gelungenes Selfie. Übertrage dies auf die Arbeit, indem du die Confluence-Seiten deiner Kollegen mit "Gefällt mir" markierst und ihre Leistung damit anerkennst.
Zusammenarbeit und Kommunikation funktionieren nur, wenn sich alle trauen, ihre Meinung zu äußern. Gemeinsam genutzte Dokumente, auf Zusammenarbeit ausgelegte Agenden und öffentliche Konversationen sind wesentlich effektiver, wenn ihr konsequent positiv formuliert.
Aktives Zuhören bei der asynchronen Kommunikation
