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Cancer Research UK, une association à but non lucratif britannique, emploie 3 000 collaborateurs, dont la mission est de permettre l'exploitation d'un réseau mondial constitué de collecteurs de fonds, de chercheurs lauréats du prix Nobel ainsi que de 4 000 professionnels de la santé. Afin de faire avancer cette mission, mais également de sauver des vies, l'association recherchait des moyens pour simplifier la gestion de projet et éliminer les silos.
« Bon nombre de nos collègues sont touchés par le cancer, qu'il s'agisse de membres de leur famille ou de personnes qu'ils connaissent. Venir travailler ici tous les jours vous donne, selon moi, un sens de la mission ainsi qu'un objectif que vous n'auriez pas nécessairement ailleurs », déclare Greg Franklin, responsable Agile chez Cancer Research UK. Son équipe et lui-même ont une vision d'un monde sans cancer. Au Royaume-Uni, le travail de l'association à but non lucratif a permis de doubler le taux de survie des patients atteints de cancer au cours des quatre dernières décennies. Leur objectif est d'accélérer les progrès afin que trois personnes sur quatre survivent au cancer d'ici 2034. À long terme, l'association envisage un monde sans cancer.
Si la passion et l'agilité permettent à Cancer Research UK (CRUK) d'avancer aujourd'hui, cela n'a pas toujours été le cas. Par le passé, la passion était là, mais pas l'agilité. En 2013, la décision d'internaliser une grande partie du développement web a enlisé l'équipe. Les projets étaient suivis dans des silos dispersés, ce qui entravait considérablement la productivité.
« Deux grandes équipes, Business Application et Enterprise Capability, géraient les systèmes complets de bases de données back-end et avaient pour habitude de livrer une version tous les six mois », explique Raj Natarajan, Test Lead chez CRUK. Et d'ajouter : « En raison du manque d'outils, elles utilisaient des feuilles de calcul Excel et des documents Word pour gérer les livraisons ».
Combinés à une approche en cascade pour la collecte de données, ces outils fermés engendraient la frustration de toute l'équipe. Les processus étaient lents et incohérents. En fin de compte, c'est le réseau de soutiens de CRUK qui supportait le coût de l'inefficacité. « Vous commencez par recueillir les besoins réels, et au moment où vous livrez le produit six mois plus tard, ces besoins sont dépassés. Le produit final livré au client est complètement différent de ce qu'il demandait six mois auparavant. », explique Raj Natarajan.
Vous n'avez pas besoin d'adapter votre façon de travailler à l'outil, car ce dernier est hautement configurable.
Greg Franklin
Agile Lead, CRUK
Le workflow devait évidemment être repensé, mais l'association à but non lucratif se heurtait à des contraintes budgétaires. Heureusement, Atlassian propose gratuitement ses produits aux associations à but non lucratif dans le cadre d'une licence Community. Ce facteur s'est avéré déterminant dans la décision de CRUK d'adopter Jira et Confluence. « Cela signifie que nous pouvons être aussi efficaces que les entreprises qui ont beaucoup d'argent à dépenser pour des outils. En fin de compte, nous collectons des fonds pour la recherche de traitements contre le cancer. Chaque petit geste compte », explique Maria Bonorchis, l'une des responsables des livraisons Agile de l'association.
L'équipe de développement a choisi Jira après un bref essai, en commençant par migrer depuis un autre outil de suivi des bugs. Rapidement, Jira est devenu la référence pour les user stories, avant de s'imposer dans le service d'informatique décisionnelle (BI). Aujourd'hui, même l'équipe .NET est en train de migrer vers Jira. Greg Franklin a joué un grand rôle dans le processus. « J'ai été un peu M. Jira pendant un certain temps », dit-il. « J'étais le seul administrateur Jira ». Il a réalisé des vidéos et des tutoriels pour l'équipe, et a également organisé des ateliers. Finalement, grâce à une formation dispensée par Clearvision, un Atlassian Solution Partner, le CRUK a pu intégrer plusieurs administrateurs, ce qui a accéléré l'adoption.
Grâce au programme de licences Community, nous pouvons être aussi efficaces que les entreprises qui ont beaucoup d'argent à dépenser pour des outils.
Maria Bonorchis
Agile Delivery Manager, CRUK
« De plus en plus de personnes ont décidé, au fil du temps, d'abandonner leurs outils et de commencer à utiliser Jira », explique Greg Franklin. Lorsqu'on lui a demandé ce qui l'a poussée à le faire, l'équipe a donné quelques réponses, notamment les tableaux Agile et l'interface conviviale. Mais surtout, la flexibilité de l'outil. « Vous n'avez pas besoin d'adapter votre méthode de travail à l'outil, car il est très configurable », commente Maria Bonorchis. « Vous pouvez d'abord décider de vos méthodes de travail en équipe, puis laisser le logiciel s'adapter à vous. »
Simeron Taak, développeur web chez CRUK, partage la même vision : « Jira évolue au même rythme que votre équipe ou votre projet, donc à mesure que votre équipe s'agrandit et que vos besoins changent ou que votre produit prend une direction différente, il est assez simple et facile de faire les ajustements ». CRUK privilégiant une approche Agile de la livraison de projets, cette capacité à évoluer et à se développer est cruciale. En fin de compte, une entreprise n'est agile que si ses outils le lui permettent.
Aujourd'hui, la cadence et la qualité de livraison du CRUK ont augmenté, et ce, grâce à Jira, Confluence et, plus récemment, Trello. Les équipes techniques, comme les équipes métier, ont choisi Confluence pour la collaboration en raison de son caractère intuitif et convivial. En suivant un programme exigeant pour diffuser Agile au sein de l'association, plusieurs équipes non techniques ont adopté Trello afin de mieux visualiser leur travail et de collaborer à sa réalisation. L'adoption virale de Jira dans l'ensemble de l'association a donné lieu à d'innombrables gratifications. Avec l'adoption de Jira par les équipes de développement, associée à une approche Agile, la concrétisation des idées s'est considérablement accélérée. Très rapidement, après avoir migré d'autres outils vers Jira, une grande équipe de gestion des données client a livré des changements majeurs tous les mois, et non plus deux fois par an.
D'après Greg Franklin, les équipes plus petites en bénéficient aussi. Lorsqu'il a commencé, il n'y avait que trois équipes web. À présent, l'association a implémenté des microservices, et mis en place de nombreuses équipes produits et techniques. Jira leur permet de passer en revue le code de façon rapide et efficace, et ainsi de livrer des centaines de mises à jour par an, contre deux par mois auparavant. Quand il est question de mises à jour susceptibles de sauver des vies, telles que des informations pour les patients ou des campagnes de collecte de fonds, on comprend aisément l'impact d'un tel bond en avant de la productivité.
« Je pense que nous comprenons tous la stratégie de l'association », déclare Greg Franklin. « Nous savons tous que l'objectif est d'atteindre un taux de survie de trois patients sur quatre d'ici 2034. C'est ce qu'a déclaré le directeur général. Par conséquent, si l'ensemble de l'association partage véritablement cette vision, on peut vraiment faire des miracles. »
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