キャパシティ計画について (およびそれが実態調査として必要になる理由)

1. 処理能力を把握することは困難

キャパシティ計画は 1 回限りのアクティビティでしょうか? そうではありません。チームの処理能力は、プロジェクトの変化やチーム メンバーの出入りに伴って常に進化します。さらに、現在の作業負荷や限界を正直に申告しているかどうかは、本人にしか把握できません。

このようなことから、新しい仕事やリクエストに取り組むキャパシティがチームにどの程度あるかを明確に把握することが、難しくなります。特に、常により多くのことに対処できると信じている成績優秀者揃いのチームについては、特に当てはまります。キャパシティ計画についてチームと話す頻度を高める (ほとんどのチームは毎週実施します) ことで、全員が現実的になることが容易になります。

このような同期の際、Jira のプランではチーム メンバーの作業負荷とキャパシティを視覚化でき、理解しやすくします。

2. 変化によって軌道から外れる可能性

未来を知る便利な方法はありません。非常に経験豊富で善意のプロジェクト マネージャーでさえ、障害は避けられません。すべてのプロジェクトにはリスクが付き物です。季節性から業界の変化に至るまで、予期せぬ状況によって計画が妨害されます。

これらの妨害の可能性をすべて考慮するように努める必要があるため、キャパシティ計画は必ずしも簡単ではありません。計画に余裕 (1 日か 2 日であっても) を持たせることは、トラブルがあっても予定どおり進めるようにする助けになります。

3. 難しい交渉の発生

キャパシティ計画にコミットすると、それまで社内で何でも引き受けてきたチームも断る場面が必要になってきます。

繰り返します。キャパシティ計画は、特定した情報を使用して作業を行う場合にのみ役立ちます。そのため、処理能力の不足によるプロジェクトの停止、想定の調整または縮小、締め切りの延長などが発生します。引き受けてやらないよりも、断るほうが常にうまくいきます。

1. 過去のプロジェクトから学ぶ

振り返ってその教訓から学ぶ意欲がある限り、経験は優れた教師となります。チームがプロジェクトを完了したら、単に離脱して先に進むことはしないでください。事後分析を開催して、全体の状況を振り返ります。キャパシティに無理があった箇所には、特に注意を払ってください。

何がその課題につながったか? プロジェクトのスコープは拡大したか? チーム メンバーは自分の空き状況を過大評価したか? 根本原因を特定して、同じことが起こらないようにする方法を特定します。

2. チームと正直に会話する

チームが提供できる処理能力を最も正確に把握できるのは、チーム メンバー自身です。実際に作業するのはメンバーです。ですから、その作業負荷と自ら引き受けられると考える追加のプロジェクトについて、率直に会話する必要があります。

繰り返します。キャパシティは絶えず進化するため、このような会話は繰り返す必要があります。通常のチーム ミーティングの数分を割いて全員の現在の担当作業について話し合い、既存の作業負荷と責務に関する最新情報を入手します。これらの会話を役割と責任テンプレートに文書化すると、新しい四半期やプロジェクトの開始時、または今後のキャパシティの確認時に再び参照するのに役立ちます。

3. 必要な詳細を事前に入手する

新しいプロジェクトが発生したとき、要件とリクエストに同意してからチームでどのように実現するかを考えるという過ちを犯しがちです。

より忙しくではなくよりスマートに働くには、キャパシティ計画を使用して逆算します。まずチームがどれだけのことを達成できるかを現実的に把握した上で、すべての作業を計画します。

チームの処理能力に関する不確実な推測ゲームを避けることは、プロジェクトの優先順位付けを効果的に行ってより現実的な期待と締め切りを設定し、チームの士気を維持しながら、全員に重くのしかかるストレスとフラストレーションを軽減できることを意味します。

Jira テンプレートと Confluence のキャパシティ計画テンプレートを使用すれば、すべてのチームの作業を作成して整理し、このプロセスをさらにスムーズにできます。計画の成功をお祈りします。