Les cartes Kanban

Résumé : une carte Kanban est une représentation visuelle d'une tâche. C'est un composant essentiel de Kanban, un framework de gestion du travail qui vous aide à visualiser votre travail, à limiter le volume de travail en cours et à optimiser votre efficacité.

Lorsque Toyota a cherché à améliorer ses processus de fabrication dans les années 1940, l'entreprise a utilisé des cartes pour suivre visuellement le travail. Tout comme les célèbres post-its, ces cartes ont aidé Toyota à améliorer ses processus de fabrication. Lorsque la méthode Kanban a été développée dans les années 1990, afin d'utiliser les mêmes signaux visuels pour le travail du savoir, les cartes Kanban sont devenues une partie intégrante des processus de travail.

Le tableau Kanban est une représentation visuelle du travail. C'est un composant essentiel de Kanban, un framework de gestion du travail qui aide à visualiser le travail, à limiter le travail en cours et à optimiser l'efficacité (ou le flux). Chaque carte Kanban représente une seule tâche au fur et à mesure qu'elle passe par les différentes étapes d'achèvement indiquées sur un tableau Kanban physique ou virtuel.

Pour vous faire une idée de ce que sont les cartes Kanban, imaginez une équipe de développement utilisant des post-its sur un tableau blanc pour représenter ses tâches. Pendant qu'elle travaille sur les bugs et les fonctionnalités, l'équipe déplace les post-its dans les colonnes intitulées Prioritaire, Design, Développement, En cours de test, Bloqué et Terminé.

Par exemple, lorsque les designers disposent de la bande passante nécessaire, ils font un pull d'une carte Kanban de la colonne Prioritaire à la colonne Design. Ensuite, lorsque la phase de développement est enclenchée, un développeur fera un pull d'une carte terminée de la colonne Design à la colonne Développement. Les cartes Kanban suivent la progression d'une tâche à travers ces étapes, de sorte que l'équipe connaît toujours l'historique et l'état de chaque tâche à tout moment.

Kanban est un mot japonais qui signifie « signal visuel » ou « tableau de signalisation ». Les cartes Kanban ont été inventées à la fin des années 1940 par Taiichi Ohno, un ingénieur industriel de Toyota qui cherchait à améliorer le processus de fabrication de l'entreprise.

Les recherches de Taiichi Ohno l'ont amené à arpenter les allées d'un supermarché américain, où il a découvert une approche intéressante. Au lieu de maintenir son stock complet en permanence, ce qui aurait demandé beaucoup de temps et d'efforts, le supermarché réapprovisionnait uniquement un rayon lorsqu'il était presque vide, et ce, avec juste assez de marchandises pour satisfaire la demande immédiate des clients pour les produits concernés.

Taiichi Ohno avait le pressentiment que ce type de livraison juste-à-temps (JAT) allait révolutionner la chaîne de fabrication. Son premier défi a été de trouver comment visualiser les nombreux processus de fabrication dans l'usine. Il y est parvenu grâce à la carte Kanban.

Une carte Kanban était jointe à chaque conteneur de pièces et servait de signal d'alerte envoyé aux travailleurs lorsque le stock tombait en dessous de la quantité indiquée sur la carte. Le cas échéant, le processus de réapprovisionnement était déclenché, et l'usine envoyait le conteneur vide avec sa carte Kanban au fournisseur.

En consultant la carte (qui comprenait des informations sur les spécifications des pièces, la quantité requise et le délai de livraison prévu), le fournisseur pouvait rapidement exécuter la commande et renvoyer le conteneur réapprovisionné avec sa carte Kanban à l'usine, juste à temps pour que le cycle de production continue.

Pendant près d'un demi-siècle, ce système de production a constitué la « recette secrète » derrière le succès de Toyota. Lorsque l'entreprise a commencé à partager publiquement les détails de son système dans les années 1990, beaucoup en ont pris bonne note.

Les penseurs du monde professionnel ont distillé le système de production de Toyota dans un ensemble de processus connus sous le nom de « fabrication Lean ». Alors que les entreprises technologiques commençaient à prospérer dans les années 1990, le conseiller en gestion David J. Anderson a créé la méthode Kanban, qui a introduit les techniques Lean dans les domaines plus intangibles du travail intellectuel, comme les technologies de l'information et le développement logiciel.

La carte Kanban a rapidement évolué en un artefact visuel qui suit une tâche au fur et à mesure de son déroulement dans un workflow. Au fond, la carte Kanban encourage le travail d'équipe en aidant les membres de l'équipe à communiquer et à partager des informations visuellement.

Les cartes Kanban permettent aux équipes d'effectuer les actions suivantes :

• Visualiser en un coup d'œil les informations importantes d'une tâche. Chaque carte Kanban fournit généralement une brève description de la tâche, et indique son propriétaire, sa date d'échéance et son état. La carte peut inclure d'autres informations, comme des pointeurs vers la documentation source ou une liste des tickets qui bloquent l'avancement de la tâche.
• Transmettre les livrables de manière fluide et efficace. Les cartes Kanban encouragent les équipes à établir des attentes claires et cohérentes pour chaque domaine fonctionnel. Lorsqu'il s'agit de faire passer une tâche d'un état à l'autre (disons, de la phase de planification à l'implémentation), ces politiques explicites précisent qui assume la responsabilité et quelles sont les prochaines étapes.
• Améliorer l'efficacité. Les cartes Kanban permettent de facilement garder une trace du délai d'exécution, c'est-à-dire le temps nécessaire pour traiter une tâche du début à la fin. Les cartes Kanban, associées à un tableau Kanban, peuvent aider les équipes à identifier les goulots d'étranglement dans leur workflow et à simplifier leur processus. La plupart des équipes s'efforcent de réduire leur délai d'exécution, ce qui implique d'effectuer le travail plus rapidement !

En plus de faciliter l'organisation, les cartes Kanban sont amusantes à utiliser. Soyons réalistes : il y a quelque chose de satisfaisant à suivre son avancement de manière aussi claire et tangible.

Les cartes Kanban présentent un certain nombre d'autres avantages :

Comme mentionné, les cartes Kanban étant très visuelles, il est facile de détecter un problème à l'une des étapes d'un processus de travail en jetant un œil à son tableau Kanban.

Si une équipe de développement a toujours deux fois plus de cartes dans sa colonne En cours de test que dans les colonnes Design et Développement, les membres de l'équipe se retrouveront rapidement dans cette file d'attente visuelle. L'équipe a peut-être besoin de testeurs supplémentaires, ou les critères de la phase de test elle-même sont peut-être incorrects.

Grâce à la méthode Kanban, les tickets sont immédiatement apparents, ce qui permet de les identifier et de les éliminer plus facilement lorsqu'ils apparaissent. C'est à cela que les aficionados de Kanban font référence lorsqu'ils parlent « d'amélioration continue ».

Les cartes Kanban ont été développées pour suivre les niveaux de stock et éviter l'accumulation de matériel. Le secteur manufacturier les utilise toujours à cette fin, mais ce type de méthodologie « juste à temps » est utile dans d'autres secteurs, comme le développement, par exemple. Laisser les fonctionnalités logicielles s'empiler lors d'une même étape de développement est tout aussi problématique que de laisser les pièces automobiles s'entasser sur le sol.

Afin d'éviter toute stagnation des projets, les équipes peuvent notamment imposer des limites de travail en cours (WIP). Les équipes restreignent le nombre de cartes Kanban qui peuvent se trouver à une étape donnée d'un workflow à un moment précis. Lorsqu'une colonne atteint son maximum, tous les membres de l'équipe collaborent pour faire avancer ces projets jusqu'à leur achèvement avant de pouvoir entreprendre une nouvelle tâche. Cela permet de faire progresser l'ensemble du travail.

L'un des principaux avantages des cartes Kanban ? Elles sont partagées. Au fur et à mesure que les cartes avancent d'une colonne à l'autre, elles passent souvent d'un travailleur ou d'une équipe à l'autre. Grâce à Kanban, même si chacun est responsable d'une étape différente du processus, tout le monde vise le même objectif. En outre, comme le système est très visuel, il est facile de comprendre le travail d'une autre équipe en jetant un œil à ses colonnes et à ses cartes. C'est pourquoi la méthode Kanban constitue un bon antidote à la mentalité cloisonnée.

Les cartes Kanban physiques peuvent être récupérées et déplacées de manière ludique, mais que se passe-t-il si les membres de votre équipe ne travaillent pas tous dans la même pièce ? Heureusement, de nombreux outils logiciels existent, notamment Jira et Trello. Ils vous permettent de mettre en place facilement des tableaux Kanban numériques et d'y insérer des cartes Kanban numériques.

En plus de permettre à des équipes distantes de collaborer, les cartes Kanban numériques offrent plusieurs avantages par rapport aux cartes physiques. Les cartes Kanban dans Jira et Trello sont hautement personnalisables. Par exemple, vous pouvez afficher ou masquer certains champs d'information et ajouter du contenu dynamique comme des commentaires, des pièces jointes ou des liens vers d'autres cartes. La plupart des logiciels Kanban peuvent être configurés pour envoyer des notifications par e-mail lorsqu'une carte est réassignée, déplacée vers une autre étape du workflow ou modifiée.

Les outils logiciels aident également les équipes à mieux apprécier l'efficacité de leur travail. Des outils tels que Jira suivent les métriques clés permettant à une équipe Kanban d'améliorer son processus. Pouvoir analyser le délai d'exécution, le WIP et les diagrammes de flux cumulés en un ou deux clics constitue un énorme avantage.

Les inconvénients du passage au numérique sont subtils, mais importants ! L'objectif de Kanban est de visualiser votre travail. Au lieu de figurer sur un tableau blanc ou un mur coloré, votre tableau Kanban prend désormais vie sur votre ordinateur. Comme je le dis souvent : « Vous ne pouvez pas ouvrir un nouvel onglet sur un gigantesque tableau blanc à roulettes ! »

La méthode Kanban est polyvalente, et il est facile de l'adapter à différents domaines et professions. Nous avons déjà évoqué son utilisation dans quelques secteurs. Dans l'industrie manufacturière, par exemple, elle permet de simplifier le processus de réapprovisionnement des pièces sur la chaîne d'assemblage. Dans le commerce de détail, elle peut aider les employés à suivre et à exécuter les commandes. Dans l'industrie médicale, les cartes Kanban sont utilisées pour garder un œil sur les fournitures médicales.

Kanban est aussi particulièrement utile pour le service client. De nombreuses équipes de service utilisent des logiciels de centre de services comme Jira Service Management. Ces applications capturent le feedback client et créent automatiquement des cartes Kanban prêtes à être utilisées par l'équipe de service.

Dans le secteur des logiciels, les cartes Kanban sont utilisées pour faciliter la livraison continue. Les équipes fournissent de petites mises à jour fréquentes selon un cycle de livraison rapide, plutôt que de laisser les corrections de bugs et les fonctionnalités s'accumuler en lancements majeurs massifs et souvent problématiques.

Quel que soit votre secteur d'activité, les cartes Kanban peuvent vous aider à organiser vos tâches et à réaliser votre travail efficacement. Nous espérons qu'en cours de route, les membres de votre équipe assimileront les valeurs Kanban d'amélioration continue, de transparence, et bien plus encore.

Avant de commencer à utiliser un modèle de tableau Kanban, lisez notre présentation de Kanban et des tableaux Kanban. N'oubliez pas que Kanban encourage l'amélioration continue et le changement évolutif, de sorte que vous pouvez toujours faire des ajustements en cours de route.