Kanban-Karten

Zusammenfassung: Eine Kanban-Karte ist eine visuelle Darstellung eines Aufgabenelements. Es handelt sich um eine wesentliche Komponente von Kanban – einem Work-Management-Framework, das dir hilft, deine Arbeit zu visualisieren, laufende Arbeiten zu begrenzen und die Effizienz zu maximieren.

Als Toyota in den 1940er Jahren versuchte, seine Herstellungsprozesse zu verbessern, wurden Karten zum visuellen Verfolgen von Aufgaben eingeführt. Ähnlich wie die heutigen Haftnotizzettel halfen diese Karten Toyota dabei, seine Herstellungsprozesse zu verbessern. Als in den 1990er Jahren die Kanban-Methode entwickelt wurde, um diese visuellen Signale auch für die Wissensarbeit einzusetzen, wurden Kanban-Karten zu einem integralen Bestandteil von Arbeitsprozessen.

Eine Kanban-Karte ist eine visuelle Darstellung eines Aufgabenelements. Sie ist ein entscheidender Bestandteil von Kanban, einem Aufgabenmanagement-Framework zur Visualisierung von Aufgaben, zur Begrenzung der laufenden Aufgaben (Work in Progress, WIP) und zur Maximierung der Effizienz ("Flow"). Eine Kanban-Karte steht jeweils für ein einzelnes Aufgabenelement, das die verschiedenen Phasen bis zur Fertigstellung durchläuft. Dies wird auf einem physischen oder virtuellen Kanban Board dargestellt.

Um eine genauere Vorstellung von Kanban-Karten zu erhalten, nehmen wir an, ein Softwareteam würde seine Aufgabenelemente mit Haftnotizen auf einem Whiteboard festhalten. Dieses Whiteboard ist in die Spalten "Priorisiert", "Design", "Entwicklung", "Tests", "Geblockt" und "Erledigt" eingeteilt. Im Verlauf der Arbeit an Bugs und Features verschiebt das Team die Notizzettel von einer Spalte in die nächste.

Wenn beispielsweise die Designer Kapazitäten frei haben, verschieben sie eine Kanban-Karte von "Priorisiert" nach "Design". Wenn das Entwicklerteam bereit ist, verschiebt ein Entwickler die Karte von "Design" nach "Entwicklung". Mit Kanban-Karten wird also der Fortschritt eines Aufgabenelements anhand dieser Phasen verfolgt. So kennt das Team immer den Verlauf und den aktuellen Status aller Aufgabenelemente.

"Kanban" ist ein japanisches Wort, das so viel wie "visuelles Signal" oder "Signalkarte" bedeutet. Kanban-Karten wurden Ende der 1940er-Jahre von Taiichi Ōno entwickelt, einem Mitarbeiter von Toyota, der nach Möglichkeiten zur Verbesserung der Fertigungsprozesse bei Toyota suchte.

In einem amerikanischen Supermarkt fiel Ōno auf, dass der Supermarkt seine Regale nicht laufend nachfüllte, was sehr zeit- und arbeitsintensiv gewesen wäre. Stattdessen wurde erst nachgefüllt, wenn das Personal sah, dass eines der Regale fast leer war. Es wurden auch jeweils nur so viele Waren in das Regal geräumt wie für die unmittelbare Kundennachfrage nach diesen Produkten erforderlich waren.

Ōno hatte die Vorstellung, mit dieser Art von Just-in-Time-Produktion (JIT) die Lieferkette in der Fertigung zu revolutionieren. Die erste Herausforderung bestand darin, die vielen im Werk ablaufenden Fertigungsprozesse zu visualisieren. Dazu nutzte Ōno die Kanban-Karte.

An jedem Teilebehälter war eine Kanban-Karte angebracht, die als Warnsignal für die Arbeiter diente: Sobald die verbleibende Anzahl der Teile unter die auf der Karte angegebene Menge fiel, wurde der Nachfüllprozess ausgelöst: Der leere Behälter wurde mitsamt der Kanban-Karte an den Zulieferer gesendet.

Der Zulieferer konnte die Bestellung anhand der Angaben auf der Karte (u. a. Spezifikationen, benötigte Stückzahl, erwartete Lieferzeit) rasch erfüllen und den wieder aufgefüllten Behälter mit der Kanban-Karte zurück an das Werk senden – gerade rechtzeitig, um die Produktion am Laufen zu halten.

Fast ein halbes Jahrhundert lang war dieses Produktionssystem das "Geheimrezept" für den Erfolg von Toyota. Als das Unternehmen in den 1990er-Jahren erstmals Informationen über sein System veröffentlichte, erregte dies viel Aufsehen.

Weltweite Vordenker filterten aus dem Produktionssystem von Toyota eine Reihe von Prozessen heraus, die heute unter dem Begriff "Lean Manufacturing" (oder "schlanke Produktion") bekannt sind. Als Technologieunternehmen in den 1990ern einen Boom erlebten, entwickelte der Managementberater David J. Anderson die sogenannte Kanban-Methode, mit der sich Lean-Techniken auf abstraktere Bereiche der Wissensarbeit wie Informationstechnologie und Softwareentwicklung übertragen ließen.

Die Kanban-Karte entwickelte sich schnell zu einem visuellen Artefakt weiter, mit dem ein Aufgabenelement beim Durchlaufen des Workflows verfolgt wird. Im Grunde fördert die Kanban-Karte die Zusammenarbeit im Team, indem sie es den Teammitgliedern erleichtert, auf visuelle Weise zu kommunizieren und Informationen auszutauschen.

Kanban-Karten ermöglichen Teams Folgendes:

• Wichtige Details zu einem Aufgabenelement auf einen Blick: In der Regel findet sich auf einer Kanban-Karte eine kurze Beschreibung des Aufgabenelements mit Angaben zu Inhaber, Fälligkeitsdatum und Status. Die Karte kann weitere Informationen wie Verweise auf Quelldokumente oder eine Liste mit Blockern für den Fortschritt des Aufgabenelements enthalten.
• Reibungslose, effiziente Übergaben: Kanban-Karten motivieren Teams dazu, klare und einheitliche Erwartungen für jeden Funktionsbereich zu formulieren. Beim Übergang eines Aufgabenelements in einen anderen Status (z. B. von der Planung zur Implementierung) geben diese expliziten Richtlinien vor, wer die Zuständigkeit übernimmt und wie die nächsten Schritte aussehen.
• Höhere Effizienz: Kanban-Karten erleichtern das Verfolgen der Vorlaufzeit, d. h. der zur Erledigung eines Aufgabenelements benötigten Zeit. In Kombination mit einem Kanban Board helfen Kanban-Karten Teams, Engpässe im Workflow zu ermitteln und ihre Prozesse zu optimieren. Die meisten Teams bemühen sich um eine Verkürzung der Vorlaufzeit, sodass Arbeiten schneller erledigt werden.

Kanban-Karten erleichtern es Teams nicht nur, sich zu organisieren – sie machen auch Spaß. Mal ehrlich: Es ist einfach angenehm, wenn man den Fortschritt so klar und konkret verfolgen kann.

Kanban-Karten bieten noch weitere Vorteile:

Wie erwähnt sind Kanban-Karten eine gute Möglichkeit zur Visualisierung. So wird beim Blick auf das Kanban Board rasch deutlich, ob es bei den Schritten eines Arbeitsprozesses Probleme gibt.

Wenn beispielsweise bei einem Softwareentwicklerteam in der Spalte "Test" ständig doppelt so viele Karten vorhanden sind wie in "Design" und "Entwicklung", fällt dies den Teammitgliedern schnell auf. Vielleicht benötigt das Team zusätzliche Tester, oder die Kriterien für die Testphase an sich sind falsch gewählt.

Bei der Kanban-Methode sind Probleme unmittelbar ersichtlich und können daher schneller behoben werden. Genau das meinen Kanban-Fans, wenn sie von "kontinuierlicher Verbesserung" sprechen.

Kanban-Karten wurden entwickelt, um Bestände im Blick zu behalten und überfüllte Lager zu vermeiden. In der Fertigung werden Kanban-Karten immer noch zu diesem Zweck genutzt, aber auch in anderen Branchen kann diese "Just-in-Time"-Methode hilfreich sein, beispielsweise bei der Softwareentwicklung. Auch Software-Features sollten sich nicht in einer bestimmten Entwicklungsphase "stapeln".

Eine Möglichkeit, Projekte am Stagnieren zu hindern, sind WIP-Grenzen (Work-in-Progress-Grenzen). Teams begrenzen dabei die Anzahl der Kanban-Karten, die sich gleichzeitig in einer bestimmten Phase des Workflows befinden dürfen. Wenn das Maximum in einer Spalte erreicht ist, muss das Team erst gemeinsam einige der laufenden Projekte zu Ende bringen, bevor es neue Aufgaben annehmen kann. So bleibt die Arbeit immer im Fluss.

Einer der großen Vorteile von Kanban Boards ist, dass sie gemeinsam genutzt werden. Wenn die Kanban-Karten von einer Spalte zur nächsten wandern, werden die entsprechenden Aufgabenelemente oft an andere Mitarbeiter oder sogar Teams übergeben. Bei Kanban haben alle denselben Überblick, auch wenn jeder seine eigenen Zuständigkeitsbereiche im Prozess hat. Da das System sehr visuell ist, erschließt sich auch der Workflow eines anderen Teams beim Blick auf die Spalten und Karten schnell. Aus diesem Grund ist die Kanban-Methode ein gutes Mittel gegen die Silomentalität.

Es macht Spaß, mit physischen Kanban-Karten zu hantieren, aber was ist, wenn nicht alle Teammitglieder im selben Büro arbeiten? Zum Glück gibt es zahlreiche Softwaretools wie Jira und Trello, in denen du ganz einfach digitale Kanban Boards einrichten und mit digitalen Kanban-Karten versehen kannst.

Neben der Möglichkeit zur Zusammenarbeit in Remote-Teams bieten digitale Kanban-Karten gegenüber physischen Karten verschiedene weitere Vorteile. Die Kanban-Karten in Jira und Trello sind umfassend anpassbar. Du kannst beispielsweise ausgewählte Informationsfelder auf den Karten ein- bzw. ausblenden und dynamische Inhalte wie Kommentare, Anhänge oder Links zu anderen Karten hinzufügen. Die meisten Kanban-Softwarelösungen lassen sich so einrichten, dass eine E-Mail-Benachrichtigung versendet wird, wenn eine Karte neu zugewiesen, in eine andere Workflow-Phase verschoben oder anderweitig geändert wird.

Softwaretools vermitteln Teams außerdem einen besseren Einblick in die Effizienz. Tools wie Jira verfolgen wichtige Metriken, die Kanban-Teams zum Verbessern ihrer Prozesse nutzen können. Es ist ein enormer Vorteil, die Vorlaufzeit, die laufenden Aufgaben und kumulative Flussdiagramme mit ein oder zwei Mausklicks abrufen zu können.

Die Nachteile digitaler Karten sind subtil, aber nicht zu unterschätzen. Bei Kanban geht es darum, Aufgaben zu visualisieren. Das Kanban Board kommt aber nun nicht mehr in Form eines bunten Whiteboards oder einer mit vielen Haftnotizen beklebten Wand daher, sondern befindet sich auf dem Computer. Auf Einwände dieser Art erwidere ich gern: "Aber auf einem riesigen mobilen Whiteboard kann man nicht einfach eine neue Registerkarte öffnen!".

Die Kanban-Methode ist vielseitig und lässt sich leicht für verschiedene Branchen und Tätigkeitsfelder anpassen. Wir haben bereits erwähnt, wie Kanban in bestimmten Branchen eingesetzt wird. In der Fertigung beispielsweise rationalisiert die Methode den Prozess zur Beschaffung von Teilen für die Fertigungsstraße. Im Einzelhandel kann sie das Verfolgen und Erfüllen von Bestellungen erleichtern. Im medizinischen Bereich werden mit Kanban-Karten die Bestände von medizinischen Verbrauchsgütern überwacht.

Auch im Kundenservice ist Kanban sehr hilfreich. Viele Serviceteams arbeiten mit Servicedesk-Software wie Jira Service Management. Diese Anwendungen erfassen Kundenfeedback und erstellen daraus automatisch Kanban-Karten, die das Serviceteam dann nutzen kann.

In der Softwareentwicklung werden Kanban-Karten für Continuous Delivery eingesetzt. Teams liefern dann in schneller Abfolge kleinere Updates aus, statt Bugfixes und neue Features für ein umfangreiches, oft mit Problemen verbundenes "Urknall"-Release zu sammeln.

Unabhängig von der Branche, in der du arbeitest, helfen Kanban-Karten dir und deinem Team, Aufgabenelemente zu organisieren und effizient abzuarbeiten. Die anderen Teammitglieder verinnerlichen mit der Zeit hoffentlich ebenfalls Kanban-Werte wie kontinuierliche Verbesserungen und Transparenz.

Bevor du anfängst, eine Kanban Board-Vorlage zu verwenden, solltest du unsere Übersicht zu Kanban und Kanban-Boards lesen. Behalte immer im Kopf, dass bei Kanban kontinuierliche Verbesserungen und Änderungen im Zuge der Weiterentwicklung ausdrücklich positiv bewertet werden. Du kannst deinen Kurs also jederzeit korrigieren.