Comment créer une culture collaborative

Qu'est-ce qu'une culture collaborative ?

La collaboration existe dans la plupart des organisations. Mais toutes les organisations ne partagent pas une culture collaborative. Quelle est donc la différence ?

Une culture collaborative suppose que la collaboration soit régulière et délibérée. Il ne suffit pas que quelqu'un la mette en place pour que la collaboration s'instaure réellement. Elle doit en fait être intégrée dans les processus de travail quotidien et dans les attitudes que chacun adopte à l'égard de son travail.

À la base, une culture de collaboration valorise l'idée que nous sommes meilleurs ensemble. Elle repose sur l'idée que l'intelligence collective est à l'origine des solutions les plus créatives.

Quelles sont les principales caractéristiques d'une culture collaborative ?

La transparence et le partage de connaissances

Pour commencer, les cultures collaboratives sont des cultures transparentes. Un lieu de travail véritablement collaboratif est un lieu où vous n'essayez pas de savoir ce que les chefs veulent vraiment. Pour travailler ensemble efficacement, votre équipe doit se mettre d'accord sur des objectifs communs et être claire sur la manière de travailler pour les atteindre.

Dans une culture collaborative, les dirigeants partagent librement les actualités et informations, qu'elles soient bonnes ou mauvaises. Lorsque vous ne parlez pas des échecs ou des difficultés, vous créez une atmosphère où les rumeurs circulent et où les employés ont l'impression qu'on ne leur fait pas confiance.

Lorsqu'une organisation ne parle pas en interne de ce qui s'est mal passé, elle perd l'occasion d'en tirer des enseignements. Dans une culture collaborative, le plus important n'est pas que vous ou votre équipe gagniez toujours. Le plus important est que vous tiriez des leçons de chaque situation et que vous amélioriez l'organisation en partageant ce que vous apprenez.

Il est parfois effrayant de partager ce qui ne va pas, mais il arrive également que les employés hésitent à partager ce qui va bien. Une personne ou une équipe peut se montrer possessive à l'égard de ses informations et de ses bonnes pratiques. Elles peuvent craindre de perdre leur avantage sur leurs collègues ou sur d'autres services si elles « dévoilent » leurs secrets.

Mais cela ne fait que nuire à l'organisation. Les cultures collaboratives encouragent la documentation et le partage des bonnes pratiques afin de tirer le meilleur parti de l'expertise de chacun. Elles mettent également à disposition les outils technologiques adéquats pour faciliter ce partage.

Des relations basées sur la confiance

Une organisation qui souhaite devenir plus collaborative ne réussira jamais en disant simplement : « OK, commencez à collaborer davantage. » Cela est particulièrement vrai si les employés ont l'habitude de prendre des décisions ou de trouver des idées par eux-mêmes. La collaboration découle de relations basées sur la confiance. Et ces relations ne sont pas le fruit du hasard. Voici toutefois quelques moyens de les encourager :

• Espaces collaboratifs. Pour favoriser le développement des relations, votre espace de travail doit inclure des espaces agréables où les employés peuvent travailler ensemble. Ne préféreriez-vous pas collaborer dans un endroit confortable et stimulant plutôt que dans une salle de conférence exiguë et miteuse ?
  
  Vous pouvez également voir si vous pouvez apporter des changements à votre espace physique afin de réunir des personnes ayant des domaines d'expertise différents. Rencontrer par hasard un collègue dans la cuisine ou sur la terrasse peut susciter des conversations qui mènent à la collaboration. L'exemple le plus connu est probablement le siège de Pixar. (Vous pouvez aussi essayer de collaborer de manière transversale et plus formelle. Consultez notre guide sur les équipes transverses pour en savoir plus sur la manière de procéder.)

Des dirigeants qui montrent l'exemple

Outre la promotion de la transparence et le développement des relations, les dirigeants ont un autre rôle important à jouer dans l'instauration d'une culture collaborative.

Pour que la collaboration s'impose réellement comme une valeur organisationnelle, les dirigeants doivent devenir des modèles de collaboration. Les membres de leur équipe sont (espérons-le !) attentifs à ce qu'ils disent sur la collaboration. Mais ils font encore plus attention à ce qu'ils font.

Alors, que doivent faire les dirigeants ?

• Mettre en pratique ce qu'ils préconisent. Les dirigeants ne peuvent pas dire aux employés d'utiliser un nouvel outil de communication ou un framework collaboratif, puis l'ignorer eux-mêmes. Les membres d'une équipe ont besoin de voir les dirigeants les utiliser.
• Ne pas faire cavalier seul. Les dirigeants peuvent également nuire à une culture collaborative s'ils font semblant de vouloir travailler ensemble mais qu'ils se comportent eux-mêmes comme des loups solitaires. Pour certains dirigeants, il peut être humiliant d'admettre qu'ils n'ont pas toutes les réponses, de rechercher d'autres opinions et d'écouter réellement ces opinions divergentes. Mais au final, c'est ce qui les rend meilleurs, eux et leurs équipes.
• Faire preuve de respect. Lorsque les dirigeants font preuve de vulnérabilité, ils montrent à quel point ils respectent les contributions des membres de leur équipe. Les employés ont besoin de davantage de respect. Cela crée le genre d'atmosphère où chacun veut donner le meilleur de lui-même.
• Donner aux employés les moyens de collaborer. Cela signifie qu'il faut cesser de faire de la microgestion et laisser une plus grande marge de manœuvre aux membres de l'équipe. Vous devez intégrer la collaboration dans les processus d'équipe, par exemple en prévoyant dans les calendriers la possibilité pour d'autres personnes de vérifier les projets. Et cela signifie qu'il faut transmettre aux employés les compétences dont ils ont besoin pour collaborer, grâce à un accompagnement quotidien et même à une formation spéciale.
• Récompenser le travail d'équipe. Pour conclure, les dirigeants qui souhaitent renforcer la culture collaborative doivent examiner les comportements qu'ils encouragent réellement. Si vous parlez beaucoup de collaboration, mais que vous félicitez et promouvez les employés qui sont plus individualistes, le reste de l'équipe va s'en rendre compte.

Faites les premiers pas vers une culture collaborative

L'instauration d'une culture collaborative peut être un processus long et complexe. Par où commencer ? Renforcez la transparence de votre organisation en rassemblant les informations importantes à un seul et même endroit et en les rendant facilement accessibles. Vous pouvez également en savoir plus sur les moyens que propose Confluence pour accélérer la communication et la collaboration.