Kollaborative Meetings statt sinnloser Anrufe

Meetings, in denen per Brainstorming geniale Ideen zutage gefördert werden sollen, sind nicht effektiv. Oft haben die Teilnehmer Angst, einen "dummen" Vorschlag anzubringen, der direkt abgelehnt wird. Bei einem echten Brainstorming ergeben sich zudem häufig Diskussionen über Nebenthemen, sodass keine konkreten Ergebnisse zustande kommen. Wenn stattdessen schon vor dem kollaborativen Meeting eine asynchrone Zusammenarbeit stattfindet, können die Teilnehmer ihre Ideen vorab ausarbeiten und strukturieren und sind dann eher bereit, sie mit den anderen in Echtzeit zu teilen.

HBR berichtet, dass mehr als 65 % der Meetings dem Zweck des "Informationsaustauschs", der "Informationssammlung in der Gruppe" oder der "Gruppendiskussion" dienen – was im Prinzip bedeutet, die meisten Meetings könnten einfach durch eine E-Mail ersetzt werden. Doch auch E-Mails sind nicht notwendigerweise die beste Lösung.

Einfach formuliert trägt der Umfang der E-Mail-Kommunikation nicht zu einem effektiven Brainstorming im Team bei. Die Threads verkommen schnell zu einem Wust aus Anhängen und Antworten, aus dem die Teilnehmer mühsam die aktuellen, maßgeblichen Informationen, Aufgaben und Zuständigkeiten herausfiltern müssen. Statt den Weg zu einem produktiven kollaborativen Meeting zu ebnen, spaltet die Agenda dein Team und bringt das Meeting schon im Vorfeld vom Kurs ab.

Ein Tool für die Teamzusammenarbeit kann den Brainstoming-Prozess im Team verbessern, indem es asynchrones Brainstorming ermöglicht: Die Teilnehmer erhalten vorab Informationen zum Brainstorming und können sich zunächst alleine Ideen überlegen.

Diese Art des verlängerten Brainstormings mit gelegentlicher Kommunikation wird manchmal als Kommunikation in Bursts bezeichnet. Sie besteht aus einem wiederholten schnellen Austausch, wobei dazwischen immer wieder Stille herrscht. Du weißt sicher selbst, wie viel klarer dein Kopf ist, wenn du über längere Zeiträume hinweg in Ruhe arbeiten, denken und Herausforderungen betrachten kannst, statt immer nur spontan auf neu entstehende Probleme zu reagieren. Klingt die erste Methode nicht auch viel produktiver und stressfreier?

Räume deinem Team genügend Zeit (mindestens zwei Tage) für das Brainstorming ein – insbesondere, wenn ihr in verschiedenen Zeitzonen arbeitet. Danach kannst du die Brainstorming-Notizen als Ausgangspunkt für die Meeting-Agenda nutzen.

Selbst die produktivsten kollaborativen Meetings bewirken wenig, wenn die Zuständigkeiten für die Entscheidungen und Aufgaben aus dem Meeting unklar sind oder nicht weiter verfolgt werden.

Reserviere daher immer die letzten fünf Minuten des Meetings für die Erstellung eines Aktionsplans. Vergiss nicht, dass die Agenda ein dynamisches Dokument ist. Aus den Besprechungsnotizen kannst du die nächsten Schritte ableiten. Verwende den Abschnitt "Aufgaben" in der Besprechungsnotizen-Vorlage, um den Teilnehmern direkt auf der gleichen Seite Aufgaben zuzuweisen.

Du musst nicht mehr zahllose E-Mails, Notizen und Dokumente durchforsten, um herauszufinden, wer wann woran arbeiten sollte, denn alles befindet sich an einem zentralen Ort und ist für jeden zugänglich.