部門連係チームの構築方法

部門連係チームとは

たとえばマーケティング チーム、IT 部門、営業部門など、チームを似た仕事をする人々の集まりだと考えがちです。一方、部門連係チームは、さまざまな専門知識を持つ、組織内の異なる部門に所属する人々の集まりです。

部門連係チームには、習熟度が異なるメンバーが含まれることもあります。特別な意思決定力を持っている場合もあります。たとえば、チームは通常の承認プロセスを経ることなく、CEO に直接プロジェクトの計画を提案できます。

部門連係チームは現在よく話題になりますが、新しいものではありません。保険から自動車製造やテクノロジーまで、さまざまな業界で効果的に使用されています。

部門連係チームの課題とは

以上を踏まえた上で、部門連係チームの約 75% が適切に機能していないと知ったら驚くことでしょう。これらのチームでは何が問題なのでしょうか?

部門連係チームには、曖昧または定義が不明確なミッションが課せられることがあります。チームには、どの程度の期間で目標を達成しなければならないか、費用はいくらかけられるかといった主要なパラメーターが与えられていない (または迅速に決定できない) ことがあります。明確な目標と目標達成までの道筋が決まっていなければ、チームは前に進めません。

部門連係チームが軌道を外れるもう 1 つの大きな原因は、メンバーの優先事項や責務が対立することです。メンバーはチームの目標ではなく、自分自身または所属部門の利益を重視します。

部門連係チームが脱線する原因となる人的な課題は、他にもあります。チームに習熟度の異なるメンバーがいる場合、力関係が厄介な問題となります。

そして、部門連係チームは、部門のチームにも属しているメンバーにとっては余分な仕事であるという単純な事実があります。これは、特にチームの中に能力が劣るメンバーがいる場合に、ストレスやプレッシャー、不満の原因となります。

しかし、チームがプロフェッショナルらしく効率的に動いていても、行動を起こすための権限がなく、組織のリーダーからの承認や決定を待たなければならない場合、結局は非効率的になることがあります。

部門連係チームの参加者

チームの目標が明らかになれば、誰をチームに参加させるべきかを決定できます。考慮すべき基準には、次のようなものがあります。

• どのような専門知識が必要ですか? 組織内の誰が、その専門知識を提供できますか?
• 特定のスキルに加えて、チーム メンバーは貴重な貢献者となるための個人的な資質も備えている必要があります。過去に部門連係型コラボレーションの経験がありますか? 個々に作業して提案や意思決定を行えますか?
• より政治的な調整も忘れてはなりません。チームがプロジェクトの立ち上げや意思決定に集中的に取り組む場合、関係者は誰ですか? 各関係者グループの代表が、チームに参加している必要があります。

リーダーの選択

部門連係チームにはリーダーは不可欠ではありませんが、いればはるかに有益です。では、誰がリーダーになるべきでしょうか?

部門連係チームのリーダーは、議論を導いて他のメンバーに作業を委任し、責任を課せる必要があります。たとえ会社の階層でリーダーよりも職位の高いチーム メンバーがいても、そのようにできる必要があります。言い換えると、相手に作業を指示するための正式な権限を持っていなくても、指示できますか? 影響力と説得力を使って、他の人を導けますか?

部門連係チームの基本原則の設定

任命されたリーダーが最初に行うべきことの 1 つは、チームのメンバーと仕事の進め方に関する基本原則を設定することです。これも、チームを立ち上げるときに行うと非常に有益ですが、すでにあるチームで行っても遅すぎるということはありません。

まず、全員の期待される成果を非常に明確に定義します。すべてのメンバーが自分の担当分を受け持って、作業負荷が高すぎると感じる人がいないようにします。

期待される貢献を明確にすることに加えて、チームの全員がどのように振る舞うべきかについても明確に規定する必要があります。チーム メンバーは、反対意見であっても安心して発言できる必要があります。部門連係チームの本質は、多様な人々を集めてより良い解決策を見い出すことにあります。しかし違いを効果的に活用できなければ、そのような解決策は見つけられません。

最後に、全員がチームでの意思決定方法について明確に理解している必要があります。全員がすべての決定に関与しますか? チーム リーダーが単独で決定できるのは、どのような場合ですか?

成功する部門連係チームを築くためのもう 1 つの基本ステップは、適切なコミュニケーション ツールを選ぶことです。多くの場合、チームのメンバーは毎日は顔を合わせないため、このようなツールを多用することになります。またメンバーのいる場所が異なる場合は、コミュニケーション ツールが主なコラボレーションの方法となります。ここでクリエイティブに考えてください。たとえば、大量のメールを送信する代わりに、共有のブログを使ったほうがチームにとっては便利でしょう。

通信チャンネルに加えて、他のツールやリソースが必要になることもあります。次のような質問を考えてみてください。

• 共同作業に必要なハードウェアとソフトウェアは、チームの全員に行き渡っていますか?
• 作業用のリソースや資料を保管するための物理的または仮想的なスペースが必要ですか? チームの全員がこのスペースにアクセスできますか?
• チームが実際に会ってミーティングを行う場合の場所はどこですか?

部門連係チームのミーティング

部門連係チームの機能維持

新しい部門連係チームの構築または既存のチームの調整のいずれを支援する場合でも、この記事から明確さと勢いについて新たな意味を学んでいただければ幸いです。明確さと勢いを維持するために、次のことが役立ちます。

• チームの進捗を定期的にモニタリングします。ここで、明確に定義した目標が役立ちます。設定したマイルストーンを達成していますか? 問題の核心に迫るために、チーム ヘルス モニターを使用してみましょう。チーム ヘルス モニター Confluence テンプレートを利用して開始できます。
• 順応性を保ちます。マイルストーンを達成していない場合は、何を変えればよいでしょうか? 他にも、計画が変更されて対応が必要になる場合があります。たとえば、CEO が締め切りを変更することや、チーム メンバーの何人かが予期しない解雇の対象になることがあるかもしれません。
• 自分 1 人で行う必要はないことを思い出してください。Confluence には、目標設定からミーティングや意思決定まで、部門連係チームの課題への対処に役立つリソースが用意されています。