So baust du ein funktionsübergreifendes Team auf

Was ist ein funktionsübergreifendes Team?

Bei Teams denken wir normalerweise an Gruppen von Personen, die ähnliche Aufgaben haben – etwa das Marketingteam, die IT-Abteilung oder die Vertriebsabteilung. Ein funktionsübergreifendes Team bringt aber Personen mit unterschiedlichen Fachkenntnissen oder aus verschiedenen Abteilungen in deinem Unternehmen zusammen.

Zu einem funktionsübergreifenden Team können Mitglieder aus verschiedenen Führungsebenen gehören. Es könnte auch über eine besondere Entscheidungsgewalt verfügen. Das wäre beispielsweise der Fall, wenn das Team seinen Projektplan direkt dem CEO vorstellt, anstatt die üblichen Genehmigungsprozesse zu durchlaufen.

Funktionsübergreifende Teams sind heutzutage in aller Munde, das Konzept ist aber nicht neu. Sie wurden bereits erfolgreich in den verschiedensten Branchen eingesetzt, etwa bei Versicherungsdienstleistern oder auch Automobil- und Technologieherstellern.

Welches sind die Herausforderungen von funktionsübergreifenden Teams?

Vor diesem Hintergrund könnte es dich überraschen, dass bei 75 % der funktionsübergreifenden Teams nicht alles glatt läuft. Was stimmt bei diesen Teams nicht?

Manchmal erhält ein funktionsübergreifendes Team einen ungenauen oder schlecht definierten Auftrag. Dem Team werden möglicherweise keine wichtigen Parameter mitgeteilt (oder es kann diese nicht schnell genug festlegen), etwa wie viel Zeit es bis zur Fertigstellung hat oder wie viel es ausgeben darf. Ohne klares Ziel oder einen geeigneten Plan, wie es die entsprechenden Ziele erreicht, bleibt das Team stecken.

Funktionsübergreifende Teams kommen mitunter auch vom Weg ab, weil Mitglieder konkurrierende Prioritäten oder Verpflichtungen haben. Sie konzentrieren sich einzig auf ihre eigenen Interessen oder die ihrer Abteilung, aber nicht auf das Teamziel.

Das ist nicht das einzige personelle Problem, das funktionsübergreifende Teams zum Scheitern bringen kann. Wenn ein Team Mitglieder aus verschiedenen Ebenen umfasst, kann es zu Machtspielen kommen, die das Ganze kompliziert machen.

Hierzu kommt die schlichte Tatsache, dass funktionsübergreifende Teams zusätzliche Arbeit für die jeweiligen Mitglieder bedeuten, weil diese auch Teil eines Abteilungsteams sind. Das erzeugt Stress, Druck und Frustration, besonders wenn einige im Team die an sie gestellten Anforderungen nicht erfüllen.

Doch auch ein effizient und professionell arbeitendes Team kann sich als ineffektiv erweisen, wenn es nicht befugt ist, Maßnahmen zu ergreifen. Oder es wird unnötig aufgehalten, weil es auf Genehmigungen oder Entscheidungen von Führungskräften warten muss.

Wer sollte zu deinem funktionsübergreifenden Team gehören?

Wenn du die Ziele deines Teams kennst, kannst du herausfinden, wer in das Team aufgenommen werden sollte. Hier sind ein paar Kriterien, die du berücksichtigen solltest:

• Welches Fachwissen brauchst du? Wer sind die Leute in deinem Unternehmen, die darüber verfügen?
• Neben ihren spezifischen Fähigkeiten sollten Teammitglieder auch über bestimmte persönliche Eigenschaften verfügen, die sie zu wertvollen Mitarbeitern machen. Haben sie Erfahrung mit der Zusammenarbeit in funktionsübergreifenden Teams? Können sie selbständig arbeiten, Empfehlungen geben oder Entscheidungen treffen?
• Denke auch an die unternehmenspolitischen Aspekte. Wenn sich dein Team mit dem Start eines Projekts befasst oder eine Entscheidung treffen soll, wer sind dann die Stakeholder? Jede Stakeholdergruppe sollte in deinem Team vertreten sein.

Auswahl der Teamleitung

Dein funktionsübergreifendes Team braucht nicht unbedingt eine Teamleitung, mit einer solchen wird es aber deutlich besser funktionieren. Wer sollte das idealerweise sein?

Der Leiter eines funktionsübergreifenden Teams muss in der Lage sein, Diskussionen zu leiten, Aufgaben zu delegieren und andere Mitglieder zur Verantwortung zu ziehen. Das müssen sie auch dann können, wenn einige Teammitglieder in der Unternehmenshierarchie über ihnen stehen. Die Frage ist also, ob sie Mitarbeitern Aufgaben auftragen können, auch wenn sie rein formal nicht dazu autorisiert sind. Haben sie den nötigen Einfluss und die Überzeugungsfähigkeit, um andere zu führen?

Festlegung der Grundregeln für ein funktionsübergreifendes Team

Sobald dein Teamleiter ausgewählt wurde, sollte er als Erstes mit dem Rest des Teams zusammenarbeiten, um Grundregeln für die Vorgehensweise festzulegen. Dies ist nützlich, wenn ein neues Team zusammengestellt wird, aber auch bei bestehenden Teams ist dies durchaus sinnvoll.

Stellt zunächst einmal klar, was von allen erwartet wird. Jedes Mitglied muss seinen Beitrag leisten, damit niemand überfordert wird.

Dein Team muss aber nicht nur genau wissen, was von ihm erwartet wird, sondern auch, wie es sich verhalten soll. Teammitglieder müssen sich auch dann sicher fühlen können, wenn sie abweichende Meinungen äußern. Bei funktionsübergreifenden Teams geht es darum, bessere Lösungen zu finden, indem Mitarbeiter mit verschiedenen Hintergründen zusammengebracht werden. Zu diesen Lösungen kommst du aber nur, wenn du Konflikte zwischen ihnen gekonnt umgehst.

Und schließlich sollte sich jeder darüber im Klaren sein, wie dein Team Entscheidungen fällen wird. Darf jeder zu allem seine Meinung beitragen? Wann darf die Teamleitung im Alleingang handeln?

Ein weiterer wichtiger Schritt für den Aufbau eines erfolgreichen funktionsübergreifenden Teams ist die Wahl eines geeigneten Kommunikationstools. Ihr werdet euch wahrscheinlich nicht jeden Tag sehen und das Tool deshalb oft nutzen. Und wenn du Mitglieder an verschiedenen Standorten hast, werden deine Kommunikationstools zur primären Methode für die Zusammenarbeit. Hier musst du kreativ sein. Anstatt beispielsweise viele E-Mails zu senden, könnte ein gemeinsamer Blog eine gute Lösung für dein Team sein.

Neben den Kommunikationskanälen brauchst du eventuell noch andere Tools und Ressourcen. Stelle dir dazu die folgenden Fragen:

• Hat jeder im Team die erforderliche Hardware und Software, um zusammenzuarbeiten?
• Brauchst du einen physischen oder virtuellen Bereich, um Ressourcen und Materialien für deine Arbeit zu speichern? Kann jeder im Team auf diesen Bereich zugreifen?
• Wenn dein Team Präsenzmeetings abhält, wo werden diese stattfinden?

Meetings für funktionsübergreifende Teams

Halte dein funktionsübergreifendes Team auf Kurs

Ob du nun beim Aufbau eines neuen funktionsübergreifenden Teams hilfst oder ein bestehendes Team optimierst – wir hoffen, dass dir dieser Artikel ein besseres Verständnis vermittelt und gewisse Impulse mitgibt. Hier sind ein paar Vorschläge, was du tun kannst:

• Überwache regelmäßig den Fortschritt deines Teams. An dieser Stelle kommen die gut definierten Ziele wieder ins Spiel. Erreicht ihr die festgelegten Meilensteine? Probiere den Gesundheitscheck für Teams aus, um der Sache auf den Grund zu gehen. Die passenden Vorlagen dafür findest du in Confluence.
• Bleibe anpassungsfähig. Falls du Meilensteine nicht erreichst, was solltest du dann anders machen? Möglicherweise musst du auch auf andere Änderungen an deinen Plänen reagieren. Vielleicht ändert der CEO deinen Projekttermin oder du verlierst einige Teammitglieder aufgrund von unerwarteten Entlassungen.
• Denke daran, dass du nicht alles allein machen musst. Confluence verfügt über Ressourcen, mit denen du die Herausforderungen von funktionsübergreifenden Teams meistern kannst – von der Festlegung von Zielen über Meetings bis hin zur Entscheidungsfindung.