Levez la main si vous vous êtes déjà senti enlisé dans une exploration infinie d'options avec votre équipe, et qu'une décision finale vous a semblé être un rêve inaccessible. Brisez la spirale à l'aide de ce modèle de décision. Évitez de rabâcher toujours la même chose, et consignez chaque voie envisagée par votre équipe, ainsi que les avantages et inconvénients pour référence ultérieure. Vous éviterez également la paralysie de l'analyse en chargeant une personne de s'assurer qu'une décision est bien prise et en assignant un approbateur unique, qui aura le dernier mot. Ce modèle offre par ailleurs un espace dans lequel consigner l'état de la décision, afin que tous les intervenants clés puissent connaître l'étape importante que vous êtes sur le point d'atteindre et partent sur les mêmes bases.
Que signifient les initiales DACI ? Les initiales DACI signifient Driver (le meneur), Approver (l'approbateur), Contributors (les contributeurs) et Informed (les intervenants informés). Ce modèle vous aide à définir clairement les attentes pour chaque membre de l'équipe.
Comment utiliser le modèle DACI : documentation des décisions ?
Étape 1. Tenez-vous-en aux faits
Vous verrez que le modèle démarre par un graphique dans lequel vous pouvez renseigner des informations générales, comme l'état de la décision, l'impact, les parties impliquées, la date d'échéance et le résultat. Ces éléments peuvent vous sembler très simples, mais prenez le temps de tous les passer en revue avec vos parties prenantes, en particulier celles entrant dans les catégories « meneurs », « approbateurs » et « contributeurs ». Celles-ci devraient avoir pleinement conscience de leur niveau de responsabilité ainsi que de leur rôle dans la prise de décision pour le projet, ou vous vous retrouverez sans aucun doute face à des regards vides. Vous devrez également vérifier l'impact du projet auprès de ces mêmes personnes pour que vous soyez tous sur la même longueur d'onde en termes de priorité et de mobilisation des ressources.
Étape 2. Donnez du contexte
Pour la section Contexte, expliquez en une ou deux phrases les considérations et la décision à prendre. Évoquez brièvement l'importance de la décision et son impact.
Grâce à Confluence, vous pouvez intégrer des graphiques et des diagrammes qui illustrent des points de données pertinents, susceptibles d'influencer la décision que vous prenez avec l'équipe. N'hésitez pas à ajouter votre classeur Google Sheets ou Excel à la page pour conserver tous les éléments ayant trait à votre décision à un seul et même endroit.
Étape 3. Notez vos options
Tous les éléments du modèle sont importants, mais la section Options envisagées plonge dans le vif du sujet. Examinez-la seulement après avoir identifié au moins trois options pour votre projet. Vous avez peut-être effectué un brainstorming au cours duquel vous avez pris des notes et vous êtes tombé sur ce modèle pour votre documentation finale. Ou bien, vous avez lancé une discussion virtuelle dans une autre page Confluence ou dans Slack. Ou encore, vous avez pris le taureau par les cornes et avez identifié quelques options par vous-même, que vous souhaiteriez présenter au groupe dans son ensemble. (Pour en savoir plus sur la prise de décision, consultez l'espace Team Central de Confluence.) Qu'importe comment vous en êtes arrivé là, c'est ici que vous allez consigner toutes ces idées.
Pensez aux avantages et aux inconvénients de chaque option, et notez-les. Lorsque vous estimez le coût, tenez compte des aspects financiers ainsi que des ressources (membres de l'équipe, temps, fournisseurs externes, matériel, etc.) nécessaires pour chaque option. Le modèle inclut des codes couleur simples pour les coûts élevés, modérés et faibles, mais si vous avez besoin de catégories supplémentaires, n'oubliez pas qu'il s'agit d'un modèle et que vous pouvez le personnaliser à votre guise.
Étape 4. Éléments d'action
De quoi avez-vous encore besoin pour avancer ? Dans la section Éléments d'action, détaillez ce que votre équipe et vous-même devez encore savoir, faire ou résoudre avant de conclure cette partie du projet. N'oubliez pas de mentionner les noms des membres de l'équipe qui seront responsables de chaque élément d'action (p. ex., @tom).
Étape 5. Résultat
Les pages Confluence sont vivantes. Vous pouvez donc les modifier autant de fois que nécessaire à mesure que votre projet évolue. Dans la dernière section, ajoutez votre décision finale. Vous devrez peut-être d'abord renseigner la section des éléments d'action avant de revenir à celle dédiée au résultat. Sinon, si vous organisez une réunion en personne pour parler de cette décision, vous déterminerez peut-être le résultat sur le moment. Quoi qu'il en soit, couchez-le par écrit pour permettre à tout membre de votre entreprise qui souhaite savoir comment votre équipe est parvenue à ces conclusions de s'y référer.
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