Hatten wir als Team nicht alle schon einmal schier endlos viele Möglichkeiten vor uns, die es zu untersuchen galt, sodass die letztendliche Entscheidung erschien wie ein unerreichbarer Traum? Sorge mithilfe der Entscheidungsvorlage für einen Ausweg aus dieser aussichtslosen Lage. Verhindere, dass sich die Diskussion ständig im Kreis dreht und notiere die Richtung, die jedes Team eingeschlagen hat sowie die Vor- und Nachteile für eine spätere Nutzung der Ergebnisse. Eine Analyselähmung kannst du zudem dadurch verhindern, dass du jemandem die Verantwortung dafür überträgst, dass die Entscheidung wirklich getroffen wird, und einen einzelnen Entscheidungsträger benennst, der das Schlusswort hat. Die Vorlage bietet dir darüber hinaus Raum, über den Entscheidungsstatus zu berichten, damit alle Beteiligten wissen, welchen Meilenstein du als nächstes erreichen wirst, und darauf basierend weiterarbeiten können.
Doch was bedeutet DACI eigentlich? DACI steht für Driver, Approver, Contributors und Informed (Einflussnehmer, Genehmiger, Mitwirkende und Informationsempfänger). So kannst du für jedes Teammitglied Vorgaben und Erwartungen klar darlegen.
So verwendest du die Vorlage DACI: Entscheidungsdokumentation
Schritt 1: Nur die Fakten
Wie du sehen wirst beginnt die Vorlage mit einer Tabelle, in der die übergeordneten Informationen wie Entscheidungsstatus, Auswirkung, betroffene Parteien, Fälligkeit und das Ergebnis eingetragen werden können. Diese Punkte erscheinen sehr einfach, aber nimm dir etwas Zeit, diese Dinge mit den Stakeholdern zu prüfen, besonders mit denjenigen, die als Driver, Approver und Contributor bestimmt wurden. Jeder sollte sich über seinen Verantwortungsbereich und seine Rolle in der Entscheidungsfindung für das Projekt bewusst sein, damit du nicht leere Blicke erntest. Mit genau diesen Personen solltest du auch die Auswirkungen des Projekts besprechen, damit sich alle über Prioritäten und Ressourcenverteilung einig sind.
Schritt 2: Stelle Kontext bereit
Gib im Abschnitt Hintergrund in ein bis zwei Sätzen eine Erklärung dazu ab, welche Überlegungen angestellt wurden und welche Entscheidungen getroffen werden müssen. Gehe kurz auf die Bedeutung der Entscheidung und ihre Auswirkungen ein.
Mit Confluence kannst du zur Illustration relevanter Datenpunkte, die Entscheidungen von dir und deinem Team beeinflussen könnten, Diagramme und Schaubilder einbetten. Präsentiere direkt auf der Seite dein Google Sheet oder ein Excel-Dokument, damit sich alle wichtigen Faktoren für deine Entscheidung an einem Ort befinden.
Schritt 3: Liste deine Optionen auf
Alle Elemente der Vorlage sind wichtig, aber im Abschnitt In Erwägung gezogene Optionen geht es zur eigentlichen Sache. Widme dich diesem Abschnitt, nachdem du mindestens drei Möglichkeiten für dein Projekt ermittelt hast. Vielleicht hast du dir beim Brainstorming Notizen gemacht und nutzt diese Vorlage für deine finale Dokumentation. Oder du hast eine virtuelle Diskussion auf einer anderen Confluence-Seite oder in Slack geführt. Eventuell hast du die Leitung übernommen und dir selbst ein paar Optionen überlegt, die du nun der größeren Gruppe präsentieren möchtest. (Weitere Informationen zur Entscheidungsfindung erhältst du unter Team Central in Confluence.) Unabhängig davon, wie du an diesen Punkt gelangt bist, ist dies der Ort, an dem du alle deine Ideen festhalten kannst.
Berücksichtige die Vor- und Nachteile jeder Idee und notiere diese ebenfalls. Denke bei der Kalkulation von Kosten sowohl an die Finanzen als auch an die Ressourcen (Teammitglieder, Zeit, externe Anbieter, Material etc.), die jeweils benötigt werden. Die Vorlage bietet eine einfache Farbcodierung für hohe, mittlere und niedrige Kosten. Solltest du noch mehr Kategorien benötigen, kannst du diese nach Belieben anpassen.
Schritt 4: Aufgaben
Was fehlt dir sonst noch, um voranzukommen? Im Abschnitt Aktionspunkte notierst du, was du und deine Teammitglieder wissen oder herausfinden müsst, bevor dieser Teil des Projekts abgeschlossen werden kann. Vergiss nicht, die Namen der Teammitglieder, die für die jeweiligen Aufgaben verantwortlich sind, per @-Erwähnung zu markieren.
Schritt 5: Ergebnis
Confluence-Seiten sind lebendig. Das heißt, du kannst sie während der Weiterentwicklung deines Projekts so oft bearbeiten, wie du möchtest. Im letzten Abschnitt trägst du deine finale Entscheidung ein. Möglicherweise musst du dich zuerst um alles aus dem Aufgaben-Abschnitt kümmern und kannst dich erst später dem Abschnitt zu den Ergebnissen widmen. Wenn du ein Live-Meeting zur Besprechung dieser Entscheidung durchgeführt hast, kannst du vielleicht das Ergebnis schon jetzt abschätzen. Notiere es in jedem Fall, damit jeder in deinem Unternehmen sehen kann, wie dein Team zu seinen Schlussfolgerungen gekommen ist.
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