依存関係のマッピング

チームを迎えたら、ワークシートの各セクションの内容を確認します。

影響下のシステム：上流と下流のどちらのシステムが、担当作業に影響するか、担当作業から影響を受けるかを特定します。これを記入する際は、できる限り包括的であるようにします。どんなに影響が小さくても含めます。この依存関係マッピングは、理想的にはプロジェクト全体を通じて使うことになるため、各システムがどう影響を受けるかの詳細を必ず含めるようにします。

リスクと緩和策：ブレーンストーミングして、プロジェクトの潜在的なリスクをすべて記載します。例として、予算や資材の不足、今後の祝日、指導者の交代、物流上の課題があります。リスクを記載したら、そのリスクを軽減する計画を策定する必要があります。

フィードバック・ループ：上記で明確に示したリスクと依存関係を管理するアクション計画を検討します。これらの各セクションには、依存関係やリスクの所有者を記入する箇所があります。ここで、フィードバックの頻度（毎週や毎月）や関連するメモとともに、それらすべてを 1 か所にまとめます。目標は、関連するチーム間で情報が自由に流れるようにすることです。

次に、依存関係マッピング・ワークシートに記入します。

担当作業の影響を受けるシステムすべてについて、チーム全体でブレーンストーミングして文書化します。すべてをリストに出し尽くしたら、各項目について次の内容を明確に示します。

• 所有者：システムの担当チームや主要連絡先。
• 影響の種類：このシステムと担当作業の関係。
• 影響の説明：チーム・メンバーと関係者間で共通認識を持つための詳細。

スペースがさらに必要な場合、依存関係マッピング・ワークシート以外にもドキュメントを拡張できます。たとえば、あなたのチームは、関係者が情報を容易に得られるように、別の文書に詳細を追加する必要があると考えるかもしれません。

今度はプロジェクトに関する最大の懸念材料をすべて吐き出しましょう。個別に 3 から 5 分でリスクに関するブレーンストーミングを行う機会を全員に与えたら、出てきた案をグループ全員で共有します。合意したリスクを依存関係マッピング・ワークシートに記録します。次の情報を含めるようにします。

• リスク：プロジェクトを破たんさせる可能性のある要素。
• 影響の重大度：大、中、小のいずれか。
• 緩和計画：リスクが現実化した場合に講じる具体策。
• 所有者：緩和計画を主導するプロジェクト・チームのメンバー。

依存関係マップの所有者の列は非常に重要です。適切な担当者が各リスクを管理する必要があります。つまり、この分野での経験や強い責任感を持つ担当者です。

あらゆる可能性を考慮しましょう。プロジェクトの重要な段階で初めてリスクに気付くよりも、潜在的なリスクについて事前に話し合い、計画を策定する方がより理想的です。

担当プロジェクトについて複雑な依存関係を明らかにしたところで、次は問題が表面化する前にすべてを管理できるようにします。重要と判断したリスクと依存関係をすべて振り返り、各項目について次の内容を明確に示します。

• 関係者：パートナーを組み、連携する人。
• レビュー期間：週単位、月単位、四半期単位のいずれか。
• フィードバックのメモとアクション：週、月、四半期のいずれかに 1 回、関係者と話し合った後に出てきた最新情報を共有します。

依存関係の影響やリスク軽減計画の中には、研究や開発にさらに時間を要するものがあります。これらを即時にアクションとして割り当て、このセクションに記録します。