Departament Świadczeń Opieki Zdrowotnej stanu Kalifornia został poddany modernizacji i zaoszczędził miliony dolarów dzięki planowi Enterprise usługi Atlassian Cloud

Agencja o ugruntowanej pozycji napotyka przeszkody — i nowe perspektywy — w realizacji swojej misji

Bariery informacyjne i przestarzałe technologie utrudniają życie nawet najbardziej doświadczonym zarządcom i najambitniejszym wykonawcom. Ten problem kalifornijski Departament Świadczeń Opieki Zdrowotnej (DHCS) odczuł bezpośrednio. Każdy oddział dążył do realizacji własnych celów, ale z racji korzystania z różnych narzędzi i procesów, często odnoszono wrażenie ogólnego podążania w odmiennych kierunkach.

Dostrzegając w tych wyzwaniach pole do innowacji, dyrektor ds. modernizacji zakładów i technologii DHCS Ryan Mosley oraz specjalistka Atlassian Enterprise Elisa Aviles-Bodoin zaczęli wspólnie pracować nad optymalnym rozwiązaniem dla kalifornijskiej służby zdrowia — standaryzacją na bazie narzędzi Atlassian Cloud w celu przyspieszenia postępów w realizacji misji, jaką jest zapewnianie równego dostępu do opieki zdrowotnej i poprawa jakości życia wszystkich mieszkańców Kalifornii.

Modernizacja i standaryzacja pozwalają osiągnąć oszczędności na poziomie 2,2 miliona dolarów w ramach jednego projektu

Departament od lat korzystał z Jira Software Cloud i Confluence Cloud, a także szeregu innych narzędzi, w tym przestarzałej wersji SharePoint. Wraz z wprowadzeniem metodologii Agile i kolejnych licencji Atlassian, stopień wykorzystania tych narzędzi zaczął stopniowo rosnąć.

W miarę, jak coraz więcej osób korzystało z narzędzi Atlassian, zespół ds. modernizacji DHCS odnotował poprawę szybkości i jakości współpracy oraz wzrost innowacyjności pracowników Departamentu na rzecz agencji oraz wszystkich mieszkańców stanu. Gdy Ryan przedstawił zarządowi efekty korzystania z narzędzi Atlassian oraz perspektywy usprawnień w dziedzinie zarządzania portfelem, jakie miałaby przynieść standardyzacja w obrębie jednej platformy, poparcie dla projektu było jednogłośne.

„Wykorzystanie systemu zaczęło obejmować wiele działów i programów w obrębie zespołu ds. modernizacji i poza nim” — tłumaczy Ryan. „Gdy działania zespołu ds. modernizacji zapewniły centralnej administracji nowy poziom przejrzystości i wymiany informacji w czasie rzeczywistym, decyzja [o standardyzacji na bazie narzędzi Atlassian] stała się oczywista”.

Aby usprawnić wdrożenie, zespół Ryana współpracował z architektem rozwiązań korporacyjnych Departamentu, Joe Chavezem, administratorką Jira, Christine Coroną, oraz specjalistką Atlassian Enterprise, Elisą Aviles-Bodoin, nad opracowaniem prostej strategii zarządzania zmianami. „Zarządzanie zmianami nie jest sferą, w której dysponujemy stałymi zasobami, dlatego zaangażowaliśmy pierwszych użytkowników do rozpropagowania tych narzędzi. Organizujemy również spotkania społeczności Atlassian, na których omawiamy wyzwania, z jakimi borykają się nasi pracownicy” — wyjaśnia Ryan.

Wraz ze wzrostem liczby działów funkcjonujących w obrębie tej samej, nowoczesnej platformy, poprawie uległy jakość i tempo współpracy, co doprowadziło do znacznych oszczędności. „Uruchomienie jednego projektu zajmowało dotąd 18 miesięcy. Dzięki wdrożeniu narzędzi Atlassian i opanowaniu bardziej wartościowych sposobów ich wykorzystania, wdrożenie kolejnego projektu zajęło już tylko 6 miesięcy. Możliwość śledzenia całego procesu z poziomu Jira i wszystkich naszych narzędzi deweloperskich pozwoliła nam zmniejszyć koszty przygotowania zespołu i dostarczenia produktu z 2,8 miliona do 600 tysięcy dolarów” — przyznaje Ryan.

W odpowiedzi na wzrost liczby użytkowników zespół ds. modernizacji DHCS zdecydował się na standaryzację w oparciu o produkty Atlassian Cloud przez wzgląd na skalowalność, centralizację administracji i zarządzania, zabezpieczenia klasy korporacyjnej oraz dedykowane wsparcie techniczne. Departament początkowo korzystał z narzędzi Confluence i Jira Software Cloud Premium, aby w 2021 r. przejść na plan Enterprise. Liczba użytkowników wzrosła już do 4000, co czyni DHCS jedną z największych agencji rządowych korzystających z planu Enterprise usługi Atlassian Cloud.

Uwalnianie zasobów w celu skupienia się na tym, co najważniejsze

Dzięki scentralizowanemu, opartemu na chmurze źródłu rzetelnych informacji i platformie współpracy dla tysięcy użytkowników poszczególne działy Departamentu odnotowały wymierne postępy w obrębie własnych obszarów specjalizacji. Przedstawiciele kadry zarządzającej mogą również śledzić postępy i programy na poziomie portfela. Dział IT był szczególnie zadowolony z udogodnień w zakresie aspektów priorytetowych: bezpieczeństwa i prywatności, konserwacji i eksploatacji, administracji oraz zarządzania portfelem.

1. Bezpieczeństwo i prywatność

Dzięki Jira Software zespoły dysponują bardziej kompleksowym wglądem w poziomy bezpieczeństwa w obrębie agencji oraz zagrożenia dla systemów i danych. Odkąd DHCS funkcjonuje w oparciu o Atlassian Cloud, pracownicy Departamentu nie muszą martwić się o przerwy techniczne związane z działaniem serwerów. „W przeszłości musiałem dbać o stan infrastruktury serwerowej. To nie było przyjemne” — przyznaje kierownik ds. produktów technicznych i popularyzator DevOps, Jeff Garrett. „Dzięki planowi Enterprise nie musimy się już tym zamartwiać. Na dodatek możemy łatwo dodawać i usuwać aplikacje”.

2. Konserwacja i eksploatacja

Dział IT bardzo sobie ceni scentralizowane zarządzanie i monitorowanie w chmurze, jak i korzystanie z Jira Software do procesów śledzenia i testowania (z pomocą aplikacji Xray Test Management).

3. Administracja z planem Enterprise

Plan Enterprise usługi Atlassian Cloud umożliwił Departamentowi centralizację i usprawnienie procesów administracyjnych. „Narzędzia te ułatwiają nam komunikację w zakresie zarządzania. Sprzyjają one widoczności naszych działań oraz pozwalają nam się rozwijać i dojrzewać” — tłumaczy Ryan.

Integracja narzędzi Atlassian — tak wzajemna, jak i z innymi narzędziami IT, np. Slack — stworzyła pole do poprawy wydajności, usprawniła zarządzanie wiedzą oraz ułatwiła skalowanie.

„Dbamy o to, by istotna wiedza nie pozostawała ukryta w zgłoszeniach Jira. Gdy uda nam się naprawić jakiś błąd, wyciągamy te informacje z Confluence i udostępniamy je innym. Zmiany z Confluence i Jira publikujemy także w Slack, co tym bardziej ułatwia wyszukiwanie zgłoszeń podczas omawiania problemów” — wyjaśnia Joe. „Wiele małych projektów można było również przeskalować, na przykład z jednej osoby do pięciu, wykorzystując przestrzeń Confluence do zapisywania zadań i dzielenia się nimi z nowymi członkami zespołu” — dodaje Ryan. „Ogólnie rzecz ujmując, ludzie mogą znaleźć to, czego potrzebują, wtedy gdy tego potrzebują, zamiast czekać w tym celu na kolejne spotkanie. Zdecydowanie pozwoliło nam to ograniczyć konieczność ich organizowania”.

Skrócenie czasu spędzanego na spotkaniach i zarządzaniu oznacza, że dział IT może skupić się na tym, co robi najlepiej: wdrażaniu technologii, które pomagają agencji lepiej służyć obywatelom Kalifornii.

Bridging IT and business for successful portfolio management

Beyond IT, business and program teams are enjoying Atlassian tools just as much – proof that Modernization’s early adopter strategy is working. “The business teams, like Communications, are really happy with the fact that we could stand up a work management template project so quickly, and they can be on their way,” Christine explains. Ryan adds, “Jira helps us have repeatable processes. The Contracts Team uses Jira to track procurements, so now I can see when a procurement is going to be finalized and when resources are going to hit the ground.”

These improvements in visibility have been invaluable when it comes to portfolio management. “The big win with Atlassian is communicating business needs and engineering execution, and bridging the two,” Ryan says. “It helps us narrow our focus into what’s most important to the business. From the portfolio view, we can see the timeline to deliver a technical initiative, then drill all the way down to the dev teams that are delivering on those goals, as well as see from the bottom up. From the portfolio management standpoint, it's really helped that communication from the program to the technical level.”

From elevating security and speed, to making information easier to find, use, and share, DHCS is seeing vast improvements for teams of all types and all tiers.

Improving the health of the agency and the citizens it serves

Optimizing DHCS’s platforms and processes with Atlassian Cloud Enterprise has not only helped improve visibility, collaboration, and delivery at the individual and team levels, but also increased speed and savings for the agency.

Now that Jira Software and Confluence Cloud are DHCS’ single source of truth, the agency is planning to expand their Atlassian platform to include Opsgenie for alerting and on-call management, Statuspage for incident management, and Jira Align to link strategy to execution so they can enhance service delivery to the state’s residents: the heart of their work.

“Bringing the business and technology together to deliver on our initiatives is the core of success,” Ryan says. “Adding to our Atlassian tool set will contribute to our evolution here at DHCS and make sure we’re all moving in the same direction and focused on the most important initiatives. It’s only going to help our organization become more efficient at delivering those services to Californians.”