Il Dipartimento dei servizi sanitari della California ha modernizzato le sue procedure e risparmiato milioni di dollari grazie ad Atlassian Cloud Enterprise

Un ente affermato si trova ad affrontare ostacoli e opportunità nella sua mission significativa

La presenza di silos e la tecnologia obsoleta possono creare difficoltà anche ai migliori pensatori e alle persone più ambiziose: una sfida che il Dipartimento dei servizi sanitari della California stava affrontando in prima persona. Ogni divisione era rivolta verso i suoi obiettivi, ma con strumenti e processi diversi; in molti casi sembrava di procedere in direzioni diverse.

Vedendo le opportunità rappresentate da queste sfide, il Modernization Factory and Engineering Chief del Dipartimento dei servizi sanitari Ryan Mosley e l'Atlassian Enterprise Advocate Elisa Aviles-Bodoin si sono messi in cerca di una soluzione perfetta per lo stato della California: la standardizzazione con gli strumenti Atlassian Cloud per accelerare l'avanzamento verso l'obiettivo di fornire a tutti l'accesso a un'assistenza sanitaria di qualità in grado di garantire cure a tutti.

La modernizzazione e la standardizzazione consentono di risparmiare 2,2 milioni di dollari su un solo progetto

Il Dipartimento dei servizi sanitari utilizzava da anni Jira Software Cloud e Confluence Cloud, insieme a vari altri strumenti tra cui una versione obsoleta di SharePoint, ma lo impiegava in modo limitato. Quando l'ente ha iniziato ad adottare metodologie Agile e ha aggiunto altre licenze Atlassian, l'utilizzo ha iniziato a crescere di conseguenza.

Man mano che sempre più persone adottavano gli strumenti Atlassian, il team di modernizzazione del Dipartimento dei servizi sanitari ha notato che i dipendenti lavoravano più velocemente, collaboravano di più e scoprivano nuovi modi per rivolgersi al meglio agli altri e ai residenti in tutto lo stato. Quando Ryan ha mostrato ai leader come i dipendenti utilizzavano Atlassian e come il team poteva migliorare la gestione del portfolio per l'intera organizzazione standardizzando la piattaforma, ha raccolto il consenso di tutti.

«L'utilizzo ha iniziato ad ampliarsi a più sezioni e programmi all'interno e all'esterno del team di modernizzazione», afferma Ryan. «Una volta che la comunicazione e la distribuzione del team di modernizzazione hanno fornito nuovi livelli di trasparenza e informazioni in tempo reale all'ufficio del direttore, [standardizzarsi su Atlassian] è diventato una decisione più consapevole».

Per supportare l'adozione, il team di Ryan ha collaborato con Joe Chavez, Enterprise Architect del Dipartimento dei servizi sanitari, Christine Corona, Jira Administrator, ed Elisa Aviles-Bodoin, Atlassian Enterprise Advocate, a una semplice strategia di gestione delle modifiche. «La gestione delle modifiche non è una cosa a cui dedichiamo risorse stabilmente, quindi ci siamo rivolti a chi per primo ha adottato la soluzione e abbiamo lasciato che fossero loro a promuovere gli strumenti. Inoltre organizziamo riunioni dell'Atlassian Community in cui discutiamo delle sfide che le persone si trovano ad affrontare», spiega Ryan.

Man mano che più divisioni iniziavano a lavorare sulla stessa piattaforma moderna, i team hanno potuto collaborare e lavorare in modo più facile e veloce, quindi hanno ottenuto risparmi significativi. «L'avvio di un progetto ha richiesto 18 mesi. Dopo aver adottato Atlassian e aver appreso modi più utili per impiegare gli strumenti, il progetto successivo ha richiesto sei mesi. Monitorando tutto in Jira e nei nostri strumenti per sviluppatori, abbiamo ridotto i costi per la preparazione del team e la consegna del prodotto da 2,8 milioni a 600.000 dollari», afferma Ryan.

Con l'aumento dell'utilizzo, il team di modernizzazione del Dipartimento dei servizi sanitari ha scelto di standardizzarsi con i prodotti Atlassian Cloud, scelti per la scalabilità, l'amministrazione e la governance centralizzate, la sicurezza di livello aziendale e il supporto dedicato. Dopo aver iniziato con Confluence e Jira Software Cloud Premium, nel 2021 il Dipartimento è passato a un piano Enterprise. Gli utenti sono già diventati 4.000, il che fa del Dipartimento dei servizi sanitari uno dei più grandi enti pubblici a usare Atlassian Cloud Enterprise.

Liberare risorse per concentrarsi sul lavoro che conta di più

Con una piattaforma di collaborazione e un'origine di riferimento centrali e basate sul cloud per migliaia di utenti, le divisioni del Dipartimento dei servizi sanitari hanno registrato miglioramenti nelle loro aree di interesse. I dirigenti dell'ufficio del direttore possono anche tenere traccia dell'avanzamento e dei programmi a livello di portfolio. L'IT è stato particolarmente entusiasta dei progressi nelle sue iniziative principali: sicurezza e privacy, manutenzione e operazioni, governance e gestione del portfolio.

1. Sicurezza e privacy

Con Jira Software, i team hanno una visione più completa dei livelli di sicurezza dell'ente e degli eventuali rischi all'interno di sistemi e dati. Ora che il Dipartimento dei servizi sanitari è su Atlassian Cloud, non deve più preoccuparsi della manutenzione del server. «In passato mi sono occupato della manutenzione dell'infrastruttura dei server. Non è piacevole», afferma Jeff Garrett, Technical Product Manager e DevOps Evangelist. «Grazie ad Atlassian Cloud Enterprise non è più necessaria e abbiamo anche la possibilità di aggiungere e rimuovere le applicazioni rapidamente».

2. Manutenzione e operazioni

L'IT è stato felice di passare alla gestione e al monitoraggio centralizzati nel cloud, oltre che all'utilizzo di Jira Software per il tracciamento e i test (con l'aiuto dell'app Xray Test Management).

3. Governance aziendale

Il Dipartimento dei servizi sanitari ha una governance centralizzata e ancora migliore grazie ad Atlassian Cloud Enterprise. «Questi strumenti ci aiutano a facilitare la conversazione sulla governance. Donano visibilità su ciò che stiamo facendo e ci permettono di crescere e maturare», afferma Ryan.

Integrando gli strumenti Atlassian fra di loro e con strumenti di produttività IT come Slack, abbiamo ottenuto maggiore efficienza, migliorato la gestione delle conoscenze e semplificato la scalabilità.

«Cerchiamo di non nascondere le cose nei ticket di Jira. Se risolviamo un bug, estraiamo le informazioni in Confluence e le riveliamo ad altri. Pubblichiamo in Slack anche le modifiche da Confluence e Jira, il che rende ancora più semplice cercare i ticket mentre chatto con qualcuno», spiega Joe. «In alcuni piccoli progetti ci hanno permesso, ad esempio, di passare da un team di una sola persona a un team di cinque componenti utilizzando uno spazio Confluence per scrivere cosa viene fatto e condividerlo con nuovi membri del team». Ryan aggiunge: «Nel complesso, le persone possono trovare ciò di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno, invece di dover aspettare la prossima riunione. Così abbiamo potuto eliminare le riunioni».

Meno tempo dedicato alle riunioni e alla gestione significa che l'IT può concentrarsi su ciò che sa fare meglio: fornire una tecnologia che aiuti l'ente a rivolgersi al meglio ai cittadini della California.

Bridging IT and business for successful portfolio management

Beyond IT, business and program teams are enjoying Atlassian tools just as much – proof that Modernization’s early adopter strategy is working. “The business teams, like Communications, are really happy with the fact that we could stand up a work management template project so quickly, and they can be on their way,” Christine explains. Ryan adds, “Jira helps us have repeatable processes. The Contracts Team uses Jira to track procurements, so now I can see when a procurement is going to be finalized and when resources are going to hit the ground.”

These improvements in visibility have been invaluable when it comes to portfolio management. “The big win with Atlassian is communicating business needs and engineering execution, and bridging the two,” Ryan says. “It helps us narrow our focus into what’s most important to the business. From the portfolio view, we can see the timeline to deliver a technical initiative, then drill all the way down to the dev teams that are delivering on those goals, as well as see from the bottom up. From the portfolio management standpoint, it's really helped that communication from the program to the technical level.”

From elevating security and speed, to making information easier to find, use, and share, DHCS is seeing vast improvements for teams of all types and all tiers.

Improving the health of the agency and the citizens it serves

Optimizing DHCS’s platforms and processes with Atlassian Cloud Enterprise has not only helped improve visibility, collaboration, and delivery at the individual and team levels, but also increased speed and savings for the agency.

Now that Jira Software and Confluence Cloud are DHCS’ single source of truth, the agency is planning to expand their Atlassian platform to include Opsgenie for alerting and on-call management, Statuspage for incident management, and Jira Align to link strategy to execution so they can enhance service delivery to the state’s residents: the heart of their work.

“Bringing the business and technology together to deliver on our initiatives is the core of success,” Ryan says. “Adding to our Atlassian tool set will contribute to our evolution here at DHCS and make sure we’re all moving in the same direction and focused on the most important initiatives. It’s only going to help our organization become more efficient at delivering those services to Californians.”