Modernisierung und Millionenersparnisse: Das Department of Health Care Services in Kalifornien nutzt Atlassian Cloud Enterprise

Eine etablierte Behörde trifft bei ihren wichtigen Zielen auf Hindernisse – und Chancen

Silos und veraltete Technologien halten selbst die erfahrensten Ideengeber und ehrgeizigsten Macher in Behörden zurück – eine Erfahrung, die das kalifornische Department of Health Care Services (DHCS) aus erster Hand machen musste. Jede Abteilung arbeitete auf ihre Ziele hin, jedoch mit unterschiedlichen Tools und Prozessen, sodass viele den Eindruck hatten, in unterschiedliche Richtungen zu arbeiten.

Ryan Mosley, Leiter der DHCS Modernization Factory, und Elisa Aviles-Bodoin, Atlassian Enterprise Advocate, sahen in diesen Herausforderungen eine Chance und begannen, eine goldene Lösung für den "Golden State" zu erforschen: die Standardisierung mit Atlassian Cloud-Tools, um schneller das Ziel zu erreichen, einen gleichberechtigten Zugang zu einer qualitativ hochwertigen Gesundheitsversorgung für alle Einwohner Kaliforniens zu bieten.

Ersparnisse von 2,2 Mio. Dollar allein bei einem Projekt – dank Modernisierung und Standardisierung

Jira Software Cloud und Confluence Cloud wurden bereits seit Jahren vom DHCS genutzt – wenn auch nur selten – sowie eine Reihe anderer Tools wie einer veralteten Version von SharePoint. Als die Behörde anfing, agile Methoden einzuführen und mehr Atlassian-Lizenzen hinzufügte, stellte sich ein natürliches Wachstum ein.

Als immer mehr Mitarbeiter die Tools von Atlassian nutzten, stellte das Modernisierungsteam des DHCS fest, dass die Mitarbeiter schneller arbeiteten, mehr zusammenarbeiteten und neue Wege fanden, um sich gegenseitig sowie die Einwohner Kaliforniens besser zu unterstützen. Als Ryan Mosley Führungskräften zeigte, wie die Mitarbeiter Atlassian nutzten und wie das Team das Portfoliomanagement durch Plattformstandardisierung für das gesamte Unternehmen verbessern konnte, waren sie alle überzeugt.

"Die Nutzung weitete sich auf mehrere Bereiche und Programme innerhalb und außerhalb des Modernisierungsteams aus", so Mosley. "Nachdem die Kommunikation und Bereitstellung durch das Modernisierungsteam der Leitung ein neues Maß an Transparenz und Echtzeitinformationen verschaffte, wurde die Standardisierung mit Atlassian zu einer bewussten Entscheidung."

Um die Einführung zu unterstützen, arbeitete Mosleys Team mit DHCS Enterprise Architect Joe Chavez, Jira-Administratorin Christine Corona und Atlassian Enterprise Advocate Elisa Aviles-Bodoin an einer einfachen Strategie für das Änderungsmanagement zusammen. "Wir haben nicht genug Ressourcen, um das Änderungsmanagement dauerhaft zu unterstützen, also haben wir uns an Early Adopters gewendet, die für die Tools geworben haben. Wir veranstalten auch Atlassian Community-Treffen, bei denen wir über Herausforderungen sprechen, die die Nutzer beschäftigen", so Mosley.

Als immer mehr Abteilungen anfingen, auf derselben modernen Plattform zu arbeiten, fiel es den Teams leichter, zusammenzuarbeiten und Aufgaben schneller zu erledigen, was zu erheblichen Einsparungen führte. "Für den Start eines Projektes brauchten wir 18 Monate. Nach der Einführung von Atlassian und dem Erlernen einer effektiveren Toolnutzung waren es beim nächsten Projekt nur noch 6 Monate. Indem wir alles in Jira und unseren Entwickler-Tools verfolgten, konnten wir die Kosten für die Einrichtung des Teams und die Bereitstellung des Produkts von 2,8 Mio. Dollar auf 600.000 Dollar reduzieren", erklärt Mosley.

Angesichts der zunehmenden Nutzung entschied sich das Modernisierungsteam des DHCS für die Standardisierung mit Atlassian Cloud-Produkten – für Skalierbarkeit, zentrale Verwaltung und Governance, Sicherheit auf Unternehmensebene und dedizierten Support. Nach der anfänglichen Nutzung von Confluence und Jira Software Cloud Premium entschied sich das DHCS 2021 schließlich für ein Upgrade auf den Enterprise-Tarif. Mit einem Anstieg auf mittlerweile 4.000 Nutzer ist DHCS eine der größten Behörden bei Atlassian Cloud Enterprise.

Mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben dank Freisetzung von Ressourcen

Durch eine zentrale cloudbasierte Informationsquelle und eine Plattform für die Zusammenarbeit mit Tausenden von Nutzern konnten die Abteilungen des DHCS Verbesserungen in ihren Schwerpunktbereichen erzielen. Zudem können Führungskräfte Fortschritte und Programme auf Portfolioebene verfolgen. Insbesondere die IT-Abteilung war von den Fortschritten bei ihren Hauptinitiativen überzeugt: Sicherheit und Datenschutz, Wartung und Betrieb, Governance und Portfoliomanagement.

1. Sicherheit und Datenschutz

Mit Jira Software haben die Teams einen umfassenderen Überblick über die Sicherheitsstufen der Behörde und alle mit Systemen und Daten verbundenen Risiken. Seit das DHCS Atlassian Cloud nutzt, müssen sie sich keine Gedanken mehr um die Serverwartung machen. "Ich musste in der Vergangenheit die Serverinfrastruktur warten. Es gibt schönere Aufgaben", so Technical Product Manager and DevOps Evangelist Jeff Garrett. "Jetzt, da wir Atlassian Cloud Enterprise nutzen, ist das nicht mehr erforderlich. Außerdem können wir Anwendungen schnell hinzufügen und entfernen."

2. Wartung und Betrieb

Für die IT-Abteilung war der Wechsel zur zentralen Verwaltung und Überwachung in der Cloud wichtig, ebenso wie die Nutzung von Jira Software für das Verfolgen und Testen (mithilfe der App Xray Test Management).

3. Enterprise-Governance

Das DHCS konnte mit Atlassian Cloud Enterprise die Governance zentralisieren und verbessern. "Die Tools helfen uns, die Kommunikation rund um die Governance zu erleichtern. Sie fördern die Transparenz darüber, was wir tun, und ermöglichen es uns, zu wachsen und uns weiterzuentwickeln", so Mosley.

Die Integration der Atlassian-Tools untereinander sowie mit anderen Produktivitätstools der IT-Abteilung wie Slack sorgte für größere Effizienz, verbessertes Wissensmanagement und einfachere Skalierung.

"Wir versuchen, Themen nicht in Jira-Vorgängen zu verstauben zu lassen. Wenn wir einen Fehler beheben, leiten wir die damit verbundenen Informationen zu Confluence weiter und stellen sie anderen zur Verfügung. Wir veröffentlichen Veränderungen aus Confluence und Jira auch in Slack. So wird es noch einfacher, nach Tickets zu suchen, während man im Chat ist", erklärt Chavez. "Es gibt auch eine Reihe von kleinen Projekten, in denen eine Skalierung möglich war. Zum Beispiel konnte ein einzelner Mitarbeiter bei der Vergrößerung eines Teams auf fünf Personen mithilfe eines Confluence-Bereichs sein Tätigkeitsfeld erläutern und es mit den neuen Teammitgliedern teilen." Mosley fügt hinzu: "Zusammenfassend kann man sagen, dass die Mitarbeiter die nötigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt finden können und nicht mehr auf das nächste Meeting warten müssen. So konnten wir auf Meetings verzichten."

Weniger Zeit für Meetings und Verwaltung bedeutet, dass sich die IT-Abteilung auf das konzentrieren kann, was sie am besten kann: Technologie bereitzustellen, die der Behörde hilft, die Bürger Kaliforniens besser zu unterstützen.

Bridging IT and business for successful portfolio management

Beyond IT, business and program teams are enjoying Atlassian tools just as much – proof that Modernization’s early adopter strategy is working. “The business teams, like Communications, are really happy with the fact that we could stand up a work management template project so quickly, and they can be on their way,” Christine explains. Ryan adds, “Jira helps us have repeatable processes. The Contracts Team uses Jira to track procurements, so now I can see when a procurement is going to be finalized and when resources are going to hit the ground.”

These improvements in visibility have been invaluable when it comes to portfolio management. “The big win with Atlassian is communicating business needs and engineering execution, and bridging the two,” Ryan says. “It helps us narrow our focus into what’s most important to the business. From the portfolio view, we can see the timeline to deliver a technical initiative, then drill all the way down to the dev teams that are delivering on those goals, as well as see from the bottom up. From the portfolio management standpoint, it's really helped that communication from the program to the technical level.”

From elevating security and speed, to making information easier to find, use, and share, DHCS is seeing vast improvements for teams of all types and all tiers.

Improving the health of the agency and the citizens it serves

Optimizing DHCS’s platforms and processes with Atlassian Cloud Enterprise has not only helped improve visibility, collaboration, and delivery at the individual and team levels, but also increased speed and savings for the agency.

Now that Jira Software and Confluence Cloud are DHCS’ single source of truth, the agency is planning to expand their Atlassian platform to include Opsgenie for alerting and on-call management, Statuspage for incident management, and Jira Align to link strategy to execution so they can enhance service delivery to the state’s residents: the heart of their work.

“Bringing the business and technology together to deliver on our initiatives is the core of success,” Ryan says. “Adding to our Atlassian tool set will contribute to our evolution here at DHCS and make sure we’re all moving in the same direction and focused on the most important initiatives. It’s only going to help our organization become more efficient at delivering those services to Californians.”