El Departamento de Servicios Sanitarios de California se modernizó y ahorró millones con Atlassian Cloud Enterprise

Una agencia consolidada se enfrenta a obstáculos (y oportunidades) en su importante misión

Los silos y la tecnología anticuada obstaculizan incluso a los pensadores gubernamentales más avanzados y ambiciosos, un desafío al que el Departamento de Servicios Sanitarios de California (DHCS) se estaba enfrentando de primera mano. Cada división perseguía sus objetivos pero, con herramientas y procesos dispares, muchas sentían que iban en distintas direcciones.

Al ver las oportunidades que ofrecían estos desafíos, Ryan Mosley, jefe de ingeniería y fábrica de modernización del DHCS, y Elisa Aviles-Bodoin, embajadora de Atlassian Enterprise, empezaron a explorar una solución ideal para Golden State: estandarizar con las herramientas de Atlassian Cloud para acelerar el progreso hacia su propósito de ofrecer un acceso equitativo a una atención médica de calidad que favorezca una California sana para todos.

La modernización y la estandarización ahorran 2,2 millones de dólares en un solo proyecto

El DHCS llevaba años utilizando a la ligera Jira Software Cloud y Confluence Cloud, junto con otras herramientas distintas, como una versión anticuada de SharePoint. Cuando la agencia empezó a adoptar metodologías ágiles y añadió más licencias de Atlassian, su uso empezó a crecer de forma orgánica.

A medida que más personas adoptaban las herramientas de Atlassian, el equipo de modernización del DHCS se dio cuenta de que los empleados trabajaban más rápido, colaboraban más y descubrían nuevas formas de atenderse mejor entre ellos y a los residentes de todo el estado. Cuando Ryan mostró a los líderes cómo utilizaban Atlassian los empleados y cómo el equipo podía mejorar la gestión de carteras de toda la organización mediante la estandarización de la plataforma, estuvieron todos de acuerdo.

"El uso empezó a extenderse a varias secciones y varios programas dentro y fuera del equipo de modernización", afirma Ryan. "Cuando la comunicación y la entrega del equipo de modernización aportaron nuevos niveles de transparencia e información en tiempo real a la oficina del director, [estandarizar Atlassian] pasó a ser una decisión más deliberada".

Para favorecer la adopción, el equipo de Ryan colaboró con Joe Chavez, el arquitecto empresarial del DHCS, Christine Corona, la administradora de Jira, y Elisa Aviles-Bodoin, embajadora de Atlassian Enterprise, en una estrategia sencilla de gestión de cambios. "La gestión del cambio no es algo que apoyemos con recursos permanentes, así que recurrimos a los primeros en adoptarla y dejamos que evangelizaran las herramientas. Además, organizamos reuniones de la comunidad de Atlassian en las que tratamos los desafíos a los que se enfrentan las personas", explica Ryan.

A medida que más divisiones empezaban a trabajar en la misma plataforma moderna, a los equipos les resultó más fácil colaborar y trabajar más rápido, lo que supuso un ahorro significativo. "Un proyecto tardó 18 meses en ponerse en marcha. Tras adoptar Atlassian y aprender formas más valiosas de usar las herramientas, el siguiente tardó seis meses. Al hacer un seguimiento de todo lo que hay en Jira y en todas nuestras herramientas para desarrolladores, hemos reducido el coste de creación del equipo y la entrega del producto de 2,8 millones de dólares a 600 000 dólares", señala Ryan.

Con el aumento del uso, el equipo de modernización del DHCS optó por estandarizar con los productos de Atlassian Cloud en cuanto a escalabilidad, administración y control centralizados, seguridad de nivel empresarial y soporte especializado. Tras empezar con Confluence y Jira Software Cloud Premium, el DHCS mejoró su plan a Enterprise en 2021. Ya han llegado a 4000 usuarios, lo que convierte al Departamento de Servicios Sanitarios de California en una de las mayores agencias gubernamentales de Atlassian Cloud Enterprise.

Liberación de los recursos para centrarse en el trabajo más importante

Con una fuente de información veraz central y una plataforma de colaboración basada en la nube para miles de usuarios, las divisiones del DHCS han registrado mejoras en sus áreas de enfoque. Los líderes de la oficina del director también pueden hacer un seguimiento del progreso y de los programas a nivel de cartera. El departamento de TI está especialmente entusiasmado con los avances en sus principales iniciativas: seguridad y privacidad, mantenimiento y operaciones, control y gestión de carteras.

1. Seguridad y privacidad

Con Jira Software, los equipos tienen una visión más completa de los niveles de seguridad de la agencia y de los riesgos en los sistemas y los datos. Ahora que el DHCS está en Atlassian Cloud, no tiene que preocuparse por el mantenimiento de los servidores. "Antes tenía que mantener la infraestructura de los servidores. No era nada agradable", afirma Jeff Garrett, director técnico de productos y divulgador de DevOps. "Estar en Atlassian Cloud Enterprise supone no tener que hacerlo más. Además, podemos añadir y eliminar aplicaciones rápidamente".

2. Mantenimiento y operaciones

El departamento de TI ha disfrutado de la transición a la gestión y la supervisión centralizadas en la nube, así como del uso de Jira Software para el seguimiento y las pruebas (con la ayuda de la aplicación de gestión de pruebas de rayos X).

3. Control empresarial

El DHCS ha centralizado y mejorado el control con la ayuda de Atlassian Cloud Enterprise. "Estas herramientas nos ayudan a facilitar la conversación sobre el control. Apoyan la visibilidad de lo que hacemos y nos permiten crecer y madurar", afirma Ryan.

La integración de las herramientas de Atlassian entre sí y con otras herramientas de productividad de TI, como Slack, ha generado aún más eficiencia, ha mejorado la gestión del conocimiento y ha facilitado la escalabilidad.

"Intentamos no enterrar las cosas dentro de las incidencias de Jira. Si corregimos un error, extraemos esa información en Confluence y la mostramos a otros. También publicamos los cambios de Confluence y Jira en Slack, lo que facilita aún más la búsqueda de tickets mientras hablo con alguien", explica Joe. "Asimismo, hay varios proyectos pequeños en los que han podido escalar, por ejemplo, de un equipo de uno a cinco personas utilizando un espacio de Confluence para anotar lo que hacen y compartirlo con los nuevos miembros del equipo". Ryan añade: "Por lo general, las personas pueden encontrar lo que necesitan cuando lo necesitan, en lugar de esperar a la próxima reunión. No cabe duda de que nos ha ayudado a eliminar las reuniones".

Dedicar menos tiempo a las reuniones y a la gestión significa que el departamento de TI puede centrarse en lo que mejor sabe hacer: habilitar la tecnología que ayude a la agencia a prestar un mejor servicio a los ciudadanos de California.

Bridging IT and business for successful portfolio management

Beyond IT, business and program teams are enjoying Atlassian tools just as much – proof that Modernization’s early adopter strategy is working. “The business teams, like Communications, are really happy with the fact that we could stand up a work management template project so quickly, and they can be on their way,” Christine explains. Ryan adds, “Jira helps us have repeatable processes. The Contracts Team uses Jira to track procurements, so now I can see when a procurement is going to be finalized and when resources are going to hit the ground.”

These improvements in visibility have been invaluable when it comes to portfolio management. “The big win with Atlassian is communicating business needs and engineering execution, and bridging the two,” Ryan says. “It helps us narrow our focus into what’s most important to the business. From the portfolio view, we can see the timeline to deliver a technical initiative, then drill all the way down to the dev teams that are delivering on those goals, as well as see from the bottom up. From the portfolio management standpoint, it's really helped that communication from the program to the technical level.”

From elevating security and speed, to making information easier to find, use, and share, DHCS is seeing vast improvements for teams of all types and all tiers.

Improving the health of the agency and the citizens it serves

Optimizing DHCS’s platforms and processes with Atlassian Cloud Enterprise has not only helped improve visibility, collaboration, and delivery at the individual and team levels, but also increased speed and savings for the agency.

Now that Jira Software and Confluence Cloud are DHCS’ single source of truth, the agency is planning to expand their Atlassian platform to include Opsgenie for alerting and on-call management, Statuspage for incident management, and Jira Align to link strategy to execution so they can enhance service delivery to the state’s residents: the heart of their work.

“Bringing the business and technology together to deliver on our initiatives is the core of success,” Ryan says. “Adding to our Atlassian tool set will contribute to our evolution here at DHCS and make sure we’re all moving in the same direction and focused on the most important initiatives. It’s only going to help our organization become more efficient at delivering those services to Californians.”