Créer un réseau social d'entreprise prospère
Comment concevoir un réseau social d'entreprise que toute votre entreprise va adorer
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Les lieux de travail prospèrent grâce à la communication et la collaboration. Que tous vos collaborateurs travaillent en distanciel ou se retrouvent sur le même site physique, les équipes et les employés doivent être connectés pour collaborer efficacement. Si cela semble évident, créer ce sentiment de connexion l'est beaucoup moins.
Un réseau social d'entreprise est un réseau social interne privé que les entreprises utilisent pour permettre à toutes leurs équipes de communiquer entre elles. Il intègre généralement des fonctionnalités de messagerie groupée, de gestion de projet, de gestion de tâche et d'outils de collaboration, sur une plateforme unique. Un réseau social d'entreprise (RSE) encourage les collègues à communiquer et à collaborer entre les silos, ce qui favorise leur engagement et les idées innovantes. Qui voudrait s'en passer ?
Un bref historique des réseaux sociaux d'entreprise
Vous avez peut-être entendu parler de réseaux sociaux d'entreprise populaires tels que Yammer, Teams, Jive, Chatter ou Jabber. Mais comment ces réseaux sont-ils apparus et dans quel but ?
Revenons au début des années 1990, aux prémices d'Internet. Les gens commençaient à se connecter pour former des communautés autour d'intérêts communs. Certains sites comme theGlobe.com et Geocities (qui a fermé en mars 2019 après presque 25 années d'existence) étaient des hébergeurs permettant de partager du contenu en ligne. Ces réseaux sociaux sont devenus si importants que tout le monde voulait y participer, y compris les annonceurs.
À partir de ces sites précurseurs sont nées les plateformes modernes de réseaux sociaux que la plupart d'entre nous utilisent aujourd'hui, comme Facebook, Twitter et LinkedIn. Tablant sur l'immense popularité de ces réseaux dans la sphère privée, des réseaux sociaux d'entreprise comme Yammer et Jabber sont apparus et ont pris de l'ampleur.
Yammer est un réseau social similaire à Facebook, mais pour un usage interne à l'entreprise. Son interface conviviale permet de communiquer avec tous vos collègues, et il affiche un flux d'activités où vous pouvez consulter les derniers contenus et actions des employés. Les entreprises se sont intéressées à cette plateforme unique de communication et collaboration, qui permet de mettre tout le monde au diapason. Microsoft a acquis Yammer en 2012 et s'en est inspiré pour concevoir Microsoft Teams.
Avantages des réseaux sociaux d'entreprise (et pièges à éviter)
Les entreprises déploient souvent des réseaux sociaux d'entreprise pour combler les failles de communication au sein de leur personnel, notamment dans les entreprises où les équipes sont dispatchées. En effet, il est plus facile d'interagir avec des collègues du monde entier via des plateformes de communication en ligne que par des appels téléphoniques et des e-mails.
Mais en utilisant un réseau social d'entreprise uniquement pour communiquer et sociabiliser, vous n'exploitez pas le vrai potentiel du réseau à l'échelle de l'entreprise. La myriade d'outils et de logiciels différents utilisés pour la collaboration, la gestion des tâches, le partage de documents, l'édition et le management suppose des changements de contexte incessants, et entraîne des pertes de productivité tout au long de la journée.
Pour que votre équipe tire le meilleur parti de son réseau social, le réseau choisi doit intégrer de manière transparente les outils de collaboration et de partage de documents. Considérez ce réseau comme la plateforme de collaboration et de communication de votre organisation. Personne ne doit se demander sur quel outil est enregistrée telle conversation, qu'elle porte sur un document ou un projet.
Cette approche repose sur des études. La publication Harvard Business Review a montré que les équipes utilisant des réseaux sociaux d'entreprise collaborent et partagent des connaissances entre les silos bien plus facilement. Les réseaux sociaux internes les aident à prendre des décisions plus rapidement, à développer des idées plus novatrices et à s'engager davantage dans leur travail et dans leur entreprise.
Les réseaux sociaux d'entreprise aident les équipes à prendre des décisions plus rapides, à développer des idées plus innovantes et à s'impliquer davantage dans leur travail et leur entreprise.
Revenons à l'historique des réseaux sociaux d'entreprise. L'année où Microsoft a acquis Yammer, le McKinsey Global Institute a publié une étude montrant que 72 % des entreprises utilisaient les technologies sociales pour stimuler leurs activités, mais très peu d'entre elles étaient « proches d'en tirer les bénéfices maximum ».
D'après l'étude, les entreprises avaient la possibilité d'accroître la productivité de leurs managers et employés hautement qualifiés de 20 à 25 % en mettant en œuvre une gamme de technologies sociales et de logiciels axés sur la communication, le partage de connaissances et la collaboration, au sein des entreprises et entre elles. Alors, comment concrétiser cette possibilité ?
Comment utiliser efficacement un réseau social d'entreprise
Comme nous l'avons vu, l'un des critères clés à prendre en compte lorsque vous déployez un réseau social dans votre entreprise est de l'intégrer au travail de vos équipes. De nombreux réseaux intègrent des outils de partage de fichiers et de gestion des tâches, en plus de la messagerie instantanée. Mais d'autres entreprises peuvent privilégier le déploiement d'un réseau social via une plateforme collaborative interne existante qui intègre des fonctions de gestion de projet, comme Confluence.
Confluence est un espace de travail où les organisations peuvent créer, organiser et partager les connaissances des équipes et les documents de projet. Confluence permet aussi d'échanger et de collaborer autour de ces contenus. Sur le fil d'actualités, les contenus pertinents publiés dans toute l'entreprise s'affichent, pour que tous les collaborateurs se tiennent à jour sur les annonces faites par leurs pairs.
Par exemple, l'ONG internationale Mercy Ships utilise Confluence comme réseau social d'entreprise, et encourage ses membres d'équipe à y partager leurs réussites personnelles et professionnelles. Après publication, généralement sous la forme d'un billet de blog interne, les autres membres d'équipe peuvent monter leur intérêt par des commentaires ou des questions qui créent un vrai sentiment de partage et de communauté.
Avant de déployer un réseau social d'entreprise, demandez-vous qui dans votre organisation sera chargé de la modération. Dans certaines entreprises, la responsabilité et la modération sont affectées à une seule équipe, comme le service informatique ou les RH. Mais d'autres entreprises ont réussi à partager cette responsabilité entre tous les collaborateurs. Dans le cas de Mercy Ships, il a suffi que le service informatique configure Confluence en interne, puis établisse des principes d'utilisation basés sur de bonnes pratiques d'usage, de bienséance et de communication que tous les membres de l'entreprise ont su respecter.
En fin de compte, l'efficacité de la plateforme choisie dépend de son utilisation par votre équipe. Si elle est difficile à utiliser, vous n'obtiendrez pas l'adhésion recherchée. La bonne plateforme doit être ludique, facile d'utilisation et non intrusive, tout en répondant aux besoins de vos équipes en communication avec l'organisation, partage et stockage de documents, gestion des tâches et collaboration. Plus vos équipes restent dans le même environnement, mieux c'est ; elles peuvent alors mieux se concentrer sur les détails et être plus productives.
