Confluence で会議を減らす方法

「あなたが好む [コミュニケーション手段] はどれかを明確にし、特に質問や会話によって [会議の開催] を回避できるかもしれない場合は、喜んでその手段での連絡を受け取ることを伝えましょう」– Nic Brough、アトラシアン コミュニティ リーダー

チームの一元的な情報源を確立して全員に適切な情報を確実に伝えることで、明快さを高め、時間を節約し、さらには会議を回避することさえできます。同様に、コミュニケーションを行うための標準の場所を設定することで、混乱を最小限に抑え、連携を強化することができます。同僚と連絡を取る方法は無数にあるため、コミュニケーションを行うべき場所の優先順位を設定することが重要です。

「さまざまなタイプの会議の議事録ページがあり (例: 顧客ステータス、社内開発)、これらは見出しを使用して時系列に整理されています」– Jared Olsonアトラシアン コミュニティ メンバー

ミーティング議事録は、すぐに参照できなければ役立ちません。目的、会議の種類、その他の主要な特徴に基づいてミーティング議事録を整理する仕組みを構築し、チーム メンバーがすばやく簡単に見つけられるようにしましょう。

「もし私と会議をしていたら、あなたはプロジェクトの推進に必要な作業を行えません」– Andrew Kendris、アトラシアン コミュニティ リーダー

簡単に思えるかもしれませんが、全員が実際にこれを実践していれば、非生産的な会議に月に 31 時間を費やすことはなかったでしょう。ですので、会議をスケジュールしないよう日常業務を改善しましょう。

その方法は、インフラストラクチャです。会議をカレンダーに記入する前に、依頼者と招待者に会議の必要性を評価するよう促すシステムを確立します。招待リクエスト フォームまたはテンプレートを使用すると、すべての関係者が、非同期コラボレーションでも同じ結果を達成できないか批判的に考えるようになります。また、非同期コラボレーションを選んで、会議招待を拒否することを標準化するのにも役立ちます。