Twitter ist eine bekannte Social-Media-Plattform mit mehr als 186 Millionen Benutzern – Tendenz steigend. Hinter den Kulissen ist Twitter ein Unternehmen mit Tausenden Mitarbeitern und Hunderten unterschiedlicher Teams, die zahlreiche Tools einsetzen, um ihre internen Aufgaben zu bewältigen. Seit 2007 setzen die Entwicklungsteams von Twitter auf Jira Software, um ihre Arbeit zu managen. Bis 2019 wurde in fast jedem Twitter-Team Jira eingeführt. Das Tool hilft den Teams, ihre Aufgaben besser zu verwalten und nachzuverfolgen.
Die schrittweise Einführung von Jira bei Twitter führte zu voneinander unabhängigen Jira-Projekten. Es gab keine Standards zu Vorgangstyp, Feldern, Funktionen oder zum Abhängigkeitsmanagement. Außerdem hatte viele Teams bei Twitter Defizite bei der Berichterstattung. Sie verwendeten Tabellen oder andere Tools für Berichte, wobei jedoch eine allgemeine Übersicht fehlte, die nötig gewesen wäre, um Aufgaben über mehrere Teams, Projekte und größere Initiativen hinweg strategisch zu planen und nachzuverfolgen.
Das Twitter-Projekt "Experience Project Tracking"
Während Twitters Hack Week 2019 schlug Joe Pursel, Senior Application Engineer bei Twitter, daher vor, Jira anzupassen, damit das Experience-Entwicklungsteam von Twitter Aufgaben besser verwalten und nachverfolgen konnte. Das Projekt, das Experience Project Tracking genannt wurde, umfasste eine Reihe von Richtlinien für die Projektnachverfolgung mit Jira Software und Advanced Roadmaps für Jira. Pursel ist zudem Teil des Twitter Atlassian Team, das Software-Upgrades für Jira und Confluence managt. Zudem ist das Team für den Benutzersupport verantwortlich. Es erstellt benutzerdefinierte Projekte und Workflows sowie Service-Management-Portale mit benutzerdefinierten Automatisierungsfunktionen.
"Durch externe Recherchen und Befragungen haben wir herausgefunden, dass erfolgreiche Unternehmen besonderen Fokus darauf legen, wer an was arbeitet und warum. Sie verfolgen Projekte nach, messen den Einfluss oder den ROI und versuchen, sich kontinuierlich zu verbessern", so Pursel.
Das Twitter Atlassian Team erkannte die Vorteile der dynamischen Berichterstellungsfunktionen von Jira und entwickelte ein Skript für Jira, das eine einheitliche Projektvorlage für Vorgangstypen, Workflows und Bildschirme umfasste. Mithilfe des Skripts konnten am ersten Wochenende mehr als 500 Jira-Projekte konvertiert werden. Auf diese Weise wurden Workflows transformiert und Führungskräfte von Twitter erhielten ein besseren Einblick in die Arbeit.
"Alle Mitarbeiter, die eine Position als Director oder Technical Program Manager innehaben, können nun ein Dashboard nutzen und einen dynamischen Bericht mit den gewünschten Informationen aufrufen, darunter der Team-Performance", erklärt Aswin Achuthan, Senior Applications Engineer bei Twitter. "Ein Projektleiter kann zum Beispiel einen Bericht für das Unternehmen aufrufen, um Anforderungen zu ermitteln und zu erfahren, wie ein Team vorankommt."
Vom Experience zum Unified Project Tracking
Experience Project Tracking war ein sofortiger Erfolg. Teams aus anderen Abteilungen erkannten schnell das Potenzial für ihre eigene Abteilung und wollten die Funktion ebenfalls nutzen. Die Führungskräfte von Twitter sahen dies als Chance, den Zweck, die Vision und die Ziele zu überarbeiten und genehmigten nach nur kurzer Zeit das Projekt Unified Project Tracking.
Das Projekt umfasst neue Richtlinien für die Erstellung von Projekten und die Verknüpfung von Aufgaben mit einer klar definierten Hierarchie. Auf Grundlage von Projekten und Workstreams aus Advanced Roadmaps für Jira umfasst die Hierarchie übergeordnete Vorgangstypen und führt fünf Ebenen über agilen Epics ein, um Projekte zu definieren und anzuleiten. Die Hierarchie sieht wie folgt aus: Zweck, gefolgt von Vision/Ziel, Ziel/Strategische Initiative, Strategie/Workstream, Roadmap-Projekt/Initiative und Epic/Meilenstein/Risiko.
Twitters Unified Project Tracking-Hierarchie in Advanced Roadmaps für Jira
Die Hierarchie wurde für neue und bestehende Jira-Projekte implementiert und unterstützt die Planung, die Nachverfolgung und das Verantwortungsbewusstsein. Jira Advanced Roadmaps ermöglicht es Teams, Vorgangstypen anzupassen und die Datentyp-Priorität zuzuweisen. Auf diese Weise kann Twitter Aufgaben je nach Team organisieren – ausgerichtet am Unternehmensziel.
Die Zuordnung von Abhängigkeiten erfolgt, indem Epic-Tickets als untergeordnete Elemente des Roadmap-Projektvorgangstyps hinzugefügt werden. Wenn ein Roadmap-Projektvorgang erstellt wird, kann der Autor/die zugewiesene Person auf eine Workflow-Schaltfläche klicken, um ein untergeordnetes Epic zu erstellen. Dieses wird dann für die Verknüpfung und Abhängigkeiten mit dem Namen des Roadmap-Projektvorgangs vorausgefüllt.
Twitter hat zwei Benutzertypen für Roadmap-Projekte und Epics: Portfolio Owners und Epic Owners. Portfolio Owners sind für Jira-Projekte verantwortlich und Epic Owners identifizieren alle Aufgabenelemente im Epic und schließen sie ab. Roadmap-Projektvorgänge verwenden zudem den übergeordneten Link, um die Hierarchie mit Strategie- oder Workstream-Vorgängen zu verknüpfen.
Durch die Nutzung dieser neu erstellten Vorgangstypen haben Führungskräfte umfassenderen Einblick in den Arbeitsfortschritt. Außerdem können Teams im gesamten Unternehmen nun Jira für das Projektmanagement verwenden.
Unified Project Tracking bei Twitter ist:
- Zweckorientiert: Jedes Team bei Twitter weiß, wie seine Arbeit zu der Strategie und den Zielen des Unternehmens beiträgt. Projektverantwortliche kümmern sich dabei darum, dass Projekte gemäß den Zielen vorankommen.
- Asynchron: Wenn Teams Jira nutzen, können jederzeit und von jedem Standort aus Statusaktualisierungen vorgenommen und Kommentare verfasst werden. Das heißt, dass hierfür keine Statusmeetings mehr erforderlich sind.
- Zugänglich (und fair): Jeder bei Twitter kann sehen, wer für ein Projekt verantwortlich ist, und eine Frage in Jira stellen, unabhängig von seiner Position im Unternehmen.
Jira und Confluence sind eng mit Twitter verbunden. Confluence dient als Wissensressource für die Dokumentation, einschließlich Tutorials und Projektinformationen. Es wird außerdem für Teambereiche verwendet, die Projektpläne, Berichte und Kalender enthalten können, sowie für persönliche Bereiche. Das Questions for Confluence-Plugin ermöglicht es Benutzern, Fragen zu stellen und Erkenntnisse mit anderen Teammitgliedern zu teilen.
Das Twitter Atlassian Team entwickelte zudem benutzerdefinierte Skripts, um Mitglieder in Slack-Channels des Teams über Vorgangs-Updates in Jira zu informieren. Außerdem wurden neue Funktionen hinzugefügt, um die Berichterstellung und Nachverfolgung von Zielen zu verbessern, darunter Rich Filters for Jira Dashboards, Time Tracking Dashboards und Service Desk Dashboards.
"Das Tolle an Jira ist, dass es so flexibel ist und in jedem Team verwendet werden kann. Dafür ist nur ein Codezeilenbefehl erforderlich", so Achuthan.
Durch die Bereitstellung einer einheitlichen Erfahrung mit standardisierten Workflows für teamübergreifende Projekte sorgte Unified Project Tracking dafür, dass Teams bei Twitter Fortschritte leichter messen und effizienter arbeiten können. Mit Advanced Roadmaps für Jira können Teams den kritischen Pfad eines Plans festlegen, verschiedene Varianten erkunden und Jira entsprechend aktualisieren. Neue Teammitgliedern können direkt mit Projekten und Initiativen loslegen und besser erkennen, worauf sie ihre Aufmerksamkeit richten sollten.
Die Führungskräfte und Manager von Twitter können Aufgaben strategisch team- und projektübergreifend planen und nachverfolgen. Sie können einfach Fragen beantworten wie:
- Wie kommen Teamprojekte jede Woche voran? (In Bezug auf Ziele, Initiativen, Workstreams, wichtige Verbesserungen und Routineaufgaben)
- Welche Projekte werden zu einem bestimmten Zeitpunkt geliefert?
- Wie entwickelt sich die Lieferquote mit der Zeit?
Unified Project Tracking stellt sicher, dass Mitarbeiter bei Twitter unabhängig von ihrer Position mehr Verantwortung übernehmen. Durch die innovative Verwendung von Jira und Advanced Roadmaps konnte Twitter die Arbeitsweise im gesamten Unternehmen transformieren. Aus diesem Grund erhielt das Unternehmen im Rahmen der Atlassian Team Awards die Auszeichnung Best in Class (Technical).
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