What is lead time? Definition and strategies to optimize

Definition of lead time

Lead time is the elapsed time from the start of a process to its completion. It can be applied to any process in which a set of actions takes place. For example, a highly customized product, such as a work of art, may have a long lead time due to its unique, customer-centric requirements. Standardized products, such as vacuum cleaners, may have a short lead time due to established production processes and inventory management.

Lead-time metrics are crucial for understanding and optimizing various business processes. They’re an essential part of strategic planning and decision-making, leading to improved customer satisfaction and continuous improvement.

Types of lead time

There are three types of lead time:

• Customer lead time is the time between when a customer places an order and when they receive the product. It often begins with the order confirmation but can include the time to place the order. It encompasses preparing the product, packing, and shipping and ends with the final delivery.
• Material lead time is common in product manufacturing. It measures the time between identifying the need for materials and receiving them. For example, if a manufacturer uses raw steel, the material lead time includes defining the quantity and grade needed, placing the order with the supplier, knowing the supplier’s lead time to make the materials to specifications, packing, and shipping.
• Production lead time is the time it takes to create a product once all raw materials are available. This internal lead-time metric doesn’t include shipping to customers but ends with a product-ready status. For example, production lead time in software development encompasses gathering requirements, crafting design and development specifications, developing software, testing, and releasing.

Though measured separately, you can include these in a cumulative lead time that measures the end-to-end cycle, such as from raw material to the customer’s hands.

Components of lead time

Lead time breaks down into specific elements to help measure, track, and optimize processes. These components include the following:

• Pre-processing encompasses the activities before purchasing materials or products, such as identifying requirements, creating the job or statement of work, and purchasing. These activities precede placing the actual order and can vary by industry.
• Processing includes the time from receiving the order to producing the product. In software development, this is the time to create a new feature. In manufacturing, it’s the time to build the physical product.
• Wait time is the time between pre-processing and processing. For example, if the product is on a strategic roadmap but has projects ahead of it, the wait time indicates the elapsed time between placing the order and when processing begins.
• Storage refers to the amount of time a product is stored in a facility, such as a warehouse, before shipping.
• Transportation is the amount of time a product is in transit, from leaving the warehouse to reaching the customer.
• Inspection is when the customer must verify that the product meets their approval. For manufactured items, this may be testing that the product functions as expected. In software development, this is commonly the user acceptance testing period. In all examples, the inspection time may include making product corrections.

Factors affecting lead time

Many factors can influence lead time, including:

• Supplier availability: Your lead time predictions are only as good as your supplier’s. If the supplier is unable to secure materials, their lead times lengthen.
• Supplier reliability: The quality of the materials your supplier receives can impact your lead time, especially if products need repairs or replacement.
• Production processes: Each step in the production process has the potential to lengthen or shorten lead times. Efficient processes improve lead times, while opaque or complex processes can create longer lead times.
• Inventory levels: Low inventory levels during high demand can lengthen lead times. However, too much inventory that requires storage can also lead to inefficiencies in order processing.
• Transportation: The distance products must travel between your warehouse and your customer, or whether they must clear customs or undergo regulatory inspection, can affect lead times.
• Quality: The reliability of your products and whether they meet customer expectations can result in shipping replacement products. When this happens, the lead time from order to customer roughly doubles.
• Demand: Product demand can be seasonal. For example, if you manufacture patio furniture, demand increases during warm months. If demand outpaces the production process, this can result in backlogged orders. Every moment an order is in backlog, the average lead time increases.
• Communication: Poor communication across teams or with suppliers and shippers can create inefficiencies. This can include orders not shipping when the product is available or a delay in ordering raw materials.
• External events: The Covid pandemic disrupted the supply chain, resulting in long lead times. Other events, such as natural disasters, power outages, road construction, and political events, can also impact lead times.

How to measure lead time

A generic formula for calculating lead time is the process complete date minus the process start date.

For specific lead time types, the formulas are as follows:

• Production lead time is the sum of production time, procurement time, and shipping time.
• Inventory lead time is the sum of supply delay and reordering delay time.
• Order fulfillment lead time is the order delivery date minus the order received date.

Strategies to reduce lead time

You can do many things to reduce lead times, all leading to developing a strategy that measures, tracks, and optimizes each step in your processes. This iterative process is integral to your overall product strategy. Here are some ways to improve your lead times:

Process optimization

Review the processes that contribute to lead time. If there are unnecessary steps or waste, eliminate these. Remember that process optimization may require adding new steps to reduce lead time.

For example, if regulatory reviews affect your lead times, determine the rate of rework your finished products undergo. Assign an individual or team to understand compliance and validate that the specifications meet those requirements. Additional steps like compliance testing for finished products may also help. While these steps may increase production lead time at first, they can decrease the cumulative lead time for your products.

If you’re purchasing raw materials, review the rate of reorder and rejection due to quality issues. Look for opportunities to improve the quality. These can include defining clearer requirements for the materials you need, auditing the quality of various suppliers, and reviewing how you store and use materials.

Automatisation

Automated reports during project planning and each project management phase can alert you to low inventory, longer-than-usual lead times, fluctuating customer demand, and compliance errors. With tools such as Jira reports, you can track your cycle times and the issues impacting them. For example, a cumulative flow diagram can help you spot blockages in real-time, and a control chart can provide insights into cycle and lead times.

Les étapes d'automatisation supplémentaires peuvent inclure des alertes lorsque le stock atteint un niveau donné, des erreurs critiques lors des tests de produits ou des déclencheurs de feedback client. Pour fluidifier la livraison, intégrez l'automatisation de l'impact sur les délais d'exécution en tant que fonction de gestion de projet standard.

Gestion de la relation avec les fournisseurs

Apprenez à connaître vos fournisseurs et faites vos recherches. Les produits les moins chers peuvent devenir les plus chers s'ils ont un impact sur vos délais d'exécution en raison de retouches, d'un manque de fiabilité ou d'une disponibilité irrégulière. La gestion de la relation avec les fournisseurs est essentielle pour se procurer des contenus de qualité, négocier les prix, et gérer les contenus rejetés ou retravaillés.

Lors de la sélection des fournisseurs, passez en revue leurs délais d'exécution, leur localisation et leur fiabilité. Les fournisseurs locaux peuvent souvent livrer plus rapidement, et la proximité vous permet de développer de meilleures relations. En cas de problème, une relation solide avec votre fournisseur peut vous aider à surmonter les défis rapidement.

Techniques de fabrication Lean

La fabrication Lean (Lean Manufacturing) est une philosophie et une pratique développée par Toyota et adoptée par de nombreuses entreprises pour éliminer le gaspillage dans leurs processus. Elle vise à créer le plus de valeur possible pour les clients en utilisant le moins de ressources possible. Les principes Lean sont les suivants :

• Identifiez la valeur grâce à la cartographie de la chaîne de valeur (VSM). Il s'agit d'une analyse de la valeur apportée au client à chaque étape du processus. Cela permet aux entreprises de voir les activités auxquelles elles consacrent du temps et des ressources qui n'ont que peu ou pas de valeur et de les éliminer.
• Fluidifiez le travail en éliminant les goulots d'étranglement et en séquençant les étapes du processus de manière efficace du début à la fin.
• Mettez en place un système Pull en fabriquant des produits en fonction de la demande réelle. Cela permet de réduire les stocks excédentaires en ne produisant que ce qui est nécessaire au moment opportun.

Les principes Lean visent l'excellence des produits et des processus en mettant en place des activités d'amélioration continue tout au long du cycle de vie du développement produit.

Optimisez les délais d'exécution grâce à Jira

Jira fournit des informations en temps réel qui peuvent vous aider à améliorer vos délais d'exécution et la gestion globale du travail. De la gestion des prévisions au suivi des délais de résolution, Jira aide les équipes à identifier et à résoudre les problèmes rapidement.

Le reporting Agile de Jira aide les équipes à identifier le surengagement et la dérive des objectifs dans les sprints, à suivre l'avancement sur des graphiques Burndown et à améliorer les estimations du travail grâce à des graphiques de vélocité.

Les environnements Lean et Agile utilisent Jira pour optimiser leurs workflows dans un souci de livraison et d'amélioration continues.

Délai d'exécution : FAQ

Un exemple de délai d'exécution ?

Un délai d'exécution peut s'appliquer à n'importe quel produit ou service. Par exemple, si vous êtes un courtier immobilier qui aide une famille à acheter un logement, vous pouvez avoir les délais d'exécution suivants :

• La recherche des propriétés disponibles prend quatre heures.
• Il faut deux jours pour montrer des logements potentiels.
• L'acceptation de l'offre peut se faire en deux jours.
• L'inspection prend 10 jours.
• Le dépôt fiduciaire prend cinq jours.

Les délais d'exécution peuvent comporter des étapes supplémentaires, telles que l'obtention d'un financement ou encore la négociation des réparations. Avec un processus optimisé, le délai d'exécution entre le moment où la famille entame le processus d'achat et celui où elle emménage dans un nouveau logement peut être de 31 jours.

Quelle est la différence entre le délai d'exécution et la durée d'exécution ?

Le délai d'exécution et la durée d'exécution sont fonction des différentes activités. Le délai d'exécution est le temps qui s'écoule du début à la fin, par exemple pour traiter une commande client ou fabriquer un composant.

La durée d'exécution mesure la durée d'une procédure, comme la commande d'un repas au restaurant ou la consultation dans une clinique. Dans une clinique, la durée d'exécution correspond au temps pendant lequel le patient est à la clinique : enregistrement, attente pour voir le prestataire, rendez-vous avec un médecin et départ. Le délai d'exécution est généralement plus court et inclut davantage de variables ; par exemple, un patient peut devoir attendre plus longtemps si la priorité est accordée à un autre patient ayant un problème plus urgent.

Délai d'exécution et durée d'exécution : deux concepts identiques ?

Bien que les gens utilisent ces termes de façon interchangeable, le délai d'exécution et la durée d'exécution sont deux concepts différents. Le délai d'exécution est le temps qui s'écoule dans un processus métier défini, qui peut inclure la livraison mais pas nécessairement. La durée d'exécution est un terme plus précis qui mesure le temps qui s'écoule entre le moment où un client passe une commande et la date d'arrivée de celle-ci.