What is lead time? Definition and strategies to optimize

Definition of lead time

Lead time is the elapsed time from the start of a process to its completion. It can be applied to any process in which a set of actions takes place. For example, a highly customized product, such as a work of art, may have a long lead time due to its unique, customer-centric requirements. Standardized products, such as vacuum cleaners, may have a short lead time due to established production processes and inventory management.

Lead-time metrics are crucial for understanding and optimizing various business processes. They’re an essential part of strategic planning and decision-making, leading to improved customer satisfaction and continuous improvement.

Types of lead time

There are three types of lead time:

• Customer lead time is the time between when a customer places an order and when they receive the product. It often begins with the order confirmation but can include the time to place the order. It encompasses preparing the product, packing, and shipping and ends with the final delivery.
• Material lead time is common in product manufacturing. It measures the time between identifying the need for materials and receiving them. For example, if a manufacturer uses raw steel, the material lead time includes defining the quantity and grade needed, placing the order with the supplier, knowing the supplier’s lead time to make the materials to specifications, packing, and shipping.
• Production lead time is the time it takes to create a product once all raw materials are available. This internal lead-time metric doesn’t include shipping to customers but ends with a product-ready status. For example, production lead time in software development encompasses gathering requirements, crafting design and development specifications, developing software, testing, and releasing.

Though measured separately, you can include these in a cumulative lead time that measures the end-to-end cycle, such as from raw material to the customer’s hands.

Components of lead time

Lead time breaks down into specific elements to help measure, track, and optimize processes. These components include the following:

• Pre-processing encompasses the activities before purchasing materials or products, such as identifying requirements, creating the job or statement of work, and purchasing. These activities precede placing the actual order and can vary by industry.
• Processing includes the time from receiving the order to producing the product. In software development, this is the time to create a new feature. In manufacturing, it’s the time to build the physical product.
• Wait time is the time between pre-processing and processing. For example, if the product is on a strategic roadmap but has projects ahead of it, the wait time indicates the elapsed time between placing the order and when processing begins.
• Storage refers to the amount of time a product is stored in a facility, such as a warehouse, before shipping.
• Transportation is the amount of time a product is in transit, from leaving the warehouse to reaching the customer.
• Inspection is when the customer must verify that the product meets their approval. For manufactured items, this may be testing that the product functions as expected. In software development, this is commonly the user acceptance testing period. In all examples, the inspection time may include making product corrections.

Factors affecting lead time

Many factors can influence lead time, including:

• Supplier availability: Your lead time predictions are only as good as your supplier’s. If the supplier is unable to secure materials, their lead times lengthen.
• Supplier reliability: The quality of the materials your supplier receives can impact your lead time, especially if products need repairs or replacement.
• Production processes: Each step in the production process has the potential to lengthen or shorten lead times. Efficient processes improve lead times, while opaque or complex processes can create longer lead times.
• Inventory levels: Low inventory levels during high demand can lengthen lead times. However, too much inventory that requires storage can also lead to inefficiencies in order processing.
• Transportation: The distance products must travel between your warehouse and your customer, or whether they must clear customs or undergo regulatory inspection, can affect lead times.
• Quality: The reliability of your products and whether they meet customer expectations can result in shipping replacement products. When this happens, the lead time from order to customer roughly doubles.
• Demand: Product demand can be seasonal. For example, if you manufacture patio furniture, demand increases during warm months. If demand outpaces the production process, this can result in backlogged orders. Every moment an order is in backlog, the average lead time increases.
• Communication: Poor communication across teams or with suppliers and shippers can create inefficiencies. This can include orders not shipping when the product is available or a delay in ordering raw materials.
• External events: The Covid pandemic disrupted the supply chain, resulting in long lead times. Other events, such as natural disasters, power outages, road construction, and political events, can also impact lead times.

How to measure lead time

A generic formula for calculating lead time is the process complete date minus the process start date.

For specific lead time types, the formulas are as follows:

• Production lead time is the sum of production time, procurement time, and shipping time.
• Inventory lead time is the sum of supply delay and reordering delay time.
• Order fulfillment lead time is the order delivery date minus the order received date.

Strategies to reduce lead time

You can do many things to reduce lead times, all leading to developing a strategy that measures, tracks, and optimizes each step in your processes. This iterative process is integral to your overall product strategy. Here are some ways to improve your lead times:

Process optimization

Review the processes that contribute to lead time. If there are unnecessary steps or waste, eliminate these. Remember that process optimization may require adding new steps to reduce lead time.

For example, if regulatory reviews affect your lead times, determine the rate of rework your finished products undergo. Assign an individual or team to understand compliance and validate that the specifications meet those requirements. Additional steps like compliance testing for finished products may also help. While these steps may increase production lead time at first, they can decrease the cumulative lead time for your products.

If you’re purchasing raw materials, review the rate of reorder and rejection due to quality issues. Look for opportunities to improve the quality. These can include defining clearer requirements for the materials you need, auditing the quality of various suppliers, and reviewing how you store and use materials.

Automatisierung

Automated reports during project planning and each project management phase can alert you to low inventory, longer-than-usual lead times, fluctuating customer demand, and compliance errors. With tools such as Jira reports, you can track your cycle times and the issues impacting them. For example, a cumulative flow diagram can help you spot blockages in real-time, and a control chart can provide insights into cycle and lead times.

Zusätzliche Automatisierungsschritte können Benachrichtigungen beinhalten, wenn der Lagerbestand ein bestimmtes Niveau erreicht, kritische Fehler bei Produkttests auftreten oder Kundenfeedback eingeht. Für eine reibungslosere Lieferung solltest du die Automatisierung der Vorlaufzeit als Standard-Projektmanagementfunktion integrieren.

Verwaltung der Lieferantenbeziehungen

Lerne deine Lieferanten kennen und mache deine Hausaufgaben. Die billigsten Produkte können sehr teuer werden, wenn sie deine Vorlaufzeiten durch Nacharbeit, Unzuverlässigkeit oder inkonsistente Verfügbarkeit beeinträchtigen. Die Verwaltung der Lieferantenbeziehung ist entscheidend, und zwar für die Beschaffung hochwertiger Materialien, Preisverhandlungen und den Umgang mit abgelehnten oder überarbeiteten Materialien.

Überprüfe bei der Auswahl von Lieferanten deren Vorlaufzeiten, Standorte und Zuverlässigkeit. Vor Ort ansässige Lieferanten können oft schneller liefern und die Nähe ermöglicht dir den Aufbau besserer Beziehungen. Wenn Probleme auftreten, kann eine gute Beziehung zum Lieferanten helfen, diese schnell zu lösen.

Verfahren des Lean Manufacturing

Lean Manufacturing ist eine von Toyota entwickelte Philosophie und Praxis. Diese wurde von vielen Unternehmen übernommen, um bei den Prozessen Verschwendung zu vermeiden. Ziel dieses Konzepts ist es, mit möglichst wenigen Ressourcen den größten Mehrwert für Kunden zu schaffen. Zu den Lean-Prinzipien gehören die folgenden:

• Ermittle den Mehrwert mithilfe der Wertstromanalyse. Dabei handelt es sich um eine Analyse des Mehrwerts, der dem Kunden in jedem Schritt des Prozesses geboten wird. Dadurch können Unternehmen erkennen, an welcher Stelle sie Zeit und Ressourcen für Aktivitäten aufwenden, die wenig oder gar keinen Mehrwert bringen, und diese Aktivitäten einstellen.
• Sorge für einen reibungslosen Ablauf, indem du Engpässe beseitigst und die Prozessschritte von Anfang bis Ende effizient taktest.
• Richte ein Pull-System ein, indem du Produkte auf der Grundlage der tatsächlichen Nachfrage herstellst. Dies trägt dazu bei, Bestandsüberschüsse zu reduzieren, indem die Produktionsmenge auf den tatsächlichen Bedarfszeitpunkt abgestimmt wird.

Die Lean-Grundsätze zielen auf herausragende Produkt- und Prozessqualität ab, indem sie Aktivitäten zur kontinuierlichen Verbesserung in den Lebenszyklus der Produktentwicklung integrieren.

Die Vorlaufzeit mit Jira optimieren

Die Echtzeit-Einblicke in Jira können dir dabei helfen, deine Vorlaufzeiten und dein allgemeines Arbeitsmanagement zu verbessern. Vom Prognosemanagement bis zur Nachverfolgung des Lösungszeitbedarfs hilft Jira Teams, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Die agile Berichterstattung von Jira hilft Teams dabei, Überbeanspruchung und Scope Creep in Sprints zu erkennen, Fortschritte anhand von Burndown-Charts nachzuverfolgen und den Arbeitsaufwand mithilfe von Velocity-Charts besser abzuschätzen.

Lean- und agile Umgebungen nutzen Jira, um die Arbeitsabläufe für Continuous Delivery und die Verbesserung zu optimieren.

Vorlaufzeit: Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Beispiel für eine Vorlaufzeit?

Die Vorlaufzeit kann für jedes Produkt oder jeden Service gelten. Für einen Immobilienmakler, der einer Familie beim Kauf eines Eigenheims hilft, gibt es möglicherweise die folgenden Vorlaufzeiten:

• Die Recherche nach verfügbaren Immobilien benötigt vier Stunden.
• Die Besichtigung potenzieller Häuser nimmt zwei Tage in Anspruch.
• Ein akzeptiertes Angebot kann innerhalb von zwei Tagen zustande kommen.
• Die Inspektion dauert 10 Tage.
• Die Hinterlegung auf einem Treuhandkonto kann fünf Tage beanspruchen.

Es können zusätzliche Schritte mit Vorlaufzeiten anfallen, z. B. die Vereinbarung der Finanzierung, Verhandlungen über Reparaturen usw. Bei einem optimierten Prozess kann die Vorlaufzeit vom Start des Kaufprozesses durch die Familie bis zum Umzug in ein neues Zuhause lediglich 31 Tage betragen.

Was ist der Unterschied zwischen Vorlaufzeit und Bearbeitungszeit?

Vorlaufzeit und Bearbeitungszeit messen unterschiedliche Größen. Die Vorlaufzeit ist die verstrichene Zeit von Anfang bis Ende, wie zum Beispiel die Erfüllung einer Kundenbestellung oder die Herstellung eines Bauteils.

Die Bearbeitungszeit misst die Dauer eines Vorgangs, wie z. B. die Bestellung einer Mahlzeit in einem Restaurant oder einen Termin in einer Klinik. In einer Klinik entspricht die Bearbeitungszeit der Zeit, die der Patient in der Klinik verbringt: anmelden, wartend auf den Arzt, Arztgespräch führen und abmelden. Die Vorlaufzeit ist in der Regel kürzer und beinhaltet mehr Variablen; zum Beispiel kann es bei einem Patienten zu einer längeren Wartezeit kommen, wenn ein anderer Patient mit einem dringenderen Problem Vorrang erhält.

Ist die Vorlaufzeit dasselbe wie die Lieferzeit?

Obwohl sie synonym verwendet werden, sind Vorlaufzeit und Lieferzeit nicht dasselbe. Die Vorlaufzeit ist die verstrichene Zeit in einem definierten Geschäftsprozess, der die Lieferung beinhalten kann, aber nicht zwangsläufig muss. Die Lieferzeit ist ein spezifischerer Begriff, der die Zeit zwischen dem Zeitpunkt, an dem ein Kunde eine Bestellung aufgibt, und dem Eintreffen der Bestellung misst.