Kontinuierliche Verbesserung ist ein grundlegendes Prinzip der Lean-Methode und die Lean-Prozessverbesserung konzentriert sich auf die Vermeidung nutzloser Aktivitäten, um die Prozesse eines Unternehmens zu optimieren. Dabei werden Projekte während ihrer Ausführung und nach ihrem Abschluss analysiert und bewertet, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Diese Methode zielt darauf ab, einen systematischen Ansatz zu entwickeln, der es den Teams ermöglicht, im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungszyklus einen größeren Mehrwert für Kunden zu erzielen.
In diesem Artikel wird die Methode der Lean-Prozessverbesserung aufgeschlüsselt und mit anderen Methoden in der Softwareentwicklung verglichen, wie z. B. Agile- und DevOps-Prinzipien.
Was ist Lean-Prozessverbesserung?
In der Lean-Prozessverbesserung liegt der Schwerpunkt auf der Vermeidung verschwenderischer Tätigkeiten in den Prozessen, sodass das Team nur an Tasks arbeitet, die einen Mehrwert für den Kunden schaffen. Es handelt sich um einen Zyklus der kontinuierlichen Verbesserung, der sicherstellt, dass ein Team Prozesse schlank gestaltet.
Es ist kein einmaliger Ansatz. Die richtige Anwendung dieser Praxis hilft, in Schwung zu kommen und Projekte voranzubringen. Das Hauptziel ist es, ein systematisches Mittel zu schaffen, mit dem Kunden schneller Mehrwert geboten wird. Es ist eine langfristige Praxis, die am besten funktioniert, wenn sie im gesamten Unternehmen angewendet wird.
Vorteile der Lean-Prozessverbesserung
Die Lean-Prozessverbesserung stellt sicher, dass Teams nur an Tasks arbeiten, die den Kunden einen Mehrwert bieten. Dadurch spart das Unternehmen Ressourcen und Geld.
Die Lean-Prozessverbesserung hat folgende Vorteile:
- Höhere Effizienz: Durch die Analyse und Verbesserung deines Prozesses kannst du die Fristen und Ergebnisse zukünftiger Sprints besser einschätzen.
- Bessere Zusammenarbeit: Die kontinuierliche Verbesserung fördert die unternehmensweite Zusammenarbeit. Sie ermutigt Teams, Probleme oder Möglichkeiten bezüglich der Prozessverbesserung zu kommunizieren.
- Verbesserte Moral: Optimierte und stabile Prozesse sorgen für mehr Erfolgserlebnisse für ein Team und verbessern die Moral.
- Weniger Verschwendung: Teams arbeiten nur an wichtigen Aufgaben, wodurch Zeitverschwendung reduziert wird.
- Wachstumsmentalität: Lean-Management ermutigt jeden, kontinuierlich nach Verbesserungen zu streben.
- Zufriedene Kunden: Wenn ein Unternehmen kontinuierlich Mehrwert bietet, unterstützen Kunden dessen Produkte.
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Fähigkeit, relevant zu bleiben: Die Fähigkeit, Prioritäten zu verschieben und sich anzupassen, verhindert Stagnation.
Lean-Prozessverbesserung bei Projekten anwenden
Die Verwendung von Lean-Prinzipien zur Verbesserung von Prozessen ist ein Prozess an und für sich. So integrierst du sie in vier einfachen Schritten in einem Unternehmen:
1. Ermittle verbesserungsbedürftige Bereiche
Versammle dein Team und wirf einen ehrlichen Blick auf deine aktuellen Prozesse. Identifiziere Bereiche, in denen die Prozesse nicht den Bedürfnissen deines Teams entsprechen und von Änderungen profitieren könnten.
Zum Beispiel könnte ein permanentes Hindernis beim Übergang vom Design zur Entwicklung vorliegen. Untersuche, was dieses Hindernis verursacht. Sind es Missverständnisse? Gibt es Kompetenzlücken? Benötigt das Designteam mehr Unterstützung?
Erwäge, deinen Workflow mit einem Kanban Board zu visualisieren. Eine Vorlage für die Ursachenanalyse kann dich auch durch diesen Prozess führen.
2. Identifiziere mögliche Lösungen
Sobald du verbesserungswürdige Bereiche identifiziert hast, binde das Team ein, um mögliche Lösungen zu finden. Ihre Erfahrung ermöglicht es ihnen oft, effektive Lösungen zu entwickeln. Stelle traditionelle Vorgehensweisen in Frage und versuche, die "Wie wir es immer gemacht haben"-Mentalität zu überwinden.
Ermittle von diesen möglichen Lösungen, welche am ehesten umsetzbar sind. Wähle dann einen Schwerpunktbereich und entwickle einen Aktionsplan zur Umsetzung der Ideen.
3. Implementiere Verbesserungen
Die Umsetzung von Änderungen ist oft eine Herausforderung. Anfangs könnte es Widerstand geben. Eine angemessene Planung und Projektzusammenarbeit erleichtern diesen Prozess jedoch und helfen Teams, zusammenzuarbeiten.
Die Verwendung einer Vorlage für einen Projektplan gewährleistet funktionsübergreifende Zusammenarbeit, da sie den Aktionsplan skizziert und dabei hilft, die beste Methode zur Implementierung von Lösungen zu finden. Du kannst die Logistik des Projekts im Voraus planen, sodass alles glasklar ist. Ein Plan stellt auch Beteiligung und Zusammenarbeit seitens der Stakeholder sicher, da sie Fortschritte verfolgen und überwachen können.
4. Überwache Ergebnisse
Die Implementierung von Lösungen ist nicht das Ende des Prozesses. Es ist unerlässlich, die Leistung zu überwachen und Daten zu erfassen, um festzustellen, ob die Lösungen zu Verbesserungen geführt haben. Es ist auch essenziell, die Gründe für den Erfolg oder Misserfolg der Lösungen zu identifizieren.
Die Analyse dieser Daten kann Bereiche aufdecken, die weiter verbessert werden müssen. Das ist normal, da der Prozess zyklisch ist; das Ziel ist es, die Lösungen weiter zu verbessern und zu verfeinern.
Nun, da wir uns angesehen haben, wie diese Methode implementiert wird, sehen wir uns an, wie sie im Vergleich zu anderen Methoden abschneidet.
Lean-Prozessverbesserung im Vergleich zu Wertstrommanagement
Wertstrommanagement (Value Stream Management, VSM) ist eine weitere Lean-Methode mit Fokus auf Verbesserungen. Es zielt darauf ab, die Art und Weise zu verbessern, wie Teams qualitativ hochwertige Kundenerfahrungen bieten, indem sie den Fokus darauf legen, Kunden schneller Updates bereitzustellen und ob die Änderungen Mehrwert bringen.
VSM untersucht das allgemeine System für die Produktentwicklung und -lieferung eines Unternehmens. Es zielt darauf ab, den gesamten Prozess der Lieferung eines Produkts, einer Dienstleistung oder einer Erfahrung zu verbessern. Lean-Prozessmanagement ist jedoch aufgabenorientiert und legt den Fokus auf bestimmte Prozesse.
Mithilfe von Jira können Teams nicht nur Workflows und Prozesse optimieren, sondern auch ihre Teamzusammenarbeit skalieren. Jira Align hilft Unternehmen, Wertströme teamübergreifend zu visualisieren, die Automatisierung von Prozessabläufen einzurichten und die Arbeit an Geschäftsanforderungen auszurichten.
Lean-Prozessverbesserung im Vergleich zu Agile
Agile-Projektmanagement, eine weitere Lean-Methode, ist ein iterativer Prozess für die Softwareentwicklung mit kontinuierlichen Releases, die auf Kundenfeedback basieren.
Agile hat vier Grundwerte und 12 Leitprinzipien, die Menschen über Prozesse und Tools stellen. Sie zielen darauf ab, die Kommunikation innerhalb von Teams und zwischen Kunden zu verbessern.
Wie beim VSM ist das Ziel bei Agile-Projektmanagement eine allgemeine Prozessverbesserung. Dies wird durch kontinuierliche Kommunikation zwischen den Endbenutzern und dem Entwicklungsteam erreicht.
Scrum und Kanban sind zwei Agile-Frameworks. Scrum eignet sich für Teams, die ihren Output nach einem regelmäßigen Rhythmus ausliefern oder Aufgaben in kurzen, zeitlich festgelegten Zeiträumen – sogenannten Sprints – erledigen. Kanban eignet sich hingegen für Teams, die die Anzahl der WIP-Aufgaben begrenzen und den Fokus auf einen kontinuierlichen Arbeitsfluss legen wollen. Jira unterstützt beide Agile-Methoden. Dadurch können Softwareteams ihre Arbeit leichter organisieren, sich stets abstimmen und bessere Produkte entwickeln.
Lean-Prozessverbesserung im Vergleich zu DevOps
DevOps bezieht sich auf ein funktionsübergreifendes Team aus Mitarbeitenden im Betrieb und in der Entwicklung, die während des gesamten Entwicklungsprozesses kommunizieren, Feedback austauschen und zusammenarbeiten. DevOps-Prinzipien legen den Fokus darauf, die Geschwindigkeit der Softwareentwicklung durch funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu erhöhen. Diese Methode ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen dem Entwickler- und dem Operations-Team. DevOps verwendet eine kundenorientierte Methode zur Prozessverbesserung mithilfe von Feedback-Schleifen mit Endbenutzern. Lean-Prozessmanagement ist eher vom internen Team als dem Kunden abhängig.
Open DevOps auf Basis von Jira kann Softwareteams bei der Implementierung dieser Methode unterstützen und dafür sorgen, dass der Fokus darauf liegt, den Kunden einen Mehrwert zu bieten. Es lässt sich leicht in die Tools von Atlassian und Partnern integrieren, sodass sich Teams auf die Entwicklung und den Betrieb von Software konzentrieren können.
Können all diese Prinzipien zeitgleich angewendet werden?
Ja, diese vier Lean-Methoden bauen aufeinander auf und ermöglichen es einem Unternehmen, seine Prozesse und Produktivität zu verbessern. Lean-Prozessverbesserung kann interne Prozesse verfeinern und entschlacken. VSM kann den Kundenwertstrom verbessern und dadurch qualitativ bessere Produkte liefern. Agile sorgt dafür, dass Teams flexibel bleiben und auf Veränderungen reagieren können. DevOps verbessert schließlich die Kundenorientierung des Teams.
Die Ergebnisse dieser Methoden sind eine verbesserte Kundenerfahrung und Kundenzufriedenheit.
Jira für die Lean-Prozessverbesserung
Jira vereinfacht die Komplexität der Softwareentwicklung, unterstützt Teams in jeder Phase des Bereitstellungszyklus und ermöglicht es Teams, ihre Prozesse stets schlank zu gestalten. Kontextbezogene Einblicke unterstützen Teams dabei, ständig dazuzulernen und ihre Arbeitsweisen zu verbessern. Scrum Boards und Kanban Boards bieten deinem Team einen vollständigen Überblick über die nächsten Schritte, damit du weiterhin in kürzester Zeit maximalen Output liefern kannst. Mit Jira als Grundlage für die Zusammenarbeit können sich die Teams untereinander und mit dem Rest des Unternehmens koordinieren.
Jira kann auch großen Organisationen helfen, Wertströme teamübergreifend zu visualisieren. Du kannst deine Prozessabläufe weiter automatisieren und sicherstellen, dass die Arbeit an den strategischen Geschäftszielen ausgerichtet ist. All das wird dir helfen, die Nachverfolgung von Investitionen, die Optimierung des Betriebs und die Aufdeckung von Hindernissen schlank zu gestalten. So wird dein Team Kunden kontinuierlichen Mehrwert bieten.
Lean-Prozessverbesserung: Häufig gestellte Fragen
Was sind die fünf Lean-Prinzipien?
Die fünf Lean-Prinzipien sind die Eckpfeiler des Lean-Prozesses. Sie haben ihren Ursprung in der japanischen Automobilindustrie und werden in verschiedenen Branchen eingesetzt. Gehen wir näher darauf ein:
- Wert definieren: Bestimme, welche Aktivitäten Kunden einen Mehrwert bieten.
- Wertstrom analysieren: Visualisiere Aktivitäten, die Kunden Mehrwert liefern, um Projekte am Laufen zu halten.
- Rhythmus schaffen: Entferne sämtliche Hindernisse, bevor sie den Rhythmus des Teams durcheinanderbringen.
- Pull-System einrichten: Produziere der tatsächlichen Nachfrage entsprechend anstatt nach Prognosen.
- Kontinuierliche Verbesserung anstreben: Suche nach Möglichkeiten, Prozesse zu verbessern und die Effizienz zu steigern.
Was sind die gängigsten Techniken zur Lean-Prozessverbesserung?
Dies sind einige gängige Techniken zur Verbesserung von Prozessen mithilfe von Lean-Prinzipien:
- Kanban: Bei dieser Technik werden Karten verwendet, um Teamaktivitäten zu organisieren und zu visualisieren. Dadurch kann das gesamte Team sehen, wie sich Arbeit vom Schritt „Zu erledigen“ bis hin zum Schritt „Erledigt“ bewegt.
- 5-Why-Methode: Fünfmal nach dem Warum zu fragen, hilft dabei, die Grundursache eines Problems zu ermitteln. Es ermöglicht dir, ein Problem immer genauer zu untersuchen, bis du die ursprüngliche Ursache gefunden hast.
WIP-Limits: Bei dieser Technik legt der Projektmanager fest, wie viel Arbeit ein bestimmter Workflow maximal umfassen soll. WIP-Limits verhindern, dass das Team überlastet wird und unter Stress steht.
Was sind die wichtigsten Aspekte beim Verwenden eines Lean-Ansatzes zur Prozessverbesserung?
Um kontinuierliche Verbesserung zu erzielen, muss ein Team danach streben, fortlaufend Verschwendung zu reduzieren und zu vermeiden. Das ist kein einmaliger Ansatz, sondern ein zyklischer Verbesserungsprozess. Best Practices empfehlen außerdem, sich jeweils auf ein einzelnes Prozessproblem zu konzentrieren, anstatt alle auf einmal lösen zu wollen. Es ist einfacher, ein Problem nach dem anderen zu lösen, als Arbeitskraft zu verteilen und zu versuchen, alle Probleme gleichzeitig anzugehen.