Planification Agile trimestrielle : 8 étapes à suivre

Au cours d'une énième réunion de planification trimestrielle Agile au boulot, j'ai réalisé que je travaillais moi aussi sur un projet à long terme. Je construis une maison. Développer des logiciels et construire une maison ne sont pas si différents : les deux sont des projets à long terme pour lesquels plusieurs équipes doivent se coordonner, et tout propriétaire d'une maison confirmera que ce n'est jamais gagné d'avance. Il est toujours possible d'apporter des améliorations, il y a toujours quelque chose qui se casse, et les tendances du marché sont en constante évolution. Sans plan, des bloqueurs risquent de survenir, ou la date d'emménagement peut être reculée sans cesse.

Le développement diffère en ce qu'il utilise la méthodologie Agile (qui pourrait certainement bénéficier à la construction de maisons). Agile permet à plusieurs équipes de réagir rapidement aux changements. Alors, comment Agile, une méthode basée sur une livraison fréquente et continue, peut-elle coexister avec une planification à long terme et à grande échelle ? Est-il possible d'établir une prévision réaliste sur une longue période, sachant que la seule constante est le changement ?

Peu importe où vous en êtes dans votre parcours Agile, que vous appliquiez Kanban ou Scrum, ou que débutiez dans Agile à grande échelle, il est toujours nécessaire de gérer les personnes, le travail et le temps lorsqu'il est question de planifier votre vision stratégique à long terme. Dans l'univers du développement, il s'avère difficile de proposer une vision avec des outils déconnectés, comme les diagrammes de Gantt, les feuilles de calcul et les combinaisons personnalisées d'outils de gestion de portefeuilles de projets (PPM). Ou, dans le cas de mon sous-traitant, le mélange entre feuilles de calcul, e-mails et SMS est tout de suite peu commode.

Avant de parler de solutions de prévision dynamique, parlons des étapes pour développer un plan Agile à long terme en utilisant la métaphore de la construction d'une maison :

Que ce soit pour une maison ou un produit, vous devez définir la vision et mettre en évidence les thèmes stratégiques. Envisagez les thèmes comme des domaines d'amélioration à l'échelle de l'organisation. Sur quoi souhaitez-vous vous concentrer au cours du prochain trimestre, des 6 prochains mois, de l'année prochaine ? À quels niveaux voulez-vous consacrer du temps et des ressources ? Performances, expérience utilisateur, sécurité, nouvelles fonctionnalités concurrentielles (quelqu'un a parlé d'un jacuzzi ?) ou une combinaison de tous ces éléments ?

Bien sûr, je voulais tout avoir, mais c'était sans compter sur ces deux fichues réalités : le temps et l'argent. Définir vos thèmes prioritaires vous permettra de consacrer votre temps et votre énergie à réaliser certaines tâches dans les règles de l'art.

Par exemple, pour appuyer le thème de la sécurité, nous devons bâtir de nouvelles fondations, avec des murs escarpés, des portes solides et des fenêtres à double vitrage.

Quelles tâches sont donc consacrées à l'installation de nouvelles fenêtres sécurisées ? Décomposez les tâches pour l'initiative plus large en composants plus faciles à utiliser, comme les epics, qui peuvent vous aider pour la planification trimestrielle Agile. Vous obtiendrez ainsi une vue granulaire de toutes les étapes requises pour mener à bien votre initiative.

Par exemple, vous devez démonter les anciennes fenêtres, en acheter des nouvelles, les installer et améliorer l'expérience avec des protections. Ces blocs de travail rempliraient votre backlog.

Cela vous aidera à terminer l'étape essentielle suivante de ce processus de planification : l'estimation.

Une fois le travail décomposé en plusieurs parties, vous avez besoin d'une estimation approximative du temps nécessaire pour réaliser une feuille de route. Une feuille de route est un plan d'action décrivant la façon dont un produit ou une solution évoluera au fil du temps. Vous en avez besoin pour comprendre quand interviendront les grandes étapes et dans quel ordre.

C'est ici que l'expertise de votre sous-traitant (ou de ses Product Owners et du développement) joue un rôle essentiel. En observant des efforts passés similaires, vous pouvez vous faire une bonne idée de ce qui est nécessaire pour terminer chaque epic.

Toute estimation nécessitant de connaître les efforts passés pour des epics similaires, il est d'autant plus important de centraliser vos informations. Vous pouvez ainsi plus facilement les consulter, et vos estimations sont plus précises. Mon sous-traitant compte sur son expérience, mais que se passe-t-il s'il oublie ou si un autre sous-traitant a une expérience différente ?

Ultérieurement, vous présenterez la feuille de route finale à l'équipe (développeurs, installateurs de fenêtres, etc.) qui l'examinera de plus près.

Lorsque vous utilisez le développement Agile, les équipes fournissent généralement un logiciel fonctionnel à la fin de chaque sprint en guise de livraison (ou version). Toutefois, lorsque vous réalisez une planification et une feuille de route à long terme, vous devez définir certains points de livraison préliminaires sur votre feuille de route, de sorte que vous puissiez estimer les dates de livraison pour le trimestre suivant grâce à la planification trimestrielle Agile. Par exemple, « Extérieur de la maison terminé », qui combine l'initiative « fenêtres sécurisées » avec l'encadrement, la peinture, l'isolation, etc.

Regroupez les tâches dans votre backlog avec les fonctionnalités similaires, qui sont les plus logiques une fois rassemblées ou qui fournissent une valeur globale aux clients. Et n'oubliez pas que les livraisons sont entièrement conditionnées par le périmètre, et non par des dates butoirs strictes.

Désormais, vous disposez d'un backlog estimé, de livraisons et d'équipes présentant une certaine vélocité. Le triangle de planification classique montre qu'un plan comprend trois variables : le périmètre (ce que vous souhaitez faire), le temps (combien de temps il faudra pour le faire) et les ressources (qui peut le faire). Vous avez tout ce dont vous avez besoin pour établir une prévision ou une feuille de route réaliste. Enfin, votre entrepreneur peut vous donner une idée de votre date d'emménagement réelle.

Conseil de pro : ici, vous pouvez utiliser un outil comme Chronologies dans Jira afin de créer une feuille de route réaliste pour vos équipes, prendre des décisions fondées sur des données et tenir informées les parties prenantes de l'avancement de vos équipes.

Présentez votre toute nouvelle feuille de route à votre équipe et validez-la. Laissez l'équipe décomposer les epics en stories et donner une estimation de la durée de cette tâche. Vos couvreurs peuvent avoir des problèmes de calendrier, ou l'entreprise chargée de couler les fondations risque de manquer de béton, et la commande prendra six semaines. Utilisez ces facteurs externes pour valider vos hypothèses, ainsi que pour préciser vos estimations et les étapes nécessaires pour terminer vos epics. Vous devriez également présenter votre feuille de route aux principales parties prenantes, en particulier si leur approbation est requise pour avancer sur certaines étapes.

Avec Agile (et une propriété), aucun projet n'est jamais fini. Continuer à apporter de la valeur par le biais d'améliorations incrémentielles permet de stimuler l'innovation et de construire une maison géniale. Utilisez votre feuille de route pour façonner et optimiser les futures feuilles de route. Obtenez le feedback de votre client (ou de votre famille), et continuez à tester et à apporter des améliorations continues.

La création d'une feuille de route pour présenter votre vision à long terme vous intéresse ? Planifications de Jira et Jira Align proposent tous deux des fonctionnalités de création de feuilles de route pour vous aider. Découvrez les différences et déterminez la solution faite pour votre entreprise.