Modèle de notes de réunion

Avant d'envoyer cette invitation, créez l'ordre du jour de la réunion afin de vous assurer d'avoir tous les éléments nécessaires à sa réussite pour vous et vos participants. Ajoutez la date de la réunion, mentionnez les participants, et ajoutez les objectifs et les sujets de discussion avec les propriétaires dans le tableau. Incluez tout autre lien vers des informations dont les participants pourraient avoir besoin avant ou pendant la réunion. Comme pour les contrats, les pages d'instructions et tout document plus long qu'un tweet, informez les participants qu'ils doivent lire cet ordre du jour avant la réunion.

Lorsque le nom de quelqu'un apparaît sur la page du procès-verbal de la réunion, cette personne est avertie dans Confluence et/ou par e-mail afin qu'elle puisse consulter vos notes. Ne vous prenez plus la tête à faire des recherches : ajoutez la page du procès-verbal à l'invitation à la réunion. Si les données sont votre bouée de sauvetage dans ce monde de fous, vous pouvez consulter les analyses d'une page, qui vous indiquera tous ceux qui l'ont consultée. Si quelqu'un l'a encore dans sa liste de choses à faire et que sa lecture est obligatoire, vous pouvez envoyer un petit rappel amical.

Si vous ne vous en chargez pas, demandez à quelqu'un de prendre des notes pendant la réunion sur les points de discussion, les éléments d'action et les décisions qui ont été prises. Vous êtes la raison pour laquelle tout le monde est réuni ici aujourd'hui, c'est donc à vous de maintenir la discussion dans les limites du temps imparti et de reporter les sujets non pertinents à plus tard. Une fois que vous avez tout couvert, passez en revue les principaux points à retenir, décidez des prochaines étapes et convenez des délais pour les éventuels éléments d'action.

Créez une page en utilisant le modèle de procès-verbal de réunion et laissez Confluence s'occuper du reste. Confluence conserve automatiquement un index de toutes les notes de réunion dans la barre latérale pour en faciliter l'accès. Vous pouvez démarrer une page parent dans l'arborescence et glisser-déposer les pages de réunions pertinentes dans l'ordre qui vous convient. N'oubliez pas d'informer vos participants de l'existence de la page afin qu'ils puissent s'y référer à l'avenir.