Mercedes-Benz stimuleert innovatie op het onderhoudsarme, goed presterende Atlassian Cloud-platform

Meer vertrouwen winnen in de cloud

Mercedes-Benz had oorspronkelijk gekozen voor Data Center-implementaties voor hun Atlassian-tools vanwege veiligheids- en nalevingsredenen.

In de loop der jaren zijn er echter verschillende dingen veranderd, waaronder de lancering van de gegevenslocatie in Atlassian cloud, wat Mercedes-Benz aanmoedigde om opnieuw te kijken naar de beslissing om naar de cloud te migreren. Niet alleen werd hun IT-team steeds meer belast met onderhoudsverantwoordelijkheden, maar het Atlassian cloud-platform was verder gegroeid en begon klanten meer controle te bieden over waar hun gegevens worden opgeslagen. "Wat datacenters betreft, hadden we een groot team nodig dat enkel de netwerken controleerde, keek of de servers actief waren, updates installeerde, de beschikbaarheid controleerde, dat soort dingen. Met de Atlassian cloud wordt alles met betrekking tot serveronderhoud voor ons gedaan, en is er minder downtime en betere prestaties”, zegt Mehmet.

Bovendien huurde Mercedes-Benz een onafhankelijke informatiebeveiligingsarchitect in, die de Atlassian Cloud-tools analyseerde en het bedrijf meer vertrouwen gaf in hun beslissing.

Hoewel Mercedes-Benz al geneigd was om naar de cloud te migreren, herinnert Mehmet zich een gesprek dat een van de grootste aarzelingen van het team oploste: de voortdurende behoefte om gebruikers toe te voegen naarmate het bedrijf groeit. "We hebben ongeveer 30.000 gebruikers en we zullen er meer nodig hebben. We hebben een Enterprise License Agreement gesloten met Atlassian, dus we betalen één keer en dat is alles. Het is zeer fijn omdat we niet elk jaar hoeven te onderhandelen”, zegt hij.

Mercedes-Benz was er nog zekerder van dat Atlassian Cloud aan hun vereisten zou voldoen, hun pijnpunten zou oplossen en verandermanagement eenvoudiger zou maken. Daarom koos Mercedes-Benz ervoor om officieel te migreren en hun Modern Collaboration Platform te creëren, mogelijk gemaakt door Atlassian Cloud.

Voorbereidingen, communicatie en samenwerking hebben deze migratie 'zo soepel mogelijk' gemaakt

Toen Mercedes-Benz zich voorbereidde op hun migratie, lieten ze eerst beheerders van bestaande Jira-projecten en Confluence-spaces zien wat de verschillen waren tussen Data Center en Cloud, en gaven ze hen vervolgens de mogelijkheid om nu of in de toekomst te migreren. Alle datacenters zouden uiteindelijk beëindigd worden, maar het bedrijf hoopte de overgang soepeler te laten verlopen door gebruikers eerst de keuze te geven.

Van de bijna 7000 projecten en spaces in hun Atlassian-oplossingen kozen beheerders ervoor om ongeveer 1000 Jira-projecten en bijna 1500 Confluence-spaces (in totaal meer dan 30.000 gebruikers) naar MCP te migreren om te profiteren van nieuwe functies en voordelen, zoals betere prestaties en automatisering.

De zes maanden daarna heeft het MCP-team grondige voorbereidingen getroffen met behulp van Jira Cloud Migration Assistant en Confluence Cloud Migration Assistant. Het team heeft de nieuwe oplossingen getest en met gebruikers gecommuniceerd om hen te informeren en op te leiden over de komende wijzigingen. Vervolgens migreerde het team de projecten en spaces in fasen van vier weken, zodat ze van elk project konden leren en werknemers konden helpen hun oplossing aan te passen.

Tijdens elke stap werkte het migratieteam nauw samen met de beheerders via Jira Service Management-tickets om elk project en elke space te beoordelen, te testen en goed te keuren voordat ze werden verplaatst. Het team werkte ook samen met partners van Atlassian, zowel op strategisch niveau als op uitvoeringsniveau. "We hadden intern wekelijkse migratiegesprekken om migratiefasen te organiseren en te controleren of er problemen waren. Toen Atlassian eenmaal aan die gesprekken deelnam, werden problemen veel sneller opgelost en was het hele proces veel eenvoudiger”, zegt Mehmet.

Ongeveer een jaar na de start van het proces hebben Mehmet en zijn team de laatste migratiefase naadloos afgerond. "We hebben geen klachten gehad”, herinnert Mehmet zich. "De migratie verliep zo soepel mogelijk.”

Meer dan 30.000 gebruikers ontdekken de voordelen van hun nieuwe cloudplatform

Nu ontdekken meer dan 30.000 gebruikers hoe fijn het is om hun Atlassian-tools in de cloud te gebruiken. Zelfbedieningsopties, automatisering en een hogere uptime hebben talloze uren werk bespaard. Het proces voor het aanmaken van een nieuw project of nieuwe space is bijvoorbeeld aanzienlijk gestroomlijnd in de cloud. "Voorheen was er te veel handmatig werk nodig bij het aanmaken van nieuwe projecten, spaces en aanpassingen. Gebruikers moesten tickets indienen en wachten tot iemand reageerde. Nu kunnen ze dat zelf doen in een paar minuten”, zegt Mehmet. En omdat er minder administratief werk nodig is, kan het MCP-team zijn tijd besteden aan werk van een hogere waarde. "We kunnen ons concentreren op complexere usecases en meer mensen raadplegen”, legt hij uit.

Door in de cloud te werken, heeft men ook toegang gekregen tot waardevolle nieuwe functies en tools. Mercedes-Benz handhaafde bijvoorbeeld zijn hoge beveiligingsnormen en eenvoudige inlogprocedure met meervoudige authenticatie in de cloud en eenmalige aanmelding van Atlassian Guard. Bepaalde afdelingen gebruikten Jira Service Management ook graag tijdens de migratie omdat ze mogelijkheden zagen om de tool ook toe te passen op de externe klantenservice, wat niet mogelijk zou zijn geweest bij de Data Center-implementatie van het bedrijf.

"Om competitief te zijn, moeten we R&D, support en al onze teams inschakelen”, zegt Mehmet. "Dat doen we door het voor hen gemakkelijker te maken om met elkaar samen te werken en ze in staat te stellen sneller in de cloud te werken.”

Minder resources die nodig zijn voor onderhoud betekent meer tijd voor strategie en service

Hoewel hun Atlassian Cloud-migratie een enorm initiatief was voor Mercedes-Benz, rijden ze nu snel naar de toekomst en kijken ze niet achterom. Migreren heeft al merkbare gevolgen gehad voor de toewijzing van resources, beschikbaarheid en prestaties, die in de loop van de tijd ongetwijfeld zullen blijven verbeteren.

"Andere bedrijven hebben te maken met downtime en stijgende serverkosten. Maar wij niet,” zegt Mehmet trots. Hij en het MCP-team vinden het ook fijn dat ze zich meer kunnen concentreren op mensen dan op het onderhoud van het platform. "Ons oude team bestond uit 80 mensen en beheerde 11-12 applicaties. Nu zijn we een team van 15 mensen die 3-4 applicaties beheren, en het oude team doet ander belangrijk werk. Het is veel eenvoudiger te beheren en we hebben meer tijd om met onze klanten te praten, meer advies te geven en betrokkener te raken bij hun werk.”

Gebruikers merken ook het verschil. Mehmet zegt dat hij feedback heeft gehoord dat degenen die eerder last hadden van latentie, nu merken hoeveel sneller het systeem in de cloud is, waar ter wereld ze ook werken.

Over het algemeen is Mehmet van mening dat hun migratie de juiste beslissing was. Hij moedigt anderen aan om ook over te stappen. "Maak een gratis organisatie aan in Atlassian Cloud en probeer het uit. Het zal het waard zijn."