フローチャートへの究極のガイド
プロジェクト管理において、作業を可視化することの威力はいくら強調してもしすぎることはありません。フローチャートなどの視覚的なツールは、プロジェクトの成功を高める上で極めて重要な役割を果たします。しかし、フローチャートの複雑さに入る前に、まずアジャイルの効率性を支える基本的な概念である「完了の定義」（DoD）について見てみましょう。
DoD は、タスクを完了するための正確なフレームワークを提供し、チームの連携と一貫性のある高品質の作業を促進します。アジャイル・チームをフローチャートと組み合わせて使用すると、ワークフローを最適化し、コラボレーションを強化し、プロジェクトを効率的に完了するだけでなく、顧客や関係者の期待に応えることにも重点を置く強力な相乗効果を実現できます。
フローチャートを詳しく見てみましょう。フローチャートは、作業を視覚化するための多用途で貴重なツールです。この記事では、さまざまなフローチャートの種類とその利点を説明し、Confluence ホワイトボードでフローチャートを作成する方法を説明します。
フローチャートとは
フローチャートは、プロセスやワークフローを視覚的に表現したものです。線で接続された記号や図形を使用して、個々のステップを示します。
フローチャートは、プロジェクト管理においてさまざまな用途に使用できます。たとえば、これらを使用して、顧客がリクエストしてからチームが課題を解決するまで、チームがカスタマー・サポートのリクエストをどのように処理するかを示すことができます。プロジェクト・マネージャーの中には、フローチャートとガント・チャートを組み合わせて、より包括的なプロジェクト計画を作成する人もいます。
フローチャートの種類
フローチャートにはいくつかの種類があり、それぞれが特定のタスクに適しています。以下にフローチャートの例をいくつか示します。
システム・フローチャート
システム・フローチャートは、システムのロードマップのようなもので、途中のすべての停止（ステップ）を示します。これらは、システムの各部分がどのように相互作用するかを効果的に示しています。たとえば、システム・フローチャートを使用して、ピザの配達ビジネスにおいて注文が顧客から配達チームにどのように届くかを示せます。
ワークフローの図
ワークフロー図は、タスクまたはプロセスを完了するために必要なステップを順に示したフローチャートです。料理本のレシピのように、各ステップを示しています。
データ・フロー図
DFD（データ・フロー図）は、データがシステム内をどのように移動するか、つまり、どこから生じ、どこへ進み、どのように保存されるかを示します。たとえば、新入社員を採用し、その情報を保存するプロセスを企業がどのように管理しているかを示す DFD を考えてみましょう。この図は、プロジェクト・マネージャーが企業のデータベース内でのデータの流れを把握するために役立つ重要なツールです。データ処理のプラクティスを監視、強化し、より効率的かつ効果的な管理を実現します。
意思決定フローチャート
意思決定フローチャートは、その名前が示すように意思決定に役立ちます。木の枝のように、意思決定フローチャートはさまざまな選択肢とその選択の結果を表します。最初の質問をすると、意思決定プロセスを開始できます。フローチャートに従うと、それぞれの答えが新たな質問につながり、ある選択に至るまでの意思決定プロセスを進んで行くことができます。
スイムレーン・フローチャート
スイムレーン・フローチャートは、プロセス内の役割と責任を視覚的に表すものです。フローチャートが（スイミング・プールのレーンと同じように）レーンに分割され、各レーンが特定の個人またはグループに割り当てられます。たとえば、ビジネス上の状況では、これらのレーンは「営業」、「マーケティング」、「法務」などになります。
ドキュメント・フローチャート
ドキュメント・フローチャートはデータ・フロー図に似ており、ドキュメントがシステム内をどのように移動するかを示します。手紙が最初にオフィスに到着してから、該当者に届くまでの道のりを描いた地図のようなものです。
プログラム・フローチャート
プログラム・フローチャートは、ソフトウェア・プログラムの仕組みを示しており、どのタスクをどの順序で実行するかをコンピューターに指示するものです。たとえば、ログイン・プログラムのフローチャートは、ユーザー名とパスワードが正しいかどうかをコンピューターがチェックする方法を示しています。
プロセス・フローチャート
プロセス・フローチャートは最も一般的なタイプのフローチャートであり、プロセスのアクションを最初から最後まですべて示します。原材料から完成品まで、製品の製造過程全体を明確に表すため、製造などの分野で役立ちます。
フローチャートのメリット
フローチャートは、ワーク・マネジメント、プロジェクト・マネージャー、アジャイル手法にとって、次のようなメリットがあります。
- 複雑なプロセスの視覚化：図によって、複雑なトピックが管理しやすい部分に分解され、理解しやすくなります。
- プロセスの標準化と文書化：これにより、プロセスの仕組みについてチーム全員が合意し、これを書き留め、後で参照できるようにしておきます。
- チームの連携の確保：フローチャートを使用すると、チーム全員がプロセス、およびその中での各自の責任を明確に理解できます。
- コミュニケーションの強化：フローチャートでは画像を使用し、全員が共通認識を持ち、誤解を減らすことができます。
Confluence ホワイトボードでフローチャートを作成する方法
人気の意思決定フレームワーク
Confluence ホワイトボードを使用すると、フローチャートをわずか 5 つのステップで簡単かつ迅速に作成できます。
- ただし、最初に次の手順で Confluence ホワイトボードを有効にする必要があります。
- Confluence にログインします。
- Confluence ナビゲーションの右上にある設定の歯車アイコンを選択します。
- 左のサイドバーの「ベータ版の機能」に移動します。
「Things to know（注意事項）」を読み、同意する場合は「Agree and enable（同意して有効にする）」をクリックします。
ホワイトボードがすべてのスペースに展開されるには、数分かかることがあります。有効になったら、次の手順に従ってフローチャートを作成します。
- ホワイトボードを追加するスペースに移動します。
- ページ上部のツールバーにある「作成」ボタンをクリックします。（左のサイドバーの「コンテンツ」ボタンをクリックしてホワイトボードを作成することもできます）
- クリックすると、ホワイトボードのページが開き、選択可能な各種テンプレートが表示されます。
- 図形、線、コネクタなど、利用可能な描画ツールを使用してフローチャートを作成します。図形をキャンバスにドラッグ・アンド・ドロップしたり、サイズを変更したり、矢印や線でつないだりできます。
フローチャートを作成した後は、次のオプションのいずれかを選択します。
- フローチャートのカスタマイズ：図形にテキスト、色、書式を追加してフローチャートをカスタマイズします。また、さまざまな図形を使用して意思決定ポイント、ループ、コネクタを表現し、プロセスの流れを表現することもできます。
- コラボレーションと編集：チーム・メンバーを招待して、ホワイトボード・セッションでコラボレーションします。メンバーはリアルタイムで参加し、フローチャートに関与できます。協力してフローチャートを編集し、必要に応じて変更を加え、更新することもできます。
- 保存と埋め込み：フローチャート作成が完了したら、「保存」ボタンをクリックしてホワイトボード・セッションを保存します。次に、「埋め込み」オプションを選択して、フローチャートを Confluence ページに直接埋め込むことができます。
- 共有とコラボレーション：Confluence ページをチーム・メンバーと共有して、メンバーがフローチャートを参照してコラボレーションできるようにします。必要に応じてフィードバックを提供したり、提案したり、編集したりできます。
効果的なフローチャートを作成するためのヒント
効果的なフローチャートを作成するには、次の重要なヒントが役立ちます。
- 各チームに適したフローチャートを探します。多様なフローチャートがあり、さまざまなプロセスに対応できます。
- 一貫性を保ちます。理解を深めるために、一貫した記号と色を使用します。
- 目的を理解します。フローチャートを作成する理由と、それによって達成すべき目標を必ず理解しておきます。この理解がデザインの決定を左右します。
フローチャートによるワークフローの視覚化
フローチャートは、作業プロセスを強化する上で非常に効果があります。Confluence ホワイトボードなら、プロセスを簡単に作成できます。Confluence では、プラットフォームを離れることなく、ブレーンストーミングを行い、視覚化し、アイデアを実践できます。すべてが 1 か所にまとめられているので、仕事の全体像を把握しやすくなります。これはスクラム・フレームワークやカンバン・フレームワークなどの手法に設計された専用の機能を備えているため、フローチャートの作成に役立つ強力なツールです。