The Ultimate Guide to PERT Charts

Was ist ein PERT-Diagramm?

PERT-Diagramme sind eine Art visuelles Hilfsmittel, das im Projektmanagement eingesetzt wird. PERT-Diagramme, die während des Kalten Krieges für die U.S. Navy entwickelt wurden, sind wirksame Werkzeuge für die Planung und Organisation von Projekten aller Formen, Größen und Komplexitäten. Grundsätzlich hilft ein PERT-Diagramm ProjektmanagerInnen bei der Einschätzung der für die Fertigstellung eines Projekts erforderlichen Zeit, indem die Dauer der einzelnen Aufgaben und ihre Abhängigkeiten berücksichtigt werden.

PERT-Diagramme sind ästhetisch ansprechend, weil sie komplizierte Projektstrukturen durch visuelle Hilfsmittel präzise vermitteln. Sie bilden die Reihenfolge der Aufgaben ab und verdeutlichen die Verbindungen zwischen ihnen mithilfe eines Netzwerks aus Pfeilen und Knoten.

Mithilfe dieser visuellen Darstellung können ProjektmanagerInnen kritische Pfade identifizieren, also die längste Kette von voneinander abhängigen Aufgaben, die letztlich die Gesamtdauer des Projekts bestimmen. ManagerInnen können einen fristgerechten Projektabschluss sicherstellen, indem sie ihre Ressourcen auf die Optimierung dieser wesentlichen Komponenten und die Identifizierung dieser kritischen Pfade konzentrieren.

PERT-Diagramme im Vergleich zu Gantt-Diagrammen

PERT-Diagramme und Gantt-Diagramme sind wertvolle Projektmanagementtools, die unterschiedliche, aber sich ergänzende Funktionen haben. PERT-Diagramme eignen sich hervorragend zur Visualisierung von Aufgabenabhängigkeiten und zur Schätzung von Projektzeitplänen auf Basis kritischer Pfade. Sie stellen das Projekt als ein Netz dar, in dem Pfeile für Aufgaben und Knoten für Meilensteine oder Punkte für erledigte Aufgaben stehen. Der Schwerpunkt liegt darauf, zu verstehen, wie Aufgaben miteinander verknüpft sind und wie sich Verzögerungen bei einer Aufgabe auf nachfolgende Aufgaben auswirken können.

Gantt-Diagramme hingegen konzentrieren sich auf die zeitliche Planung von Aufgaben. Stell dir ein Balkendiagramm vor, in dem die Aufgaben auf der vertikalen Achse und die Zeit auf der horizontalen Achse aufgelistet sind. Ein Balken, der sich über den Zeitrahmen erstreckt, stellt jede Aufgabe dar und gibt die voraussichtliche Fertigstellung an. Diese visuelle Darstellung macht es den ProjektmanagerInnen leicht, Aufgabendauern, Überschneidungen und potenzielle Terminkonflikte zu erkennen.

PERT-Diagramme bieten im Wesentlichen einen Überblick über den Projektablauf und den kritischen Pfad, während Gantt-Diagramme einen detaillierteren Überblick über den Projektplan von Tag zu Tag bieten. Durch den Einsatz dieser Tools erhalten ProjektmanagerInnen einen umfassenden Überblick über ihre Projekte, wobei die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben und die spezifischen Zeitrahmen für die einzelnen Aktivitäten berücksichtigt werden.

Wie funktioniert ein PERT-Diagramm?

Die Kernkomponenten eines PERT-Diagramms sind Aufgaben, Abhängigkeiten und der kritische Pfad. Aufgaben stellen die einzelnen Aktivitäten dar, die Teams innerhalb eines Projekts erledigen müssen. Das Diagramm stellt diese Aufgaben als Felder oder Kreise innerhalb des Diagramms dar. Abhängigkeiten veranschaulichen die Beziehungen zwischen Aufgaben und heben hervor, welche Aufgaben abgeschlossen werden müssen, bevor andere beginnen können. Pfeile verbinden diese abhängigen Aufgaben und zeigen den sequentiellen Ablauf des Projekts.

Der kritische Pfad ist das Herzstück eines PERT-Diagramms. Es stellt die längste Abfolge abhängiger Aufgaben innerhalb des Projekts dar. Den kritischen Pfad zu identifizieren ist entscheidend, da er die Mindestzeit vorgibt, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich ist. In einem PERT-Diagramm kann es mehrere Pfade geben, aber der kritische Pfad hat die längste Gesamtdauer. Verzögerungen bei jeder Aufgabe entlang des kritischen Pfades wirken sich direkt auf die Projektfrist aus.

Stell dir ein Bauprojekt vor. Das Fundament des Gebäudes (Aufgabe A) muss fertig gestellt sein, bevor mit dem Bau der Wände (Aufgabe B) begonnen werden kann. Ebenso müssen die Wände stehen, bevor das Dach installiert werden kann (Aufgabe C). In diesem Szenario würden die Aufgaben A, B und C den kritischen Pfad bilden, da sie alle voneinander abhängen. Ihre kombinierte Dauer bestimmt die Mindestzeit für die Fertigstellung der Gebäudestruktur.

Durch die Visualisierung dieser Abhängigkeiten und die Identifizierung des kritischen Pfades ermöglichen PERT-Diagramme ProjektmanagerInnen, potenzielle Engpässe proaktiv zu identifizieren und Ressourcen strategisch zuzuweisen, um eine fristgerechte Fertigstellung sicherzustellen.

Wann ist ein PERT-Diagramm sinnvoll

PERT-Diagramme bieten in bestimmten Projektszenarien erhebliche Vorteile:

• Komplexe Projekte: Wenn du Projekte mit zahlreichen miteinander verbundenen Aufgaben und Abhängigkeiten verwaltest, eignen sich PERT-Diagramme hervorragend, um das Geflecht der Aktivitäten visuell zu entwirren. Sie machen deutlich, wie Aufgaben ablaufen und wie sich Verzögerungen in einem Bereich auf das gesamte Projekt auswirken können.
• Zeitkritische Projekte: PERT-Diagramme sind ideal für Projekte mit strengen Fristen. Durch die Identifizierung des kritischen Pfads können sich ProjektmanagerInnen auf die Optimierung dieser Kernaufgaben konzentrieren und potenzielle Risiken, die die rechtzeitige Fertigstellung gefährden könnten, minimieren.
• Unsichere Projekte: PERT-Diagramme sind von unschätzbarem Wert für Projekte mit inhärenten Ungewissheiten, wie z.B. Projekte, die neue Technologien oder externe Abhängigkeiten beinhalten. Die Möglichkeit, geschätzte Aufgabendauer mit optimistischen, höchstwahrscheinlichen und pessimistischen Szenarien zu berücksichtigen, ermöglicht Flexibilität und hilft, realistische Projektzeitpläne zu erstellen.

Vorteile des PERT-Diagramms

PERT-Diagramme bieten verschiedene Vorteile, die sie zu wertvollen Tools für das Projektmanagement machen:

• Visuelle Klarheit: PERT-Diagramme bieten eine klare und präzise visuelle Darstellung der Projektaufgaben und ihrer Abhängigkeiten. Dieser visuelle Ansatz macht es einfacher, den gesamten Projektablauf zu verstehen, potenzielle Engpässe zu identifizieren und Projektpläne den Stakeholdern nahezubringen.
• Verbesserte Planung: PERT-Diagramme ermöglichen eine bessere Projektplanung, indem sie kritische Pfade und Aufgabenabhängigkeiten hervorheben. ProjektmanagerInnen können Ressourcen effektiver zuweisen und sich auf Aufgaben konzentrieren, die den Projektzeitplan erheblich beeinflussen. Dieser Fokus auf kritische Pfade trägt zur rechtzeitigen Fertigstellung des Projekts bei.
• Flexibilität: PERT-Diagramme können die Ungewissheit, die vielen Projekten innewohnt, berücksichtigen. Die Möglichkeit, optimistische, höchstwahrscheinliche und pessimistische Schätzungen für die Dauer von Aufgaben einzubeziehen, ermöglicht die Erstellung realistischerer Projektzeitpläne. Diese Flexibilität ist entscheidend für die Anpassung der Pläne an den Projektfortschritt und wenn unvorhergesehene Herausforderungen auftreten.

Nachteile des PERT-Diagramms

PERT-Diagramme bieten zwar wertvolle Vorteile, aber es gibt auch einige Einschränkungen, die es zu berücksichtigen gilt:

• Komplexität für große Projekte: Die Erstellung und Pflege von PERT-Diagrammen kann für Projekte mit mehreren Aufgaben und komplizierten Abhängigkeiten sehr komplex werden. Die visuelle Darstellung kann unübersichtlich werden, sodass es schwierig wird, die Beziehungen zwischen den Aufgaben zu entschlüsseln und kritische Pfade zu erkennen.
• Zeitaufwand: Die Erstellung eines PERT-Diagramms erfordert eine detaillierte Analyse der Projektaufgaben und Zeiteinschätzungen für jede Aktivität. Dieser Prozess kann zeitaufwendig sein, besonders bei größeren Projekten. Um genaue Zeitschätzungen zu erhalten, sollten Teammitglieder konsultiert und historische Daten aus ähnlichen Projekten berücksichtigt werden.

Wie erstelle ich ein PERT-Diagramm

Jetzt, da du weißt, was PERT-Diagramme sind und ihre Kernkonzepte verstanden hast, werden in diesem Abschnitt die praktischen Schritte zur Erstellung eines solchen Diagramms besprochen und der gesamte Prozess von der Identifizierung der Aufgaben bis hin zur Fortschrittsüberwachung beschrieben.

Identifizierung von Aufgaben

Gliedere das Projekt in seine einzelnen Bestandteile. Der erste Schritt besteht darin, alle einzelnen Aufgaben des Projekts aufzulisten. Diese umfassende Liste ist entscheidend, da sie die Grundlage des PERT-Diagramms bildet.

Einrichten von Abhängigkeiten

Entwirre das Netz. Sobald die Aufgabenliste erstellt ist, analysiere die Beziehungen zwischen den einzelnen Aufgaben. Identifiziere, welche Aufgaben abgeschlossen werden müssen, bevor andere beginnen können. Durch diesen Prozess entsteht ein Flussdiagramm, das die Abhängigkeitsanforderungen visualisiert und den Gesamtprojektplan anpasst, wenn einzelne Teile abgeschlossen sind. Denke daran, dass diese Abhängigkeiten entscheidend sind, um den Projektablauf zu verstehen und potenzielle Engpässe zu lokalisieren.

Verbinden des Diagramms

Stell dir den Weg bildlich vor. Nachdem Aufgaben und Abhängigkeiten definiert sind, ist es an der Zeit, eine visuelle Darstellung des Projekts zu erstellen. Dafür gibt es verschiedene PERT-Diagrammtools oder du erstellst sie mithilfe von Software wie Microsoft Visio oder auch einem Whiteboard.

Planung der Projektzeitpläne

Definiere den zeitlichen Ablauf. Nachdem du Aufgaben und Abhängigkeit festgelegt hast, bestimme die wichtigsten Check-in-Punkte und den Gesamttermin und weise die Projekte und Ressourcen entsprechend zu.

Überwachen der Aufgabenfortschritte

Bring es zu Ende. Sobald du dir einen Überblick verschafft hast, kannst du anhand der Tabelle den Gesamtfortschritt verfolgen. Das PERT-Diagramm hilft dir dabei, den Fortschritt der Aufgaben zu überwachen, nachzuverfolgen, ob Aufgaben im Zeitplan liegen und Hindernisse zu erkennen. Außerdem kannst du bei Bedarf Anpassungen vornehmen, um die Projekte auf Kurs zu halten.

Wie erstelle ich ein PERT-Diagramm Erste Schritte mit Confluence Whiteboards

Mit Confluence Whiteboards können Teams in der Brainstorming- und frühen Planungsphase mühelos Ideen erfassen und organisieren. Sie bieten eine freie Oberfläche, um diese Ideen zu dokumentieren, bevor sie in ein strukturierteres Format, wie eine Seite oder das Backlog eines Teams, übertragen werden. Durch die enge Integration mit Jira und die Organisation über Kanban Boards kannst du deine „unstrukturierten“ Gedanken in Jira nahtlos in umsetzbare Pläne umwandeln. Confluence Whiteboards optimieren und verbinden wichtige Funktionen vom Brainstorming bis zur Ausführung, was wiederum einen einheitlichen und vernetzten Ansatz für das Projektmanagement ermöglicht.

PERT-Diagramme bieten ProjektmanagerInnen ein wertvolles visuelles Werkzeug, um sich in komplexen Situationen zurechtzufinden. Die Aufgabenabhängigkeiten zu verstehen und kritische Pfade zu identifizieren, ermöglicht optimale Projektzeitpläne, eine effektive Zuweisung von Ressourcen und eine fristgerechte Fertigstellung.

Confluence ist deine zentrale Anlaufstelle für die Erstellung von PERT-Diagrammen und die Zusammenarbeit an Projekten. Confluence Whiteboards bieten einen flexiblen und visuellen Arbeitsbereich für die Darstellung von Projektaufgaben, die Festlegung von Abhängigkeiten und die teamweite Nutzung von PERT-Diagrammen. Diese Whiteboards gehen über das einfache Erstellen eines PERT-Diagramms hinaus – sie überbrücken die Lücke zwischen Brainstorming und Handeln. Erstelle noch heute ein PERT-Diagramm in Confluence Whiteboards.