Die Phasen des Projektmanagements verstehen
Mit den Status "zu erledigen" und "erledigt" ist es nicht getan.
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Der Projektlebenszyklus wird in fünf Projektmanagementphasen unterteilt: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung, Abschluss. Diese Phasen sind deine Roadmap, wenn du und dein Team komplizierte Projekte meistern.
Das ist Sofia. Sie leitet das HR-Team in ihrem Unternehmen und sie und das Team sind gerade dabei, ein riesiges Projekt anzugehen, bei dem der Onboarding-Prozess für Mitarbeiter überarbeitet werden soll.
Die meisten von uns (auch Sofia) denken bei Projekten an zwei Phasen: Man startet sie und dann beendet man sie.
Aber das ist noch nicht alles. Stelle dir vor, du backst einen Kuchen. Du kannst nicht einfach irgendwelche Zutaten zusammenwerfen und heraus kommt ein Meisterwerk mit Zuckerguss. Davor musst du einkaufen gehen, alles vorbereiten, Zutaten mischen und zwischendurch probieren.
Die Projektmanagementphasen stellen die verschiedenen Schritte dar, denen du von Anfang bis Ende folgen musst. Wenn du diese verstehst, kannst du genauere Projektpläne erstellen, realistischere Zeitpläne festlegen und Projekte auf strategische und organisierte Weise erfolgreich durchführen.
Wir nehmen Sofia und ihr Team als Beispiel und werfen einen Blick auf einen typischen Projektlebenszyklus und die Phasen, aus denen er besteht.
Die 5 Schritte des Projektmanagement-Lebenszyklus
Fünf Phasen können einem ziemlich lange vorkommen (insbesondere dann, wenn du Projekte nur in die Anfangs- und Endphase einteilst). Jede Phase dient einem bestimmten Zweck, damit du mit deinem Projekt die besten Ergebnisse erzielst.
Ähnlich wie das Alphabet sind diese Phasen sequenziell. Um die Vorteile des Projektmanagement-Lebenszyklus nutzen zu können, musst du diese Phasen der Reihe nach durchlaufen.
Phase 1: Projektinitiierung
Sofia und ihr Team möchten unbedingt den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter überarbeiten. Glaubst du, dass der erste Schritt die Erstellung eines Plans und eines Zeitrahmens ist? Nicht so schnell!
Nicht die Planung ist der erste Schritt des Projektlebenszyklus, sondern die Initiierung.
In dieser Phase wurde das Projekt eigentlich weder genehmigt noch auf den Weg gebracht. Sofias Team hält sich Optionen offen und betrachtet das Ganze allgemein. Ziel ist es zu bestimmen, ob das Projekt überhaupt durchgeführt werden soll. Dazu müssen sie Folgendes herausfinden:
- Den Business Case für das Projekt
- Den Vorteil des Projektabschlusses (d. h., welche allgemeineren Geschäftsziele werden dadurch unterstützt?)
- Die wichtigsten Ergebnisse
- Was macht den Erfolg aus?
Nachdem sie sich diese Fragen gestellt haben, legten Sofia und ihre Teammitglieder Folgendes fest:
- Business Case: Sofias Unternehmen hatte Probleme mit Mitarbeiterfluktuation. Die Mehrheit der Beschäftigten verließ das Unternehmen innerhalb der ersten 12 Monate.
- Vorteil: Der überarbeitete Onboarding-Prozess wird während der ersten Monate die Klarheit, Kommunikation und Einbindung fördern und neue Mitarbeiter hoffentlich langfristig an das Unternehmen binden.
- Ergebnisse: Das HR-Team benötigt ein dokumentiertes Verfahren, das es referenzieren und verwalten kann, sowie ein Online-Dashboard, das die Mitarbeiter in den ersten Arbeitswochen durcharbeiten können.
- Erfolgsmetriken: Eine Steigerung der Mitarbeiterbindung um 15 % bis zum Ende des vierten Quartals und positive Rückmeldungen von mindestens 85 % der neuen Mitarbeiter.
Alle diese Elemente können auf ein Projektposter gedruckt werden, auf das sich Sofias Team immer dann beziehen kann, wenn es etwas Abstand gewinnen und die Gesamtheit des Projekts betrachten muss.
Sobald das Team all diese Faktoren durchgegangen ist, sollte es sich fragen: Ist das Projekt durchführbar und lohnt es sich überhaupt?
Wenn die Antwort "Ja" lautet, erhält das Team die Genehmigung für das Projekt (falls erforderlich) und geht in die nächste Phase. Und wenn nicht? Dann besteht kein Grund zur Panik. Das Team fängt wieder von vorn an und sucht nach einer Alternative, um das vorliegende Problem zu lösen. Es könnte z. B. eine Vorlage für ein Projektposter verwenden.
Phase 2: Projektplanung
Nachdem Sofia das Projekt allgemein definiert hat, wird es Zeit, die Details zu betrachten. In dieser Phase werden sie und ihr Team einen Plan ausarbeiten, wie das Projekt tatsächlich zum Abschluss gebracht werden kann.
Auch wenn du dich gleich an die eigentliche Arbeit machen willst, solltest du in der Planungsphase keine Abstriche machen. Eine effektive Planung kann viele der Hauptursachen für das Scheitern von Projekten verhindern, einschließlich unzureichender Voraussicht und Ziele, schlechter Kommunikation und ungenauer Zeitschätzungen.
Die Planung erfordert auch etwas Zeit und harte Vorarbeit. Stelle daher sicher, dass du zu Beginn deines Projekts genügend Zeit dafür hast.
Folgende Fragen müssen Sofia und ihr Team in dieser Phase beantworten:
- Was ist das Ziel dieses Projekts?
- Was sind die KPIs (Key Performance Indicators)?
- Was ist der Projektumfang?
- Wie hoch ist das Budget?
- Welches sind die Risiken?
- Welche Teammitglieder sind beteiligt?
- Welche Aufgaben sind erforderlich?
- Welche Meilensteine müssen erreicht werden?
Beginne zunächst damit, mithilfe des SMART Goals Framework ein Ziel für das Projekt zu definieren. (SMART steht für specific, measurable, achievable, relevant und time-bound, also spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert).
Gemäß diesem Akronym definieren Sofia und ihr Team das folgende Ziel für ihr Mitarbeiter-Onboarding-Projekt:
Erstelle einen neuen Onboarding-Prozess, der Neueinsteiger informiert und einbezieht und die Mitarbeiterbindung um 15 % erhöht. Dieses neue Programm soll am 25. Januar 2021 eingeführt werden.
Jetzt wissen Sofia und ihr Team, welches Ziel sie erreichen müssen. Dieses werden sie aber nicht durch Hoffen und Beten erreichen. Das Team muss herausfinden, welche Aufgaben erledigt werden müssen.
Hierbei kann die Erstellung eines Projektstrukturplans (PSP) helfen. Dieser teilt das gesamte Projekt in einzelne Aufgaben auf und stellt sie grafisch dar, damit alle Beteiligten die Aufgaben des Projekts leicht erkennen können. Anhand dieses Plans identifizieren Sofia und ihr Team folgende Aufgaben:
- Bestehende Mitarbeiter um Feedback zum aktuellen Onboarding-Prozess bitten
- Manager befragen, was in den Prozess einbezogen werden soll
- Allgemeinen Ablauf/90-Tage-Plan für den neuen Onboarding-Prozess erstellen
- Video-Tutorials aufnehmen, die für weitere Informationen in das Mitarbeiter-Dashboard aufgenommen werden
- Ein digitales Mitarbeiter-Dashboard erstellen
- Ein Portal einführen, in dem neue Mitarbeiter um Hilfe bitten können
- Verfahren und Checklisten für den Onboarding-Prozess entwerfen
- Videos und Dokumentation auf das Dashboard hochladen
Sobald das Team die Anforderungen des Projekts kennt, kann es deutlich einfacher einschätzen, wie viel Zeit es in Anspruch nehmen wird, welche Betriebsmittel benötigt werden und was zuerst erledigt werden muss.
Es kann auch erkennen, wer die wichtigsten Beteiligten sind (in diesem Fall das HR-Team, das Webentwicklungsteam, die Grafikdesigner und das Content-Team) und ob es Abhängigkeiten hinsichtlich Aufgaben und Ressourcen gibt. Diese Abhängigkeiten sind Aspekte des Projekts, die miteinander verknüpft sind.
Ein Beispiel für eine Aufgabenabhängigkeit könnte etwa wie folgt aussehen: Materialien können nicht auf das Mitarbeiter-Dashboard hochgeladen werden, bevor das Dashboard eingerichtet wurde. Eine Aufgabe muss abgeschlossen werden, bevor mit der nächsten begonnen wird. Oder vielleicht kann das Webentwicklungsteam bei diesem Projekt nicht helfen, bevor es die Neugestaltung der Unternehmenswebsite abgeschlossen hat. Eine benötigte Ressource ist also nicht ohne Weiteres einsetzbar, weil ihre Verfügbarkeit von etwas anderem abhängt.
Jetzt kann Sofias Team diese Abhängigkeiten im Auge behalten, die Projektaufgaben vernünftig ordnen und jedem einzelnen Schritt auf individuellen To-do-Listen Termine zuweisen.
Mit Abschluss dieser Schritte hat das Team nebenbei seinen Projektplan erstellt. Dieser sollte dokumentiert und an einem Ort aufbewahrt werden, auf den das gesamte Team Zugriff hat (Confluence ist der perfekte Ort dafür).
Phase 3: Projektausführung
In dieser Phase wird ein Großteil der Hauptarbeit erledigt.
Das Team von Sofia konzentriert sich intensiv auf seine Aufgabe und arbeitet die identifizierten Projektaufgaben ab. Es entwirft Verfahren, nimmt Videos auf, führt Gespräche und vieles mehr.
Das Team geht alle zu erledigenden Projektaufgaben durch und wird auch an der folgenden Phase beteiligt sein …
Phase 4: Projektüberwachung
Kehren wir zu unserem Beispiel mit dem Kuchen zurück. Schaust du nur einmal ins Rezept und beobachtest dann mit Staunen, wie der tollste Kuchen auf der Welt entsteht? Wahrscheinlich nicht.
Du siehst ins Rezept, während du die Eier aufschlägst und den Teig rührst, um sicherzustellen, dass du alles richtig machst. Du schaust alle fünf Minuten in den Backofen, um sicherzugehen, dass die Oberseite nicht anbrennt. Du behältst deinen Kuchen also immer im Auge.
Mit den Projekten ist es genau so, deshalb gibt es die Überwachungsphase. Sie läuft zur selben Zeit wie die Ausführungsphase und Sofia wird das Projekt in regelmäßigen Abständen bewerten und sicherstellen, dass ihr Team:
- Termine für Aufgaben einhält
- Unbemerktes Umfangswachstum vermeidet
- Budgetvorgaben einhält
- Sich weiterhin an Zielvorgaben hält (übergeordnete Vorhaben geraten bei der Ausführung gern in Vergessenheit und man sieht quasi den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr)
Die Überwachung wird deutlich einfacher, wenn Projektmanagementsoftware eingesetzt wird. Sie erhöht die Sichtbarkeit des gesamten Projekts und zentralisiert projektbezogene Gespräche und Informationen.
Darüber hinaus helfen regelmäßige Statusbesprechungen dem gesamten Team dabei, über den Fortschritt auf dem Laufenden zu bleiben. Diese Notizvorlage für wöchentliche Meetings erleichtert das Aufzeichnen von Diskussionsthemen, Entscheidungen und Aufgaben, die sich im Gesprächsverlauf ergeben.
Wenn Sofia merkt, dass das Projekt nicht wie geplant läuft, kann sie entweder sofort den Kurs korrigieren oder Anpassungen am ursprünglichen Projektplan vornehmen, um Neuentwicklungen zu berücksichtigen.
Phase 5: Projektabschluss
Das Team hat es geschafft! Es hat einen neuen und verbesserten Onboarding-Prozess für Mitarbeiter eingeführt. Jetzt kann es den erfolgreichen Abschluss mit einem gemeinsamen Mittagessen feiern und sich anschließend anderen Aufgaben widmen.
Aber bevor das Projekt als Gewinn verbucht wird, muss das Team die Abschlussphase beenden, um noch offene Probleme zu lösen. Dazu gehört beispielsweise:
- Die Durchführung einer Post-Mortem-Analyse oder Retrospektive, in der besprochen wird, was gelungen ist und was verbessert werden könnte
- Die Erstellung eines abschließenden Projektberichts, der gegebenenfalls den Stakeholdern präsentiert wird
- Das Speichern der gesamten Projektdokumentation an einem sicheren Ort, auf den später problemlos zugegriffen werden kann (auch hier kann Confluence genutzt werden, um alle Inhalte organisiert aufzubewahren!)
Nach all dieser harten Arbeit sollte das Projekt gebührlich gefeiert werden. Auch wenn die eigentlichen Projektaufgaben hinter dir liegen, solltest du das Projekt zu einem ordentlichen Abschluss bringen, damit auch zukünftige Projekte gelingen können.