12 の重要なプロジェクト管理原則

プロジェクト管理の 12 の基本原則とは

成功するプロジェクト管理計画とは、プロジェクトの開始から完了、そして評価まで、プロジェクトの実施に必要なすべての情報を提供するものです。

手法に関係なく、アプローチはプロジェクトの要件、関係者の期待、ビジネスのニーズと目標に応えなければなりません。次の 12 の重要なプロジェクト管理の概念を順守することが、確実なプロジェクトの成功につながります。

プロジェクトの構造を確立する

プロジェクトのスコープは、一般的なタスクやアクティビティよりも広いものです。プロジェクト管理チームや関係者が評価、管理、および理解しやすい方法でプロジェクトを構成します。

プロジェクトの目標と目的を定義する

プロジェクトの目標と目的の定義は、プロジェクトの構造を確立し、プロジェクト管理チームのメンバーや関係者からの支持を得るために不可欠です。プロジェクトの目標と具体的な目的を明確にし、それらが会社の全体的な目的と一致していることを確認しましょう。

プロジェクト・スポンサーを特定する

スポンサーによるサポートはプロジェクトの成功に不可欠です。プロジェクト・スポンサーは、プロジェクトに関して熱心な支援と便利なガイダンスを提供します。スポンサーは、必要であれば複数の関係者やチームから、追加の支援やリソースを集めることもできます。

役割と責任を形成する

役割と責任は、ビジネス要件、関係者の期待、利用可能な人材とリソース、その他の要因によって異なります。これらの役割を明確に定義すれば、効果的なコラボレーションを確保し、作業の重複やプロジェクトのニーズへの対応不足を避けることができます。

チームのアカウンタビリティを確立する

チーム内にアカウンタビリティの文化を定着させます。個人と集団の責任を追跡し、測定できる方法を導入します。

プロジェクトのスコープと変更を管理する

適応性は、プロジェクトのライフサイクル全体で重要です。目標、ニーズ、期待、利用可能な人材、リソースは、プロジェクトのライフサイクルを通じて随時変化する可能性があります。すべてのプロジェクト管理計画には、プロジェクトのスコープを管理し、変更に対処するための強固な戦略と明確に定義されたプロセスを含める必要があります。

リスク管理計画を作成する

ビジネス自体ではなくても、リスクはプロジェクトを直接脅かす可能性があります。プロジェクト管理計画には、プロジェクト・リスクを特定、評価、軽減するための包括的なステップが必要です。プロジェクトの進捗に合わせて、リスク管理計画を定期的に見直し、更新しましょう。

進捗を監視する

プロジェクト管理チームは、あらゆるプロジェクトであらゆる段階の進捗を監視しなければなりません。確立された目標に向けた進捗を測定するための KPI（主要業績指標）を確立しましょう。プロジェクト管理計画には、プロジェクトの進捗を定期的に追跡、評価、報告するためのシステムも含める必要があります。

効果的な価値提供に焦点を当てる

すべてのプロジェクトの目標は、関係者とビジネスに総合的な価値をもたらすことです。プロジェクトの成功につながるタスクを最優先します。チームが関係者のニーズやプロジェクトの目的に基づいて優先順位を継続的に評価し、調整するための方法とツールを組み込みます。

パフォーマンス管理のベースラインを確立する

効果的なパフォーマンス管理は、プロジェクト管理を成功させる鍵です。チームとプロジェクトのパフォーマンスを評価し、追跡するためのパフォーマンス管理のベースラインを確立します。パフォーマンス指標を使用して、改善すべき分野を特定し、成果を評価します。

プロジェクトを終了する

プロジェクトを成功させるには、プロジェクト計画に定義されている必須タスクをすべて完了します。すべての成果物が品質基準を満たしていることを確認し、必要な関係者と経営陣の承認を得ます。

成功を検証する

プロジェクトの成功を振り返り、良い成果につながる主な要素に焦点を当てます。また、将来のプロジェクトに活かし、継続的な改善を維持するため、学んだ内容を文書化しておくことも重要です。

Confluence によってプロジェクト管理原則をプロジェクトの成功に変える

プロジェクト管理原則を一元的に遵守するには、効果的なコラボレーションが不可欠です。コラボレーション、コミュニケーション、ドキュメンテーションは、アイデアから実行、評価まで、あらゆるプロジェクト管理の取り組みにおいて重要な要素です。

Confluence は、接続されたワークスペースに全員を集めて、プロジェクトを前進させます。チームはプロジェクト計画をシームレスに作成、編集、共有、コラボレーションできるため、全員が共通認識を持てるようになります。Confluence がプロジェクト管理チームのパフォーマンスを向上させるため、プロジェクトをさらに効率的に進められます。また、チーム メンバー、関係者、ビジネスにも大きな価値をもたらします。

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アジャイル・プロジェクト管理とは

アジャイル・プロジェクト管理の手法は、スクラムのスプリントと、カンバンの継続的な情報共有とフィードバックを組み合わせたものです。これによってプロジェクト管理チームは、継続的な改善と関係者への価値提供に集中できます。アジャイルはその柔軟性と部門横断的なチーム・サポートにより、変更の多いプロジェクトの管理に非常に適しています。

プロジェクト管理でよくある課題とは

プロジェクト管理の作業はすべて、次のような同じ課題に直面しています。

• スコープ・クリープ。プロジェクトが進むにつれて、ニーズや要件、関係者の要望、外部の影響も変化する可能性があります。このような変化のため、当初の計画から逸脱する場合があります。また、予算超過や遅延につながったり、関係者を失望させたりすることもあります。プロジェクト・タイムラインを明確に定義した詳細な計画と、関係者との定期的なコミュニケーションは、スコープ・クリープを排除、あるいは最小限に抑えるために役立ちます。
• 非現実的な締め切り。締め切りが厳しすぎると、マイルストーンに間に合わないことがあります。プロジェクト・マネージャーは、関係者が求めていることと、利用可能なリソースで達成できることのバランスを取る必要があります。
• 不十分なリソース。プロジェクトの資金、時間、人材は常に限られています。現実的に抑えた予算と正確なコストの見積もりは有用ですが、計画や予測を超えたリソースの制約に直面することも想定しておきます。
• コミュニケーション不足。効果的なコミュニケーションがとれない場合、誤解を生み、期待に応えられず、余計な仕事が増え、締め切りに間に合わなくなることがあります。一貫したコミュニケーションであれば、スコープ・クリープを回避し、関係者の期待に応えることができます。
• 変更およびリスク管理。プロジェクト管理計画には、リスクの特定と軽減のプロセス、および急な変更への適応を十分に文書化し、記載する必要があります。これにより、プロジェクトの中断や遅延を最小限に抑えることができます。
• 進捗を監視、評価、文書化する。一貫した監視と評価により、プロジェクトを順調に進め、課題が問題になる前に特定できます。監視の取り組みや評価を文書化することで、チーム メンバーや関係者に最新情報を提供し、関与してもらうことができます。

プロジェクト管理のさまざまな手法

プロジェクト管理で最も広く利用されている手法をいくつかご紹介します。

• カンバン：カンバンは、タスクと進捗を視覚化することに重点を置いています。通常、物理的またはデジタル化された共有のホワイトボードを複数の列に分割して、それぞれにワークフローの段階（たとえば、「To Do」、「進行中」、「完了」）を示すラベルが付けられます。カンバンの視覚的なアプローチでは、全員がプロジェクトの進行に合わせて作業を確認して従うことができます。これにより、全員が最新情報を得て、連携してプロジェクトの目標に合わせられます。また、カンバンにより、チームは変化するニーズや優先事項に直面した際に、より適切かつ柔軟に適応できるようにもなります。
• ウォーターフォール：ウォーターフォール型プロジェクト管理は、他の手法よりも線形で連続する手法です。ウォーターフォール型プロジェクトには通常、計画、設計、開発、テスト、デプロイの要件が明確に定義されています。ウォーターフォール型プロジェクトでは、計画を厳守し、宣言された要件や目的と緊密に連携するよう求められます。
• スクラム：スクラム手法には、高度に構造化されたフレームワークが含まれています。スクラムでは、特定のチーム メンバーの役割や、各作業サイクルまたはスプリントの長さを定義します。チームは毎日ミーティングを行い、進捗を確認し、今後のスプリントを計画します。この手法は、複雑なプロジェクトや、関係者が積極的に関与する場合に適切です。