12 wichtige Prinzipien für das Projektmanagement

Was sind die 12 grundlegenden Prinzipien des Projektmanagements?

Ein erfolgreicher Projektmanagementplan liefert alle erforderlichen Informationen für die Durchführung eines Projekts von Anfang bis Ende und zur Evaluierung.

Unabhängig von deiner Methodik muss der Ansatz die Projektanforderungen, die Erwartungen der Stakeholder sowie die Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens erfolgreich berücksichtigen. Die Einhaltung der folgenden 12 grundlegenden Konzepte für das Projektmanagement kann zum Erfolg deines Projekts beitragen.

Projektstruktur herstellen

Ein Projekt hat einen größeren Umfang als ein typischer Task oder eine Aktivität. Strukturiere dein Projekt auf eine überschaubare, verständliche Weise, die für das Projektmanagementteam und alle Stakeholder leicht zu beurteilen ist.

Projektziele und -vorgaben definieren

Die Definition der Ziele und Vorgaben deines Projekts ist unerlässlich, um dessen Struktur festzulegen und Unterstützung von Mitgliedern des Projektmanagementteams und Interessenvertretern zu erhalten. Formuliere die allgemeinen und spezifischen Ziele des Projekts klar und sorge dafür, dass diese mit den Gesamtzielen des Unternehmens im Einklang sind.

Einen Projektsponsor ermitteln

Die Unterstützung durch Sponsoren ist für den Erfolg eines Projekts entscheidend. Ein Projektsponsor kann das Projekt voller Begeisterung unterstützen und hilfreich begleiten. Sponsoren können nach Bedarf auch zusätzliche Unterstützung und Ressourcen von mehreren Stakeholdern und Teams erhalten.

Rollen und Zuständigkeiten gestalten

Rollen und Zuständigkeiten variieren je nach Geschäftsanforderungen, Erwartungen der Stakeholder, verfügbaren Mitarbeitern und Ressourcen sowie anderen Faktoren. Definiere diese Rollen für eine effektive Zusammenarbeit klar und vermeide damit doppelte Arbeit und nicht erfüllte Projektanforderungen.

Das Team in die Verantwortung nehmen

Fördere eine Unternehmenskultur der Verantwortlichkeit im Team. Implementiere Methoden, um individuelle und kollektive Verantwortung nachzuverfolgen und zu bemessen.

Projektumfang und Änderungen verwalten

Anpassungsfähigkeit ist im gesamten Lebenszyklus eines Projekts von entscheidender Bedeutung. Ziele, Bedürfnisse, Erwartungen, verfügbare Mitarbeiter und Ressourcen können sich während des Projektlebenszyklus jederzeit ändern. Jeder Projektmanagementplan muss eine solide Strategie und klar definierte Prozesse zur Verwaltung des Projektumfangs und für den Umgang mit Änderungen beinhalten.

Einen Risikomanagementplan erstellen

Risiken können ein Projekt schnell gefährden, wenn nicht sogar das Unternehmen selbst. Projektmanagementpläne müssen umfassende Schritte zur Ermittlung, Bewertung und Verringerung von Projektrisiken beinhalten. Überprüfe und aktualisiere während des Projektfortschritts regelmäßig den Risikomanagementplan.

Fortschritt überwachen

Das Projektmanagementteam sollte den Fortschritt in jeder Phase eines jeden Projekts überwachen. Lege wichtige Key Performance Indicators (KPIs) fest, um den Fortschritt beim Erreichen der festgelegten Ziele zu ermitteln. Dein Projektmanagementplan muss auch ein System zur regelmäßigen Nachverfolgung und Bewertung des Projektfortschritts sowie zur Berichterstattung darüber beinhalten.

Auf effektive Wertschöpfung konzentrieren

Das Ziel jedes Projekts ist es, den Stakeholdern und dem Unternehmen als Ganzes einen Mehrwert zu bringen. Behandle Tasks, die zum Erfolg des Projekts beitragen, mit der höchsten Priorität. Ergänze Methoden und Tools, die deinem Team die kontinuierliche Bewertung und Anpassung der Prioritäten auf der Grundlage der Bedürfnisse der Stakeholder und Projektziele ermöglichen.

Eine Baseline für das Leistungsmanagement festlegen

Effektives Leistungsmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg des Projektmanagements. Lege eine Baseline für das Leistungsmanagement fest, um die Team- und Projektleistung zu bewerten und nachzuverfolgen. Ermittle anhand von Leistungskennzahlen Bereiche mit Verbesserungspotenzial und erkenne Erfolge an.

Das Projekt abschließen

Um dein Projekt erfolgreich abzuschließen, erledige alle notwendigen Tasks, die in deinem Projektplan definiert sind. Sorge dafür, dass alle Ergebnisse den Qualitätsstandards entsprechen. Besorge dir die nötigen Genehmigungen von Stakeholdern und vom Management.

Erfolge untersuchen

Denke über die Erfolge des Projekts nach und hebe die Schlüsselfaktoren hervor, die zu positiven Ergebnissen beitragen. Die gewonnenen Erkenntnisse sollten auch dokumentiert werden, um zukünftige Projekte zu unterstützen und kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen.

Prinzipien des Projektmanagements mit Confluence in Projekterfolge verwandeln

Eine effektive Zusammenarbeit ist für die einheitliche Einhaltung der Projektmanagement-Prinzipien unerlässlich. Zusammenarbeit, Kommunikation und Dokumentation sind wichtige Elemente jedes Projektmanagements, von der Ideenfindung über die Ausführung bis hin zur abschließenden Bewertung.

Confluence bringt alle in einem vernetzten Arbeitsbereich zusammen, um Projekte voranzubringen. Teams können Projektpläne nahtlos erstellen, bearbeiten, teilen und gemeinsam daran arbeiten, sodass alle auf demselben Stand sind. Confluence kann die Leistung des Projektmanagementteams verbessern und zu einer effizienteren Projektausführung beitragen. Es kann auch den Mehrwert für Teammitglieder, Stakeholder und das Unternehmen erhöhen.

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Was ist Agile-Projektmanagement?

Die Methode für Agile-Projektmanagement kombiniert die Sprints von Scrum mit dem kontinuierlichen Informationsaustausch und Feedback von Kanban. Sie konzentriert die Projektmanagementteams auf kontinuierliche Verbesserungen und den Mehrwert für die Stakeholder. Dank der Flexibilität und der funktionsübergreifenden Teamunterstützung ist Agile äußerst effektiv für die Verwaltung von Projekten, die ggf. Änderungen unterliegen.

Was sind die häufigsten Herausforderungen des Projektmanagements?

Alle Bestrebungen rund um das Projektmanagement stehen vor ähnlichen Herausforderungen, zum Beispiel:

• Scope Creep. Im Laufe eines Projekts können sich auch Bedürfnisse, Anforderungen, Wünsche der Stakeholder und externe Einflüsse ändern. Diese Änderungen führen ggf. zu Abweichungen vom ursprünglichen Plan. Weitere Folgen sind möglicherweise auch Budgetüberschreitungen, Verzögerungen und enttäuschte Stakeholder. Ein detaillierter Plan mit einer klar definierten Projektzeitleiste und regelmäßiger Kommunikation mit den Stakeholdern kann dazu beitragen, Scope Creep zu minimieren oder gänzlich zu vermeiden.
• Unrealistische Fristen. Zu ambitionierte Fristen können dazu führen, dass Meilensteine verpasst werden. Projektmanager müssen den Willen der Stakeholder daran abstimmen, was mit den verfügbaren Ressourcen realistisch erreichbar ist.
• Unzureichende Ressourcen. Jedes Projekt muss mit einer begrenzten Verfügbarkeit von Geld, Zeit und Fachkräften ausgeführt werden. Realistische, konservative Budgets und präzise Kostenschätzungen können hier hilfreich sein, aber Teams sollten mit der Möglichkeit von Ressourcenbeschränkungen rechnen, die über ihre Pläne und Prognosen hinausgehen.
• Schlechte Kommunikation. Eine ineffektive Kommunikation kann Missverständnisse, unklare und unerfüllte Erwartungen, Zusatzarbeit und verpasste Fristen zur Folge haben. Eine konsistente Kommunikation hilft dir dabei, Scope Creep zu vermeiden und die Erwartungen deiner Stakeholder zu erfüllen.
• Änderungs- und Risikomanagement. Projektmanagementpläne müssen gut dokumentierte Prozesse zur Risikoermittlung und -minderung sowie zur Anpassung an plötzliche Veränderungen beinhalten. Unter anderem dadurch minimierst du Projektunterbrechungen und Verzögerungen.
• Überwachen, Evaluieren und Dokumentieren des Fortschritts. Konsistente Überwachung und Evaluierung halten Projekte auf Kurs und Herausforderungen lassen sich erkennen, bevor sie zu Problemen werden. Die Dokumentation der Überwachungsmaßnahmen und Evaluierungen trägt dazu bei, die Teammitglieder und Stakeholder auf dem Laufenden zu halten und einzubeziehen.

Was sind die verschiedenen Methoden des Projektmanagements?

Hier sind einige der am häufigsten für das Projektmanagement angewendeten Methoden.

• Kanban: Kanban konzentriert sich auf die Visualisierung von Tasks und Fortschritt. Es basiert auf einem gemeinsam genutzten physischen oder digitalen Whiteboard. Dieses ist typischerweise in Spalten unterteilt, von denen jede mit einer Phase des Workflows beschriftet ist – zum Beispiel "Zu erledigen", "In Bearbeitung" und "Abgeschlossen". Dank des visuellen Ansatzes von Kanban kann jeder die Arbeit sehen und nachverfolgen, während das Projekt voranschreitet. So bleiben alle Beteiligten auf dem Laufenden sowie aufeinander und auf die Projektziele abgestimmt. Kanban kann Teams auch bei einem anpassungsfähigeren und flexibleren Umgang mit sich ändernden Bedürfnissen oder Prioritäten helfen.
• Wasserfall: Projektmanagement nach der Wasserfall-Methode erfolgt linearer und sequentieller als bei anderen Methoden. Wasserfallprojekte haben typischerweise klar definierte Anforderungen an Planung, Design, Entwicklung, Test und Deployment. Bei Wasserfallprojekten sind die Pläne strikt einzuhalten und die Ausrichtung auf die erklärten Anforderungen und Ziele muss präzise sein.
• Scrum: Die Scrum-Methode beinhaltet ein hochgradig strukturiertes Framework. Es definiert die Rollen bestimmter Teammitglieder und die Länge jedes Arbeitszyklus oder Sprints. Die Teams treffen sich täglich, überprüfen den Fortschritt und planen bevorstehende Sprints. Diese Methode eignet sich gut für komplexe Projekte und die aktive Einbindung von Stakeholdern.