プロセス フロー チャート: 内容と作成方法

プロセス フロー チャートとは

プロセス フロー チャートとは、ワークフローを視覚的に整理する方法です。線で結んださまざまな形を使用して、個々のステップを表します。

プロセス フロー チャートは、ワークフローの概略を示し、視覚化できるため、プロジェクト管理に役立ちます。たとえば、注文を受けてから配達するまで、顧客の注文をどのように処理して出荷するかを示すチャートなどです。

プロセス フロー チャートの重要性

ワークフローを視覚化すると、プロジェクト スコープを把握しやすくなるため、目標と締め切りに基づいてプロジェクトを計画できるようになります。

プロセスを明確に視覚化することによって、チームワークが向上し、全員が同じ認識を持つことができます。それによって、誰もがそのビジネス プロセスを初めから終わりまで把握し、そのプロセスで各自が果たすべき役割を理解できます。

プロセス フロー チャートを作成すると、付加価値のないアクティビティを除外し、生産性を向上させることができます。不要な手順に貴重な時間を無駄にしなければ、成長と改善の余地は十分にあります。

フローチャートの種類

フロー チャートにはいくつかの種類があり、それぞれ目的が異なります。フロー チャートの一部について、以下で詳しく説明します。

• 基本のフロー チャート: シンプルなフロー チャートは、複雑なものや詳細をそれほど含めず、基本のステップを視覚化するのに最適です。
• システム フロー チャート: システム フロー チャートは、システムの各部分が他の部分とどのように相互作用するかを示しています。
• ワークフロー図: ワークフロー図は、プロジェクトの完了に必要なステップやプロセスを視覚化し、無駄を最小限に抑えるのに役立ちます。
• データ フロー チャート: データ フロー チャートは、システムやその他の接続システム全体でデータがどのように移動していくかを示します。
• 意思決定のフロー チャート: これらのフロー チャートは意思決定プロセスにおいて重要な役割を果たしており、簡単な質問に答えていくと、最終的な判断に到達します。
• スイムレーン フロー チャート: スイムレーン フロー チャートでは、個人かグループかを問わず、プロセスやプロジェクトの各部分の責任者を視覚化できます。

プロセス フロー チャートの構成要素

プロセス フロー チャートには、チャート内の情報をコンテキスト化するための重要な記号がいくつかあります。プロセス フロー チャートのステップごとにさまざまな記号が使われており、その間が接続線でつながれています。

各プロセスやステップには、ひし形や長方形など、さまざまな形や記号が使われ、それぞれの記号が線で結ばれています。さまざまな種類の線がフロー チャートの開始と終了を示し、方向を示す矢印がチャートのフロー方向を示します。

フロー チャートでの情報の視覚化は、プロジェクト計画において重要な役割を果たしており、記号が何を表しているのかを理解すれば簡単に利用できます。

プロセス フロー チャートの作成ステップ

プロセス フロー チャートの作成はそれほど難しくありませんが、従うべき基本のガイドラインがいくつかあります。次のプロセス フロー チャートの作成に役立つステップバイステップのガイドを次に示します。

プロセスを特定する

まず、概略説明のためのプロセスまたはワークフローを明確に定義します。戦略計画においては、どのプロジェクトを視覚化し、最適化するかを選択することが重要です。フロー チャートに何を落とし込むかを決定したら、その構築を始めます。

境界を定義する

ビジネス向けのプロセス フロー チャートの場合は、ステップを追加すれば、いつでも詳細を追加し、プロセスをさらに細分化できます。ただし、フロー チャートの作成時は、詳細を必要最小限に抑えると良いでしょう。

フロー チャートを具体化する前に、チャートの範囲と境界を把握しておきます。そうすれば、主要目的が複雑になりすぎるような情報を追加して時間を無駄にしなくて済みます。詳細は必要ですが、過度に追加しないようにします。

情報を収集する

ここでナレッジの共有が必要になります。プロセスを構成するステップ、インプット、アウトプットに関する詳細情報をこの時点で収集します。最初から最後まで確実にプロセスを追跡し、重要なステップを見逃さないようにします。

ステップの順序を決定する

概略をまとめているプロセスを構成するステップが揃ったので、これを正しい順序に並べてフロー チャートを整理し始めます。フロー チャートは開始から終了まで一定の方向に進んでいくと、そのプロセスの完了に近づきます。

フロー チャートを描く

プロセス フロー チャートでは、個々のステップはストーリーの一部を示すものでしかないため、ストーリー全体を把握するにはそれをつなげていく必要があります。記号とコネクタを使用して個々のステップをつなぎ、正確なプロセスの初めから終わりまでを視覚的に表現するフロー チャートを完成させましょう。

レビューして修正する

すべてを整理して書き出したら、フロー チャートをレビューして、正確でわかりやすく、完全であることを確認します。何か問題があれば、フロー チャートを修正します。

レビューと修正に終わりはありません。フロー チャートを完成させた後でも、定期的にレビューして更新し、正確さを保ちます。変更があった場合は、フロー チャートに必ず反映させます。

プロセス フロー チャートの使用方法

優れたプロセス フロー チャートは、ビジネスにメリットをもたらします。プロセス フロー チャートの一般的な使用方法を次に示します。

• プロセスの改善: プロセスを視覚化することによって、プロセスの最適化方法が理解でき、時間的、金銭的な節約につながります。
• トレーニングとオンボーディング: トレーニングとオンボーディングのプロセスを明確に理解していれば、それを合理化し、誰でも同じトレーニングを受けられるようにできます。
• コミュニケーション: フロー チャートは、プロジェクトの各段階におけるコミュニケーションのギャップを特定して、全員が同じ認識を持てるようにできます。
• ドキュメンテーション: ビジュアルを使用し、プロジェクト文書からチーム文書まで、誰でもドキュメンテーションのベスト プラクティスを利用できます。
• コンプライアンスと品質保証: プロセスを段階的に視覚化していくことで、コンプライアンスや品質保証の潜在的な問題を手遅れになる前に特定できます。

効果的なプロセス フロー チャートを作成するためのベスト プラクティス

効果的なフロー チャートは、ビジネス プロセスを最適化し、生産性とプロジェクト コラボレーションを向上させるのに役立ちます。そのためのガイドラインをいくつかご紹介します。

プロセス フロー チャートは常にシンプルに保ちます。重要なステップと情報だけを追加するよう注意してください。

一貫性のある記号と接続線を使用すると、プロセス フロー チャートが明確になり、チームとのコラボレーションが容易になるため、生産性が向上します。プロセスに関係者を巻き込むこともできます。

フロー チャートの完成後も、やるべきことは残っています。フロー チャートを更新し、管理していくと、ビジネスが関わっているプロセスを常に視覚化できます。

Confluence ホワイトボードでプロセス フロー チャートを作成する

プロセス フロー チャートには、不要なステップを排除しながら生産性とチームワークを向上させるという、ビジネス上のメリットがいくつかあります。Confluence ホワイトボードを利用すると、アイデアを視覚化し、タスクに変えることができます。

Confluence は、接続されたワークスペースに全員を集めて、プロジェクトを前進させます。チームは接続した 1 つのワークスペースでプロジェクト計画を作成、編集、共有できるため、全員が同じ認識を持てるようになります。

Confluence のフロー チャート テンプレートを使用すると、効果的なフロー チャートを簡単に作成できます。また、わずか数回のクリックで付箋を Jira の課題に変換できます。

Confluence ホワイトボードを使用してワークフローを視覚化し、プロセス フロー チャートでビジネスを最適化します。

プロセス フロー チャート: よくある質問

プロセス フロー チャートの具体的な例はありますか?

プロセス フロー チャートの例としては、製品の配送があります。プロセス フロー チャートを使用すると、お客様からの連絡から担当作業の完了まで、製品の配送を視覚化できます。最初のステップは、お客様からの (またはお客様への) 連絡ですが、最終的には、注文の処理、そしてお客様が注文品が届いたことを知らせるメールを受信するところまでとなります。

プロセス フロー チャートは、製造、サービス提供、製品提供、プロジェクト管理など、ほぼすべてのプロセスに使用できます。

プロセス フロー チャートの作成にはどのツールを使用できますか?

Confluence では、ビジネス プロセスを正確に視覚化するプロセス フロー チャートを作成できます。Confluence は使いやすく、フロー チャート テンプレートから始めることができるため、すべての作業をする必要はありません。テンプレートを選択したら、個々のステップや記号を追加してチャートを見やすくします。Confluence は、Jira や各種サードパーティ ツールともシームレスに統合されます。

プロセス フロー チャートはどのくらいの頻度で更新すればよいですか?

フロー チャートに記載されているワークフローやプロセスを変更した場合は、それに応じてチャートを更新します。フロー チャートは、不正確では意味がありません。想定以上にさまざまなプロセスやワーク フローのステップの追加や削除が必要になるでしょう。プロセス フロー チャートは定期的にレビューし、更新して、ビジネスに継続的に価値をもたらしているかどうかを確認しなければなりません。