Prozessflussdiagramm: Definition und Erstellung

Was ist ein Prozessflussdiagramm?

Mit Prozessflussdiagrammen kannst du deinen Workflow visuell organisieren. Dabei kannst du verschiedene durch Linien verbundene Formen verwenden, die jeweils für einen einzelnen Schritt stehen.

Ein Prozessflussdiagramm fördert das Projektmanagement, da es dir hilft, deine Workflows zusammenzufassen und zu visualisieren. Ein Beispiel könnte ein Diagramm sein, das darstellt, wie du Kundenbestellungen vom Eingang bis zur Lieferung bearbeitest.

Bedeutung von Prozessflussdiagrammen

Durch das Visualisieren deines Workflows erhältst du bessere Einblicke in den Projektumfang, sodass du dein Projekt auf der Grundlage deiner Ziele und Fristen planen kannst.

Eine klare visuelle Darstellung deiner Prozesse hilft, die Teamarbeit zu verbessern und dafür zu sorgen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Auf diese Weise können alle Beteiligten deine Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende nachvollziehen und verstehen, welche Rolle sie dabei spielen.

Die Erstellung eines Prozessflussdiagramms kann die Produktivität verbessern, da Aktivitäten, die keinen Nutzen bieten, aussortiert werden. Wenn du deine wertvolle Zeit nicht mit unnötigen Schritten verschwendest, hast du viel Raum für Wachstum und Verbesserung.

Flussdiagrammtypen

Es gibt verschiedene Arten von Flussdiagrammen, die jeweils einem anderen Zweck dienen. Unten erfährst du mehr über verschiedene Arten von Flussdiagrammen:

• Einfaches Flussdiagramm: Einfache Flussdiagramme sind ideal, um grundlegende Schritte ohne viele Komplexitäten oder Details zu visualisieren.
• Systemflussdiagramm: Systemflussdiagramme zeigen, wie jeder Teil eines Systems mit den anderen Teilen interagiert.
• Workflow-Diagramm: Workflow-Diagramme visualisieren Schritte oder Prozesse, die erforderlich sind, um ein Projekt abzuschließen, was dir helfen kann, Ressourcenverschwendung zu minimieren.
• Datenflussdiagramm: Datenflussdiagramme zeigen, wie sich Daten in deinem System und anderen verbundenen Systemen bewegen.
• Entscheidungsdiagramm: Diese Flussdiagramme spielen eine wichtige Rolle im Entscheidungsprozess, da sie Antworten auf einfache Fragen liefern, um zu einer endgültigen Entscheidung zu gelangen.
• Swimlane-Diagramm: Mithilfe dieser Flussdiagramme kannst du visualisieren, wer für die individuellen Abschnitte eines Prozesses oder Projekts verantwortlich ist. Dabei kann es sich um Einzelpersonen oder Gruppen handeln.

Bestandteile eines Prozessflussdiagramms

Prozessflussdiagramme nutzen einige wichtige Symbole, um die Informationen im Diagramm zu kontextualisieren. Für unterschiedliche Schritte innerhalb eines Diagramms werden verschiedene Symbole verwendet.

Diese Formen und Symbole, einschließlich Diamanten und Rechtecke, werden durch Linien miteinander verbunden. Unterschiedliche Arten von Linien kennzeichnen den Anfang und das Ende des Flussdiagramms und Richtungspfeile geben die Flussrichtung des Diagramms an.

Die Visualisierung von Informationen mit Flussdiagrammen kann eine entscheidende Rolle bei der Projektplanung spielen – und ist ganz leicht, sobald verstanden hast, was die Symbole bedeuten.

Schritte zur Erstellung eines Prozessflussdiagramms

Ein Prozessflussdiagramm zu erstellen ist kein Hexenwerk, aber du solltest einige grundlegende Richtlinien befolgen. Unten findest du eine detaillierte Anleitung zum Erstellen eines Prozessflussdiagramms.

Den Prozess ermitteln

Beginne damit, den Prozess oder Workflow zu definieren, den du abbilden möchtest. Die Auswahl der Projekte, die visualisiert und optimiert werden sollen, ist für die strategische Planung von entscheidender Bedeutung. Sobald du eine gute Vorstellung davon hast, was dein Flussdiagramm darstellen soll, kannst du mit der Ausarbeitung beginnen.

Grenzen festlegen

In Prozessflussdiagrammen für Unternehmen kannst du jederzeit weitere Details hinzufügen oder Prozesse weiter aufschlüsseln, indem du zusätzliche Schritte hinzufügst. Allerdings empfiehlt es sich, nur notwendige Details anzugeben.

Lege den Umfang und die Grenzen deines Flussdiagramms fest, bevor du mit der Ausarbeitung anfängst. So vermeidest du, Zeit mit dem Hinzufügen von Informationen zu verschwenden, die das Hauptziel verkomplizieren. Details sind eine gute Sache, aber du solltest es nicht übertreiben.

Informationen sammeln

Hier kommt der Wissensaustausch ins Spiel. Jetzt solltest du detaillierte Informationen zu den Schritten, Eingaben und Ausgaben sammeln, die zum Prozess beitragen. Stelle sicher, dass du den Prozess von Anfang bis Ende verfolgst, um zu vermeiden, dass wichtige Schritte übersehen werden.

Reihenfolge der Schritte bestimmen

Jetzt, da du die Schritte in deinem Prozess kennst, kannst du sie in die richtige Reihenfolge bringen, um mit der Organisation deines Flussdiagramms zu beginnen. Dein Diagramm sollte sich von Anfang bis Ende in die gleiche Richtung bewegen. Jeder Schritt sollte dich dem Abschluss des Prozesses näher bringen.

Flussdiagramm zeichnen

Bei Prozessflussdiagrammen geben die einzelnen Schritte nur einen Teil des Prozesses wieder – du musst sie miteinander verbinden, um das Bild zu vervollständigen. Verwende Symbole und Verbindungselemente, um einzelne Schritte zu verknüpfen und eine genaue visuelle Darstellung des Prozesses von Anfang bis Ende zu erstellen.

Überprüfen und überarbeiten

Sobald du alles organisiert und abgebildet hast, überprüfe deine Arbeit, um sicherzustellen, dass das Diagramm korrekt, vollständig und verständlich ist. Sollten Probleme vorliegen, kannst du dein Flussdiagramm überarbeiten.

Die Überprüfung und Überarbeitung ist ein nie endender Kampf. Selbst wenn du ein Flussdiagramm fertiggestellt hast, musst du es regelmäßig überprüfen und updaten, um die Richtigkeit sicherzustellen. Sorge dafür, dass alle Änderungen in deinen Flussdiagrammen wiedergegeben werden, sobald sie auftreten.

Anwendungsfälle für Prozessflussdiagramme

Ein gutes Prozessflussdiagramm kann Unternehmen mehrere Vorteile bieten. Hier sind einige der häufigsten Verwendungsmöglichkeiten von Prozessflussdiagrammen:

• Prozessverbesserung: Die Visualisierung von Prozessen hilft dir zu verstehen, wie du sie optimieren kannst, was dir Zeit und Geld spart.
• Schulung und Onboarding: Wenn du deinen Schulungs- und Onboarding-Prozess genau verstehst, kannst du ihn optimieren und sicherstellen, dass alle die gleiche Schulung erhalten.
• Kommunikation: Flussdiagramme können dir helfen, Kommunikationslücken in verschiedenen Projektphasen zu identifizieren, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
• Dokumentation: Die Verwendung von Grafiken hilft allen Beteiligten, Best Practices für die Dokumentation zu befolgen – von der Projekt- bis hin zur Teamdokumentation.
• Compliance und Qualitätssicherung: Die Erstellung einer detaillierten visuellen Darstellung eines Prozesses hilft dir, potenzielle Compliance- oder Qualitätssicherungsprobleme zu erkennen, bevor es zu spät ist.

Best Practices für die Erstellung effektiver Prozessflussdiagramme

Ein effektives Flussdiagramm kann dir helfen, Geschäftsprozesse zu optimieren und die Produktivität und Projektzusammenarbeit zu verbessern. Hier sind einige Richtlinien, mit deren Hilfe du sicherstellen kannst, dass deine Vorgehensweise richtig ist.

Halte dein Prozessflussdiagramm möglichst einfach. Konzentriere dich nur auf wichtige Schritte und Informationen.

Die Verwendung einheitlicher Symbole und Verbindungslinien macht deine Diagramme übersichtlich, erleichtert die Zusammenarbeit mit deinem Team und steigert die Produktivität. Du kannst sogar Stakeholder in den Prozess einbeziehen.

Wenn dein Flussdiagramm fertig ist, gibt es noch einiges zu tun. Die Aktualisierung und Pflege eines Flussdiagramms hilft dir, die Prozesse, auf die dein Unternehmen angewiesen ist, ständig zu visualisieren.

Prozessflussdiagramme mit Confluence-Whiteboards erstellen

Prozessflussdiagramme können Unternehmen mehrere Vorteile bieten, da sie die Produktivität und Teamarbeit verbessern und unnötige Schritte vermieden werden. Mit Confluence-Whiteboards kannst du Ideen visualisieren und in Aufgaben umwandeln.

Confluence bietet einen vernetzten Arbeitsbereich, in dem Teams Projekte voranbringen können. Sie können Projektpläne in einem allgemein zugänglichen Arbeitsbereich erstellen, bearbeiten und teilen, sodass alle auf demselben Stand sind.

Confluence-Flussdiagrammvorlagen erleichtern das Erstellen effektiver Flussdiagramme. Außerdem kannst du Stickies mit wenigen Klicks in Jira-Vorgänge umwandeln.

Verwende Confluence-Whiteboards, um deinen Workflow zu visualisieren und deine Geschäftsabläufe mit Prozessflussdiagrammen zu optimieren.

Prozessflussdiagramme: Häufig gestellte Fragen

Wofür können Prozessflussdiagramme genutzt werden?

Ein gutes Anwendungsbeispiel für ein Prozessflussdiagramm ist die Produktlieferung. Du kannst ein Prozessflussdiagramm verwenden, um die Lieferung eines Produkts zu visualisieren – vom ersten Kontakt bis zum Abschluss des Auftrags. Der erste Schritt könnte darin bestehen, dass der Kunde dich kontaktiert (oder umgekehrt). Das führt letztlich zur Bearbeitung des Auftrags durch dein Unternehmen, bis der Kunde per E-Mail über die Zustellung seiner Bestellung informiert wird.

Du kannst Prozessflussdiagramme für viele verschiedene Prozesse verwenden, z. B. in der Fertigung, der Servicebereitstellung, der Produktlieferung und im Projektmanagement.

Welche Tools kannst du verwenden, um Prozessflussdiagramme zu erstellen?

Confluence ermöglicht dir, Prozessflussdiagramme zu erstellen, die deine Geschäftsprozesse genau abbilden. Confluence ist einfach zu verwenden und du kannst mit einer Vorlage beginnen, sodass du nicht bei Null anfangen musst. Sobald du eine Vorlage ausgewählt hast, kannst du einzelne Schritte und Symbole hinzufügen, um das Diagramm anzupassen. Confluence lässt sich auch nahtlos in Jira und verschiedene Tools von Drittanbietern integrieren.

Wie oft sollten Prozessflussdiagramme upgedated werden?

Wenn du einen Workflow oder Prozess änderst, der in einem Flussdiagramm abgebildet ist, musst du das Diagramm entsprechend updaten. Ungenaue Flussdiagramme bieten wenig Nutzen und sorgen vermutlich dafür, dass du mehr Schritte in Prozessen und Workflows hinzufügst oder entfernst, als du denkst. Du solltest deine Prozessflussdiagramme regelmäßig überprüfen und updaten, um sicherzustellen, dass sie deinem Unternehmen kontinuierlich einen Mehrwert bieten.