Programmmanagement und Projektmanagement im Vergleich

Programme und Projekte stehen im Mittelpunkt vieler geschäftlicher Initiativen. Um eine Metapher zu verwenden: Projekte sind wie Züge, und die Projektmanager sind die Lokomotive, die die Arbeit des Teams antreibt, damit es seine Ziele erreicht (und letztlich die gewünschten Produkte oder Services anbieten kann).

In dieser Metapher wäre ein Programm mit mehreren Zügen zu vergleichen, die auf unterschiedlichen Gleisen zum selben Bahnhof oder Ziel unterwegs sind. Der Programmmanager ist der Bahnhofsvorstand, der die verschiedenen Projektzüge dirigiert.

"Programmmanagement" bezeichnet das Management von Programmen, die auf Geschäftsziele abgestimmt sind, mit denen die Unternehmensleistung verbessert werden soll. Programmmanager überwachen und koordinieren die verschiedenen Projekte und anderen strategischen Initiativen innerhalb des Unternehmens.

Programmmanager tragen auch dazu bei, organisatorische Veränderungen voranzutreiben, indem sie agile Transformationen unterstützen. Hierzu zählt die Implementierung von DevOps-Praktiken und -Prinzipien. Programmmanager können die Praktiken und Prozesse des Programmmanagements auf agile Werte wie Zusammenarbeit sowie Teamautonomie und -stärkung abstimmen, um den Kunden einen Mehrwert zu bieten und rasch auf Veränderungen zu reagieren. Ein Programmmanager kann Agile und DevOps für Teams in umfangreichen Programmen oder einzelnen Projekten realisieren, indem er Programme auf die spezifischen Anforderungen und Möglichkeiten des Unternehmens zuschneidet.

Programmmanagement wird manchmal mit Projektmanagement verwechselt. "Projektmanagement" bezeichnet die Leitung eines Projekts, das von einem Team durchgeführt wird, um bestimmte Ziele zu erreichen, beispielsweise die Entwicklung eines neuen Produkts.

Ein Projekt ist eine einzelne, fokussierte Arbeitseinheit mit einem bestimmten Umfang und festgelegten Ergebnissen. Auch wenn Projekte über mehrere Jahre laufen, bleibt ihr Hauptfokus unverändert. Der Erfolg eines Projekts lässt sich an der Lieferung von Artefakten und Ergebnissen messen, die zu den größeren Zielen eines Programms beitragen.

Projektmanagement ist der Prozess der Wertschöpfung, der ein Programm schrittweise voranbringt. Obwohl Artefakte und Ergebnisse wichtig sind, kommt es beim Projektmanagement auch auf Strategie und Planung an: Projektmanager müssen entscheiden, wie die zu Beginn des Projekts festgelegten Ziele erreicht werden sollen. Sobald ein Projekt läuft, verfolgt der Projektmanager den Fortschritt, weist Ressourcen zu, verwaltet Risiken, übernimmt die Kommunikation usw.

Das Programmmanagement beinhaltet die Verwaltung eines Programms mit mehreren verwandten Projekten. Da Programme mit strategischen Initiativen verbunden sind, erstrecken sie sich oft über einen langen Zeitraum oder laufen sogar dauerhaft. Programme werden durch organisatorische Veränderungen hindurch fortgesetzt, tragen zu mehreren Zielen bei und enthalten viele Projekte, die spezifische Komponenten zur übergeordneten strategischen Initiative liefern.

Projekte weisen folgende Merkmale auf:

• Sie beinhalten eine Reihe von Tasks mit fest vorgegebenen Ergebnissen und einer Deadline für die Fertigstellung.
• Sie beziehen sich auf das Erstellen, Aktualisieren oder Überprüfen eines bestimmten Dokuments, Prozesses, Ergebnisses oder einer anderen einzelnen Arbeitseinheit.
• Es gibt einen vorab festgelegten Umfang, der auf ein bestimmtes Ergebnis beschränkt ist.
• Sie verbessern die Qualität, die Effizienz, das Kostenmanagement oder die Kundenzufriedenheit auf eine bestimmte vorgegebene Weise.
  

Programme weisen folgende Merkmale auf:

• Die Fristen sind aufgrund des großen Umfangs und der Auswirkungen der Arbeit, die über einen langen Zeitraum kontinuierlich ausgeführt werden muss, entweder gar nicht festgelegt oder fortlaufend.
• Das Ziel sind mehrere Ergebnisse mit miteinander verbundenen Abhängigkeiten, die sich bei geänderten Geschäftsanforderungen weiterentwickeln können.
• Eine Reihe von Ergebnissen wird gemeinsam erreicht, um die Effizienz, Genauigkeit oder Zuverlässigkeit zu steigern oder andere Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
• Die Arbeit ermöglicht es dem Unternehmen, ein langfristiges Unternehmensziel oder eine langfristige, dauerhafte Initiative umzusetzen.
• Erfolg bringt langfristige Vorteile oder erschließt dem Unternehmen neue Funktionen.
  

Programmmanager müssen die Bereitstellung von Artefakten bewerkstelligen, sich an strategischen Entscheidungen beteiligen, Stakeholder managen und Risiken im gesamten Programm mindern. In einem auf Eigenständigkeit ausgelegten Organisationsprogramm sollten Programmmanager in der Lage sein, Probleme, die sich auf ihre strategischen Initiativen auswirken, selbst zu lösen oder andere für die Lösung zu Rate zu ziehen und die Probleme künftig zu umgehen.

Aufgrund ihrer umfangreichen Verantwortlichkeiten spielen Programmmanager eine wichtige Rolle in Unternehmen. Die Rolle ist von Grund auf flexibel, damit Programmmanager den unterschiedlichen Herausforderungen entgegentreten können, denen Teams auf dem Weg zur Produktion begegnen.

Ein typischer Arbeitstag eines Programmmanagers kann folgende Aufgaben umfassen:

Den Zustand des Portfolios bewerten

Ein Programmmanager überprüft und bewertet ein Portfolio, indem er sich mit den Teams in Verbindung setzt, um Möglichkeiten zur Risikominderung oder zur Verbesserung zu ermitteln. Dieser Kontakt kann informell in der Kaffeeküche oder auch in Form eines Teammeetings hergestellt werden. Das Ziel des Programmmanagers ist es, in Verbindung zu bleiben und ausreichend eingebunden zu sein, um zusammen mit den Teams auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten. Dazu gehört auch die Kontaktaufnahme mit Projektteams, um sicherzustellen, dass die Projektmanager unterstützt werden und nicht an Hindernissen scheitern.

Risiken managen

Das Risikomanagement ist ein Schlüsselelement des Portfoliomanagements. Zu den möglichen Risiken zählen Verzögerungen im Projektzeitplan, sich ändernde Anforderungen oder das Hinzukommen weiterer Stakeholder. Ein Programmmanager sollte sich über alles im Klaren sein, was sich auf den Fortschritt oder das Ergebnis des Programms und der damit zusammenhängenden Projekte auswirken könnte. Im Idealfall kann der Programmmanager Korrekturmaßnahmen ergreifen, um Risiken im Portfolio zu mindern oder zu managen.

Das Programm leiten

Programmmanager sind für die Umsetzung des Programms verantwortlich. Dazu zählen folgende Aufgaben:

• Zusammen mit den Projektmanagern Budgets und Ressourcen verwalten
• Die Betriebsparameter und -kontrollen vorgeben
• Die Kernelemente des Programms aufrechterhalten, die sich als Grundstein von Teamstatuten und anderen grundlegenden Dokumenten ableiten
  

Kontakt mit Stakeholdern pflegen

Ein Programmmanager setzt sich mit den Stakeholdern in Verbindung, um ein Gefühl für den generellen Kontext rund um bestimmte Ziele zu entwickeln. Diese Gespräche bieten wichtige Einblicke in die Gesamtumgebung. Durch die Partnerschaft mit Stakeholdern kann ein Programmmanager Projektteams besser anleiten.

Das Betriebsmodell optimieren

Das Betriebsmodell hat maßgeblichen Einfluss darauf, wie Teams ihre Ziele erreichen. Darin kann festgelegt werden, welche Kommunikationskanäle und Berichtsmethoden bevorzugt werden, welche Ziele gelten und welche Prioritäten im gesamten Programm zu beachten sind. Im Laufe eines Programms optimiert der Programmmanager das Betriebsmodell, um die Erfolgswahrscheinlichkeit zu erhöhen und die möglichen Auswirkungen von Risiken zu reduzieren.

Entscheidungen unterstützen

Die Beteiligung an der Entscheidungsfindung kann auf verschiedene Arten erfolgen. Der Programmmanager hält vielleicht ein Meeting mit Entscheidungsträgern ab, sammelt Hintergrundinformationen zu benötigten Entscheidungen oder erstellt eine Vergleichsanalyse für verschiedene Optionen. Unter Umständen setzen Programmmanager je nach ihren Stärken verschiedene Schwerpunkte. Der Programmmanager überprüft die Ergebnisse, um Verbesserungsmöglichkeiten für Systeme, Prozesse oder Ergebnisse zu ermitteln.

Der Fokus und die Reichweite des jeweiligen Programmmanagers prägen, wie er im Einzelnen mit diesen Praktiken umgeht.

Ein typischer Arbeitstag eines Projektmanagers kann wie folgt aussehen:

• Er prüft den Status eines Lieferbestandteils, um festzustellen, ob dieser Bestandteil pünktlich und innerhalb des Budgets geliefert werden kann.
• Er sieht sich eine Warteschlange an, um neue Aufgaben zu ermitteln, vorhandene Aufgaben zu überwachen und Blocker für das Projektteam zu beseitigen.
• Er erstellt einen Plan zum Erreichen eines bestimmten Meilensteins, in dem er die Möglichkeiten zum Stakeholder-Management und zur Kommunikation mit den Stakeholdern beschreibt.
• Er sorgt dafür, dass die Projektarbeit den zu Beginn des Projekts festgelegten Qualitäts- und Zuverlässigkeitsanforderungen entspricht.
  

Wie du siehst, haben Programm- und Projektmanager eng miteinander verwandte Aufgaben. Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Rollen liegt bei Umfang und Mehrdeutigkeit:

• Projekte haben von Anfang an einen eng definierten Umfang und werden entsprechend kontrolliert, während Programme einen größeren Umfang haben, der sich im Laufe des Programms ändern kann.
• Projekte weisen nur begrenzte Mehrdeutigkeiten auf, da der Erfolg zu Beginn klar definiert wird, während Programme Mehrdeutigkeiten durchlaufen müssen, bis feststeht, was zu tun ist und wie "Erfolg" für das Gesamtprogramm zu verstehen ist.
  

Das Program Management Institute stellt fest, dass Unternehmen mit ausgereiftem Programmmanagement weitaus erfolgreicher sind als Unternehmen ohne Programmmanagement. Der Grund dafür ist, dass Unternehmen durch Programmmanagement beispielsweise eine bessere Ausrichtung auf strategische Ziele erreichen sowie das Management von Projektabhängigkeiten und Ressourcen verbessern können.

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