Charte de projet et affiche du projet : quelles différences ?
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This article explores the distinctions between two essential tools in project management: the project charter and the project poster. While both serve as instruments for initiating and planning projects, they differ significantly in their applications. The project charter, a formal and static document, acts as a foundational blueprint by outlining a project's purpose, goals, and key details.
In contrast, the project poster is a dynamic tool, providing a visual overview that evolves as the project progresses. In the following sections, we’ll delve into the unique features of each—emphasizing how project charters set the formal groundwork for a project, while project posters serve as dynamic guides for ongoing planning and visualization, catering to different needs and stages in the project lifecycle.
Qu'est-ce qu'une charte de projet ?
A project charter or brief is a high-level document outlining a project's purpose, goals, and scope statement. It’s a formal authorization for the project to begin and sets the foundation for project planning and execution. The project charter usually includes vital information such as:
- Project title: A brief, descriptive name for the project.
- Project purpose or justification: The purpose of the project and its expected benefits.
- Project objective: Specific, measurable goals the project aims to achieve.
- Project scope: A description of the project requirements, including specific goals, tasks, costs, and deadlines..
- Project deliverable: The tangible products or services the project will produce.
- Project stakeholder: A list of the individuals or groups with a vested interest in the project, such as customers, sponsors, and team members.
- Project timeline: A high-level overview of the project schedule, including significant milestones and deadlines.
- Project budget: An estimate of the resources needed to complete the project, including costs, staff, and other resources.
Overall, project charters provide a shared understanding and agreement among all main project stakeholders and project sponsors about the project's purpose, scope, and expected outcomes. It also serves as a reference point throughout the project management process to help ensure the project remains on track and meets your objectives.
Pourquoi l'affiche du projet est-elle importante ?
Project charters play a pivotal role in the project management process by providing a structured foundation and offering several specific benefits. First, they serve as a compass, providing clear directions for the project team by outlining the project's purpose, objectives, and scope. This clarity helps align efforts toward common goals and minimizes the risk of diverging priorities. In addition, project charters contribute to effective risk mitigation by identifying potential challenges and uncertainties upfront, enabling proactive planning and risk management strategies.
De plus, les chartes de projet jouent un rôle essentiel dans l'optimisation de l'allocation des ressources. En détaillant les exigences du projet, y compris les tâches, les coûts et les délais, elles veillent à ce que les ressources, humaines et financières, soient allouées judicieusement et conformément aux besoins du projet. Cela permet à son tour d'améliorer l'efficacité et d'éviter les goulots d'étranglement de ressources. Autre avantage significatif : les chartes de projet facilitent la prise de décisions en toute connaissance de cause. Les parties prenantes, dotées d'une compréhension complète de l'objectif du projet, des avantages attendus et des risques potentiels, peuvent prendre des décisions éclairées tout au long du cycle de vie du projet.
Enfin, les chartes de projet constituent un accord documenté entre les parties prenantes, fournissant des preuves du travail et une base de responsabilité. Elles favorisent la transparence et aident à résoudre les litiges ou les malentendus qui peuvent survenir lors de l'exécution du projet. En résumé, les chartes contribuent à la réussite des projets en proposant des directives claires, des stratégies d'atténuation des risques, une allocation optimale des ressources et un framework décisionnel éclairé.
Une affiche de projet, qu'est-ce que c'est ?
Une affiche de projet est un outil de planification de projet qui permet à vos chefs de projet et à votre équipe de projet de réfléchir au problème que vous essayez de résoudre, aux solutions possibles et au résultat idéal de votre projet. Elle ne constitue pas une activité sporadique, mais un document qui donne une vue d'ensemble du projet. Contrairement à une charte de projet statique, une affiche de projet est conçue pour évoluer et être mise à jour au fur et à mesure que l'équipe du projet avance dans ses recherches et dans les activités du projet.
L'affiche de projet est un outil dynamique qui permet aux équipes de réfléchir aux problèmes, d'explorer des solutions potentielles et d'affiner la vision du projet. Cette mise à jour continue garantit que l'affiche reste une ressource pertinente et précieuse tout au long du cycle de vie du projet, et qu'elle s'adapte à la nature évolutive de ce dernier.
Pourquoi l'affiche du projet est-elle importante ?
Une affiche de projet constitue le point de départ de la planification de projet de votre équipe. En fin de compte, elle vous permet de formuler des conclusions quant aux risques associés au projet, d'identifier la solution à mettre au point, de créer une version idéalisée du livrable et de déterminer les efforts à déployer pour livrer.
Une affiche de projet aide les équipes à répondre à des questions critiques, notamment :
- Quel problème résolvez-vous ?
- Pourquoi la résolution de ce problème est-elle importante ?
- Quels sont les objectifs du projet ?
- De quelles informations disposez-vous et ne disposez-vous pas ?
- Quelles sont les solutions potentielles ?
Quelle est la différence entre une affiche de projet et une charte de projet ?
Il existe de nombreuses différences entre une affiche de projet et une charte de projet. Contrairement à une charte de projet, votre affiche de projet est un document vivant. Vous pouvez la modifier à mesure que vous explorez le domaine du problème, remettez vos hypothèses en question, validez des solutions et recueillez du feedback. Rectifiez-la avant d'avancer.
Une affiche de projet comporte trois catégories dans lesquelles organiser vos informations, notamment :
Domaine du problème : il s'agit de l'énoncé de votre projet. Expliquez pourquoi il est important de résoudre ce problème pour les clients et l'entreprise. Définissez spécifiquement les objectifs de votre projet et les solutions possibles.
Validation : identifiez les lacunes dans les connaissances et les risques. Que savez-vous déjà ? De quelles informations avez-vous besoin pour confirmer ou infirmer vos hypothèses ?
Prêt à agir : visualisez la solution et implémentez un plan de projet.
Voici un exemple d'affiche de projet :
Conseils pour rédiger votre affiche de projet avec Confluence
Pour aider votre équipe à réussir son projet, utilisez le modèle d'affiche de projet pour exécuter le scénario Affiche de projet. Le scénario Affiche de projet vous permet de valider les hypothèses et de comprendre le problème que vous résolvez. Une fois terminé, ce document simple et collaboratif contiendra toutes les informations essentielles du projet. Il aidera tout le monde à comprendre le contexte et le business case de votre projet.
Lors de la première session, définissez le problème et les objectifs de votre projet. Ensuite, communiquez vos conclusions aux sponsors du projet dès que possible afin de recueillir leur feedback, dont vous tiendrez compte lors de sessions futures à mesure que votre projet évoluera.
Comment utiliser le modèle d'affiche de projet
Consultez le modèle d'affiche de projet Confluence
Étape 1 : Commencez par les informations de base
Commençons par les choses simples. La section supérieure du modèle permet d'indiquer des informations, comme le nom du projet, de son propriétaire, des membres de l'équipe, son état actuel et une brève description de la façon dont ce projet s'intègre dans votre stratégie globale. En général, un chef de projet complète cette partie en tant qu'initiateur du projet.
Étape 2 : Définissez le domaine de votre problème
Réfléchissez bien au problème que vous essayez de résoudre avant d'entrer dans les détails de votre projet. Ce processus permet de définir l'objectif du projet.
Quel est le problème ? Comment affecte-t-il vos clients ou les membres de l'équipe de votre projet ? Comment saurez-vous que vous l'avez résolu ? Quelles sont les possibles solutions qui vous viennent immédiatement à l'esprit ?
Réfléchissez à ces types de questions et notez-les. Ne vous précipitez pas. Vous reviendrez probablement à cette section plusieurs fois avant de poursuivre votre projet, et vous devrez peut-être même effectuer certains ajustements au fur et à mesure que vous collectez davantage de feedback et d'informations. Cette approche est normale et fait partie du processus d'apprentissage.
Étape 3 : Validez vos hypothèses et soyez créatif
Vous avez probablement formulé pas mal d'hypothèses lors de la définition de votre problème. La section suivante du modèle vous permet de les vérifier sur la base des faits et des chiffres.
Deux sections sont ici disponibles : une pour consigner ce que vous savez déjà et une pour noter les questions auxquelles vous devez encore répondre.
Prenons un exemple : vous envisagez une refonte du blog de votre entreprise pour le rendre plus convivial. Vous savez déjà que 56 % des visiteurs quittent votre blog après avoir lu un seul billet. Cette information doit être consignée dans la première section de validation. Mais vous souhaitez aussi savoir ce qui permettrait de prolonger leur visite sur le site. Cette information doit être notée dans la deuxième section.
N'oubliez pas que votre objectif est de confirmer ou de réfuter les éléments critiques de la solution que vous avez trouvée avant d'aller plus loin. Si vous ne vous sentez pas assez sûr de vous, revenez au domaine de votre problème ou réfléchissez à d'autres solutions possibles.
Étape 4 : Mettez-vous au travail
Cette dernière section vous permet de passer à la vitesse supérieure. Vous avez déjà travaillé pour définir votre problème et choisir une solution validée. Utilisez cette dernière section pour expliquer la solution et résumer pourquoi un client serait intéressé. Ajoutez des notes et saisissez /image pour ajouter des captures d'écran et des croquis. Une zone est également disponible pour définir votre échelle et le périmètre de votre projet, comme la taille de l'équipe dont vous aurez besoin.
Régler tous les détails à ce stade vous aidera à vous concentrer sur ce qui compte pour les principales parties prenantes du projet et à vous assurer que le projet ne dépasse pas vos compétences ou vos capacités.
Étape 5. Incluez des documents de référence
Votre plan de projet doit constituer le guichet unique pour toutes les informations essentielles liées à ce projet. Utilisez la commande « /lien » pour inclure des liens vers tout document de référence dont les gens pourraient avoir besoin. Cette fonctionnalité permet d'ajouter des supports pertinents, comme un brief créatif ou des exemples, afin de garantir que le plan de projet constitue une ressource complète et facilement accessible pour toutes les parties prenantes impliquées.
Que ce soit un briefing créatif ou un exemple auquel vous voulez que les gens se réfèrent, rassemblez le tout sur cette page afin qu'elle soit organisée et facilement accessible.
