Совместная работа над проектом: 6 советов для успешной командной работы

Что такое совместная работа над проектом и почему это важно?

Совместная работа над проектом в контексте более широкого понятия управления проектом может пониматься просто как командная работа. Но в условиях, когда все больше компаний выходит на мировой уровень, а их сотрудники рассредоточены по разным регионам мира и работают удаленно, процесс и пространство командной работы постоянно меняются.

В основе совместной работы над проектом лежат три столпа: эффективная коммуникация, согласованные процессы и подходящие инструменты для совместной работы. Наши стили и технологии работы быстро развиваются, а значит, инструменты для совместной работы и соответствующие методы тоже должны развиваться.

Хорошо организованная совместная работа над проектом имеет решающее значение для слаженного функционирования команды по нескольким причинам.

Улучшение коммуникации. Совместная работа способствует открытому и четкому взаимодействию между участниками команды, что помогает устранить недопонимание и гарантирует, что все работают над достижением одной цели.

Повышение эффективности. Когда участники команды продуктивно работают вместе, задачи выполняются быстрее и эффективнее, поскольку сотрудники могут делиться своими навыками и знаниями для поиска наилучшего решения проблем. Работая сообща, команды могут определить потенциальные направления улучшения и разработать стратегии повышения производительности. Кроме того, совместная работа над проектом позволяет нескольким сотрудникам работать вместе над одной задачей, что ускоряет выполнение задач и приводит к повышению эффективности.

Принятие более разумных решений. Совместная работа позволяет обмениваться различными точками зрения и идеями, что приводит к принятию более разумных решений и более эффективному устранению проблем. Работая вместе, команды могут использовать свои коллективные знания и опыт для поиска более творческих решений проблем.

Больший творческий потенциал. Совместная работа может способствовать появлению инновационных идей и подходов, поскольку сотрудники привносят в работу свой уникальный опыт и навыки. Совместная работа в команде также может положительно влиять на настрой и мотивацию, что ведет к повышению производительности и лучшим результатам.

Повышение мотивации. Совместная работа по достижению общей цели может повышать мотивацию и вовлеченность, поскольку сотрудники чувствуют, что они вносят свой вклад в достижение высшей цели. Благодаря совместной работе команды ощущают большую ответственность за успех проекта, и им проще выявлять потенциальные проблемы.

Повышение качества. Совместная работа позволяет проводить более тщательный и эффективный контроль качества, поскольку участники команды могут проверять работу друг друга и давать конструктивные отзывы. Совместная работа помогает выполнять проекты по самым высокими стандартам и с наилучшими результатами.

В целом хорошо организованная совместная работа над проектом необходима для обеспечения слаженного функционирования команды и эффективного и результативного достижения целей.

Лицом к лицу

Теперь если вы чего-то (или кого-то) не видите, это не значит, что этого нет. Сейчас большая часть работы ведется в Интернете, и как никогда необходимо эффективное взаимодействие. Командам, для которых совместная работа стала второй натурой, лучше дается общение, когда участники находятся в разных часовых поясах, и им проще оставаться в курсе всех изменений, которые рано или поздно проникнут в любой проект.

Право голоса для всех

Тем, кто не любит быть в центре внимания, работа в группе покажется хорошей подстраховкой и шансом для роста над собой. Участники по-настоящему сплоченных команд получают большие возможности для обмена знаниями и мнениями.

Эффективность команды

Команды с высоким уровнем коммуникации остаются в курсе динамики проекта и на связи с основными действующими лицами, а также вовремя просят поддержки.

Шесть признаков низкого уровня совместной работы

Наверняка в вашей компании есть команды увлеченных профессионалов, которые выполняют каждый проект на отлично. Есть и другие, которым стоит поучиться у первых единству. Ниже вы ознакомитесь с явными признаками того, что команде не хватает сплоченности.

Стены повсюду

Только я, никаких «мы»‎

Есть разница между тем, чтобы уйти с головой в работу и ставить ее превыше всего, и тем, чтобы направить усилия на успех всей команды. В каждой команде нужны ответственные исполнители, но из группы солистов не получится хора: настоящей совместной работы не будет.

Конкурирующие цели

Когда задано слишком много отдельных сроков, это укрепляет философию одиночек. Если цель конкретного человека не связана с общей целью команды (а тем более ей противоречит), важная работа, естественно, выпадает из поля зрения. Без ясных общих целей работа над любым проектом быстро зайдет не туда. Это верный признак того, что команда не настроена на успешную совместную работу над проектом.

Борьба за лидерство

Вы когда-нибудь пытались заказать пиццу на всю команду? Если да, случалось ли вам остаться без обеда, потому что не удалось выбрать начинку, которая устроит всех? Досадная ситуация. Когда все хотят принимать решения, начинается хаос. Обсуждения повторяются по кругу, а команда топчется на месте, пока кто-нибудь не разрубит гордиев узел, приняв скоропалительное и, как потом может выясниться, неверное решение.

Часто ли это происходит в вашей организации? Подумайте над тем, чтобы создать и задокументировать процедуры принятия решений и тем самым помочь участникам команды действовать более согласованно.

Дублирование работы

Вложив несколько часов труда в проект, досадно осознавать, что кто-то уже выполнил вашу работу. Такое раздвоение — тревожный сигнал. Это означает, что совместная работа в команде далеко не на высоте. Сотрудники понапрасну тратят время, ресурсы и ценные навыки, дублируя друг друга. В этом случае просто необходимо наладить координацию работы.

Куда дальше?

Даже имея перед собой ясные цели, некоторые команды могут не знать, как их достичь. В крупных организациях, где команды настолько большие, что в их составе выделяют команды поменьше, цели корпоративного уровня могут быть предельно ясны, в то время как контрольные точки и способы достижения целей — иметь лишь смутные очертания. Если некоторые команды кружат на месте, вместо того чтобы идти вперед, возможно, им требуется помощь в координации.

Советы по улучшению совместной работы над проектами

Вернемся к нашим воздушным шарикам. Кажется, что объединить шары в одну связку несложно, но на самом деле существует способ, который гарантирует, что они не разлетятся. То же самое относится и к совместной работе. В некоторых командах считается, что уведомление команды по продажам о запуске нового дизайна бренда — это уже совместная работа, хотя на самом деле это всего лишь разговор (причем односторонний). Следующие приемы помогут вам наладить настоящие партнерские отношения в своей команде.

Максимальный акцент на целях

Озвучивайте цели снова и снова. Когда участники команды устанут слышать о них, значит, вы все сделали правильно. Если направление изменится, четко обозначьте новые цели и почаще напоминайте о них.

Мозговой штурм

Запрос на новые идеи и обратную связь

На каждом этапе работы над проектом (в ходе мозгового штурма, планирования и на всех собраниях) спрашивайте мнение команды и собирайте обратную связь. Предоставляйте слово одиночкам и участникам команды, которые привыкли отмалчиваться. Скорее всего, они охотнее поделятся знаниями, если их не будут перебивать более решительные коллеги.

Поговорим?

Логичная и четкая коммуникация играет важнейшую роль в совместной работе над проектом и служит ее основой. Однако мы используем для связи друг с другом слишком много разрозненных инструментов: электронная почта, чат, мессенджеры, комментарии в документах и т. д. Способ связи в команде так же важен, как и сама коммуникация. Сколько раз работа над проектом останавливалась, потому что никто не знал, к примеру, что подтверждение находится в длинной переписке в Slack? На старте проекта или, что лучше, при формировании команды согласуйте способы и частоту обмена новостями и комментариями.

Распределение заданий

Решите, кому что нужно добавить в свой список задач. Зафиксируйте свои решения и список задач документально. Можете назвать этот документ планом проекта. Обратившись к нему, каждый сможет понять свою роль в большом плане. К тому же вы сможете избежать неурядицы, когда, например, задание оказывается беспризорным или когда два человека выполняют одну и ту же работу.

Взаимопомощь

Работая на полную мощность, сплоченная команда может выдать столько идей, что лучшие окажутся погребенными в куче стикеров. Вести протокол собрания никогда не повредит. А еще лучше — использовать современный, доступный через Интернет инструмент для совместной работы с возможностью поиска. Так вы сможете фиксировать итоги собрания, делиться ими с другими людьми и запрашивать отзывы в едином центре.