プロジェクト管理におけるプロジェクト設計のガイド
プロジェクト マネージャーは、さまざまなプロジェクト コンポーネントやリソースを管理する際によく課題に直面します。そのような場合でも、よく練られたプロジェクト設計は、プロジェクト管理を簡素化し、チームのコラボレーションに役立ちます。これはアイデア、リソース、成果物の基礎を築き、プロジェクトを始動する前に明確な行程を示します。効果的なプロジェクト設計は、準備作業を合理化するだけでなく、より効率的なプロジェクト管理への道を開きます。
首尾一貫したプロジェクト設計を確立することで、チームはプロジェクトのビジョン、期待される成果、手法についての理解を一致させることができます。このガイドでは、プロジェクト設計の 7 つの重要なステップを掘り下げ、Jira や Confluence などのツールを使用して正確に設計を作成するためのインサイトを提供します。
プロジェクト設計とは
プロジェクト設計とは、プロジェクトの目的、構造、タスク、成果物を計画し、完了の定義を決定するプロセスです。プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの目標についてチームが足並みを揃えるために、実施前に設計プロセスを実行します。
代替設計を開発することは、関係者が最良の実行計画を決定するのに役立ちます。適切に管理されたプロジェクト設計は、関係者の賛同を得ることができます。プロセスの後半でフィードバックを得ると障害となる可能性があるため、早い段階で関係者の賛同を得ることが重要です。
プロジェクト設計の仕組み
プロジェクト設計は、詳細なプロジェクト計画の前に、大まかなブループリントとして 5 つのプロジェクト管理フェーズの早い段階で行われます。
プロジェクト設計では、ガント・チャートとフローチャートを使用してプロジェクトの概要を表します。プロジェクトの計画、タイムライン、ロードマップを説明し、チームと関係者のベースラインを確立します。プロジェクト計画テンプレートで、プロジェクト設計の要点をまとめます。
プロジェクト設計が重要な理由
プロジェクト設計は、プロジェクトの実行可能性を確保し、成功を確実なものにし、プロジェクトの価値を関係者に伝えるのに役立ちます。たとえば、自分の計画がどのようなものであるかを関係者に説明し、プロジェクト全体の期待事項を設定できます。
プロジェクト設計には、他にも次のようなメリットがあります。
- プロジェクトの成功を確実にする：プロジェクトの潜在的なスコープとリソースを事前に把握していなければ、暗闇の中でプロジェクト計画を立てることになります。
- リスクの最小化：プロジェクト設計では、潜在的な障害を考慮します。これにより、事前にそれらを回避する方法を見つけ出すことができます。
- リソースを最大限に活用する：プロジェクト設計があれば、どのようなリソースがあり、どのように活用できるかがわかります。
プロジェクトの設計段階では、必要なリソースを決定し、リソースが効率的に利用されるようにします。
プロジェクト設計プロセスのステップ
プロジェクト設計プロセスの 7 つのステップは、アジャイル・チームがアジャイル・プロジェクト管理プロセスを簡素化し、プロジェクトの展開を計画するために重要です。
効果的なプロジェクト設計を行うには、チームは次の 7 つのステップに従う必要があります。
目標を定義する
プロジェクトの目標は明確かつ達成可能で、チーム・メンバーの能力を超えないものにします。
目標は、プロジェクトの目的およびビジネス目標と一致させます。プロジェクト・マネージャーは、プロジェクトの目標が会社の製品や顧客に付加価値をもたらすかどうかを検討します。
SMART システムは具体的で（Specific）、測定可能で（Measurable）、達成可能で（Achievable）、関連性があり（Relevant）、期限が明確な（Time-bound）、目標を設定するための実証済みの方法です。ここで Confluence のテンプレートが役に立ちます。このテンプレートを使用すると、チームは具体的かつ測定可能な目標を設定できます。
成果を設定する
必要なプロジェクト成果の要点をまとめ、プロジェクトの目標に合わせます。成果により、機能性や使いやすさなど、ユーザーにとっての製品の問題が解決されます。つまり、製品がさらに改善されるのです。たとえば、製品の販売フローが改善されるという結果になるかもしれません。
重要なのは、成果とは、成果物でも仕事の成果でもないということです。むしろ、成果によって、顧客が成果物をどのように使用するか、また顧客や会社にとっての成果物の価値が決まります。
プロジェクトの成果の要点をまとめることで、成功の測定基準と完了の定義が明確になります。これらの成果から、その影響をより正確に評価できます。
リスクの特定
リスク管理はプロジェクト設計に不可欠です。プロジェクト・マネージャーとしてのあなたの業務は、問題を予測することです。開発部門の現在のキャパシティなど、潜在的な障害を見極め、プロジェクトへの影響を判断する必要があります。
リスクには、リソースの枯渇、高いコストやスコープ・クリープなどが含まれます。たとえば、スコープ・クリープを潜在的なリスクとして特定したら、明確なプロジェクト・パラメーターを作成し、成果物を特定して順守することで、このリスクを軽減できます。
プロジェクト戦略を作成する
戦略はプロジェクト計画の基礎であり、チームがプロジェクトの制約を順守しながら目標を達成できるようにします。実行の正確さを確保するために、プロジェクトの概要と同時に戦略を作成する必要があります。
優れたプロジェクト戦略を立てるには、類似のプロジェクトを研究し、そこから学びます。これは、よくある落とし穴を明らかにし、それらに備えるのに役立ちます。考えられる戦略をいくつか特定したら、それぞれの長所と短所を検討し、調査を応用して最良の戦略を特定します。このプロセスは継続的な改善の一部です。
予算を設定する
次のステップは、前のステップで収集した情報で予算を立てることです。プロジェクト予算は、必要なプロジェクト リソースによって決まります。Jira の無料の予算テンプレートは、プロジェクトの予算を立てるのに非常に役立ちます。
予算を立てることは、コストが増加したり、リソースを不適切に割り当てたりする可能性を減らすのに役立ちます。関係者は、予算を守るプロジェクト マネージャーを高く評価します。
緊急時対応計画を準備する
特定されたすべてのリスクに対して、緊急時対応計画を立てることが重要です。たとえば、特に変更が製品の基本的な機能に根本的な影響を与える場合は、顧客にその変更を伝えなければならない場合があります。このような変更は、適切に伝えないとユーザーを失うリスクがあります。そのため、緊急時対応計画には、新人研修やカスタマー・サクセス・トレーニングが含まれることがあります。そうすれば、どのような変化も顧客に伝えることができます。
最善のプロジェクト設計を作成する方法
ビジネスに効果的なプロジェクト設計を作成するには、次のようないくつかの重要な点があります。
- 効果的にコミュニケーションをとる。コミュニケーションと透明性は、プロジェクトの成功に不可欠です。Jira には、コミュニケーションを促進するための Advanced Roadmaps が含まれています。これらにより、チームはコラボレーションし、ボード、プロジェクト、フィルターを視覚化して、プロジェクト設計に関するインサイトを得ることができます。Confluence を使用して、プロジェクトのドキュメントを作成し、チームを編成できます。
- 関係者を参加させる。できるだけ早く関係者の賛同を得て、プロジェクトが彼らの期待に応えるものになるようにします。
- 変更に適応する。緊急時対応計画を見直し、問題が発生したらすばやく解決することで、変更に迅速に対処します。Jira では、考えられる障害を事前に浮き彫りにして、計画を実行できます。Jira は Confluence と連携して、シームレスなプロジェクト管理エクスペリエンスを実現します。
Jira による優れたプロジェクト デザイン
プロジェクト設計の背景にある概念を理解したら、そのプロセスを次の事業に活用できます。効果的なプロジェクト設計は、プロジェクトを成功させるための基礎であり、プロジェクトが予定どおりに予算内でデリバリーされるようにします。
Jira は、効果的なプロジェクト設計を作成するのに役立ち、チームがプロジェクトの目標を理解して他のチーム メンバーと共有できるようにします。Confluence と Jira を使用してプロジェクトを追跡し、ドキュメントを作成します。
プロジェクト設計：よくある質問
プロジェクト・スコープはどのように定義しますか？
プロジェクト・スコープには、締め切りや成果物など、プロジェクトのあらゆる側面が記載されています。プロジェクトの境界を説明し、プロジェクトの正確な性質を主要な関係者に伝えるのに役立ちます。
プロジェクト・スコープは、チーム・メンバーがプロジェクトの成果を理解するのに役立つドキュメントになります。
プロジェクト・スコープとプロジェクト目標の違いは何ですか？
プロジェクト・スコープはプロジェクトの全体的な成果です。たとえば、この特定のプロジェクトのすべてのタスクと成果物の概要を説明します。プロジェクト目標は、プロジェクトの成果とチームが達成したいことを定義します。たとえば、目標は製品のパフォーマンスを向上させる成果物などです。
プロジェクト設計はプロジェクト全体の成功にどのように貢献しますか？
適切に設計されたプロジェクト計画は、効率を高め、リスクを最小限に抑え、プロジェクトを成功へと導きます。プロジェクト設計は、プロジェクトの詳細をまとめて明確にし、チームが自信を持ってプロジェクトを効果的に実行できるようにします。