Definition des Projektlebenszyklus: Erkunden der 5 Phasen

Was ist der Projektlebenszyklus?

Der Projektmanagement-Lebenszyklus bietet einen strukturierten Plan für Projektmanager, damit sie ihre Projekte zu einem erfolgreichen Abschluss führen können. Er umfasst alle Phasen, die in einem Projekt erforderlich sind – von der Idee bis zur endgültigen Umsetzung.

Wenn Projektmanager ein klares Verständnis der verschiedenen Projektmanagementphasen haben, können sie das Gesamtbild sehen und wissen besser, wie sie mit den einzelnen Phasen umgehen müssen. In diesen Phasen wird das Projekt in einfachere Schritte unterteilt, sodass Projektmanager leichter antizipieren können, was als Nächstes kommt. Das wiederum hilft ihnen, auf Kurs zu bleiben und den Erfolg des Projekts sicherzustellen. Die Verwendung der richtigen Tools und Methoden trägt zudem zu einem effektiven Teammanagement während des gesamten Projektlebenszyklus bei.

Die 5 Phasen des Projektlebenszyklus

Der Projektlebenszyklus beschreibt die verschiedenen Phasen, die ein Projekt von Anfang bis Ende durchläuft. Er umfasst mehrere wichtige Phasen, von denen jede auf unterschiedliche Bedürfnisse im Verlauf des Projekts eingeht. Dieses Framework bietet einen umfassenden Überblick über die Entwicklung des Projekts. So ist sichergestellt, dass du dabei wichtige Meilensteine erreichst. In der Regel umfasst der Projektlebenszyklus fünf Phasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Kontrolle sowie Abschluss.

Während der Initiierung definierst du die Ziele, den Umfang, das Budget und den zeitlichen Rahmen. Es folgt die Planung, bei der der Schwerpunkt auf der Erstellung eines detaillierten Aktionsplans liegt. Im Rahmen der Ausführung werden die Pläne zur Lieferung des Produkts ausgeführt. Sobald das Projekt beginnt, musst du das Projekt überwachen und alle Abweichungen vom Plan kontrollieren. Der Abschluss beinhaltet schließlich das Abschließen von Tasks, das Einholen der Projektgenehmigung und das Archivieren von Unterlagen.

Auch wenn die Namen und die genaue Anzahl der Phasen variieren können, folgen die meisten Projektlebenszyklen einem ähnlichen Muster von Planung, Ausführung und Abschluss. Der Schlüssel hier ist ein strukturierter Ansatz, der hilft, Ressourcen, Zeitpläne und Ergebnisse zu verwalten, während das Projekt von einer Phase in die nächste übergeht.

Während der Phasen überwachen und kontrollieren die Projektmanager die Bemühungen ihrer Teams, verfolgen den Fortschritt und passen die Arbeit nach Bedarf an, damit das Projekt weder den zeitlichen noch den finanziellen Rahmen sprengt.

Initiierungsphase

Die Initiierungsphase, in der der Projektmanager den Umfang und die Ziele definiert, markiert den Beginn eines Projekts. In dieser Phase ist es wichtig, die Stakeholder auf gemeinsame Ziele auszurichten und den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt zu legen.

Als Nächstes erstellt der Projektmanager einen Projektauftrag, in dem Zweck, Ziele und Umfang des Projekts dargelegt werden. Dieser Auftrag beinhaltet die folgenden wichtigen Informationen:

• Zweck und Begründung des Projekts
• Hauptziele und -ergebnisse
• Wichtige Stakeholder und Teammitglieder

• Erster Zeitplan und Budgetschätzungen

Der Projektmanager führt zudem eine Machbarkeitsstudie durch, um festzustellen, ob das Projekt realistisch und lohnenswert ist.

Planungsphase

Während der Planungsphase entwickelt der Projektmanager einen detaillierten Projektplan und eine Roadmap. Dies beinhaltet die Festlegung wichtiger Planungsdetails und die Ressourcenzuweisung sowie die Bestimmung der Risiken, die sich auf das Projekt auswirken könnten. Ziel ist es, eine umfassende Übersicht darüber zu erstellen, wie das Team die Arbeit ausführen wird.

Mit Jira Product Discovery (JPD) kannst du Produktideen, Funktionen und Lösungen sammeln und organisieren sowie benutzerdefinierte, aktuelle Roadmaps erstellen, die zeigen, welche Funktionen das Team wann und warum entwickeln wird. JPD hilft Projektmanagern dabei, die Ideen bzw. Funktionen zu identifizieren und zu priorisieren, die den größten Einfluss auf den Projekterfolg haben werden.

Ausführungsphase

Während der Ausführungsphase setzt das Team den Projektplan in die Tat um. Der Projektmanager spielt eine wichtige Rolle bei der Koordination von Ressourcen – einschließlich Mitarbeitern, Tools und Materialien – und stellt gleichzeitig sicher, dass das Team über seine individuellen Tasks und Zeitpläne gut informiert ist.

Jira ist ein Tool für die Zusammenarbeit, das Teams hilft, Aktivitäten nachzuverfolgen. Es bietet eine vereinfachte Projektverfolgung und ermöglicht ein nahtloses Projektmanagement für Software- und Geschäftsteams. Dabei wird der individuelle Arbeitsstil jedes Teams berücksichtigt.

Jira bietet in dieser kritischen Phase ein End-to-End-Management. Die Plattform bewältigt die täglichen Anforderungen bei der Durchführung komplexer Projekte, sodass Teams sich auf ihre Arbeit konzentrieren können, anstatt sich mit Tabellen und unzusammenhängenden Tools herumschlagen zu müssen.

Mit Jira können Projektmanager Tasks zuweisen, Fristen festlegen und Erinnerungen automatisieren, sodass nichts übersehen wird. Mit sämtlichen Aufgaben an einem Ort lässt es sich leichter nachvollziehen, wie sich jede Task auf den Zeitplan und das Budget auswirkt. So werden sofortige Anpassungen möglich, damit das Projekt stets weiter vorangebracht werden kann.

Überwachungs- und Kontrollphase

Die Überwachungs- und Kontrollphase beinhaltet die regelmäßige Überprüfung des Projektfortschritts und der Teamleistung, um sicherzustellen, dass das Projekt gemäß Projektplan verläuft.

Während dieser Phase identifiziert der Projektmanager alle Abweichungen vom Plan und vom Budget und ermittelt die Ursache, um Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Tools wie Statusberichte, Zeiterfassung, Budgetberichte, Risikomanagementpläne und Bewertungen von Stakeholdern erleichtern es, den Überblick über die wichtigsten Metriken und Meilensteine zu bewahren. Um Änderungen am Plan vorzunehmen, sollten die Teammitglieder einen Änderungsantrag zur Genehmigung einreichen.

Abschlussphase

Die Abschlussphase markiert das formelle Ende eines Projekts. In dieser Phase werden die endgültigen Genehmigungen und Freigaben eingeholt. Zudem wird eine Überprüfung nach dem Projekt durchgeführt, um herauszufinden, was gut gelaufen ist, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln und die gewonnenen Erkenntnisse zu dokumentieren. Diese Aktivitäten fördern eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und rücken Rechenschaftspflicht und Transparenz in den Vordergrund.

Agile Ansätze beim Projektlebenszyklus

Im traditionellen Projektmanagement stellen Teams in der Regel einen festen Plan auf, der sich nicht ändert. Agiles Projektmanagement hingegen ermöglicht Änderungen am Projektplan. Bei der agilen Methode führen Teams häufig kurze Check-ins durch und nehmen Anpassungen vor. Der Fokus dieses Ansatzes liegt auf der iterativen Entwicklung, Zusammenarbeit mit Kunden und Anpassungsfähigkeit. Es hängt vom Projekttyp ab, welche Methode die beste ist.

Scrum ist eine weit verbreitete agile Methode, bei der Scrum-Teams in zeitgesteuerten Iterationen arbeiten und in täglichen Stand-up-Meetings Fortschritte, Herausforderungen und Pläne besprechen. Bei Kanban, einer weiteren agilen Methode, visualisieren Teams Workflows mithilfe eines Kanban Boards, sodass sie Tasks priorisieren und einen reibungslosen Workflow aufrechterhalten können.

Vorteile eines effektiven Projektlebenszyklusmanagements

Durch effektives Projektlebenszyklusmanagement werden Prozesse auf unterschiedliche Weise optimiert:

• Verbesserte Projektsichtbarkeit: Teams können Hindernisse proaktiv beseitigen, um zeitnahe, qualitativ hochwertige Ergebnisse sicherzustellen. Dadurch wird eine effektivere Entscheidungsfindung ermöglicht.
• Besseres Risikomanagement: Teams können Risiken frühzeitig erkennen und Lösungen finden. Regelmäßige Risikoüberprüfungen stellen sicher, dass Projekte termingerecht verlaufen und kostspielige Verzögerungen oder Misserfolge vermieden werden.

• Verbesserte Kommunikation mit den Stakeholdern: Regelmäßige Updates, Fortschrittsberichte und Meetings sorgen dafür, dass Teilnehmer in den gesamten Projektlebenszyklus integriert und stets auf dem neuesten Stand sind.

Projektmanager können Jira-Tools verwenden, um Ideen zu organisieren und zu priorisieren, wodurch das Erstellen und Teilen von benutzerdefinierten Roadmaps mit dem Team vereinfacht wird.

• Jira unterteilt große Projekte in überschaubare Tasks, verfolgt den Fortschritt und fördert die teamübergreifende Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.
• In Kombination mit Jira bietet Jira Product Discovery Kontext und Einblicke in Softwareentwicklungsprojekte, Geschäftsaufgaben und mehr.

Mit Jira Product Discovery einen erfolgreichen Projektlebenszyklus sicherstellen

Das beliebte Projektmanagement-Tool Jira bietet mehrere Funktionen und Projektplanungsvorlagen, um Prozesse zu optimieren sowie Kontext und Transparenz für Projekte bereitzustellen.

JPD hilft bei der Planung, Nachverfolgung und Verwaltung von Projektphasen. Mit JPD können Produktteams Produktideen, Geschäftschancen, Funktionen und Lösungen übersichtlich in einem zentralen Tool sammeln und organisieren. So lassen sich Funktionen priorisieren, um diejenigen mit der größten Wirkung zu finden.

Jira ist ein effektives Projektmanagement-Tool, das nativ in JPD integriert ist. Zusammen stellen diese Lösungen Transparenz und Kontext für alle Projektaufgaben bereit.

Wie unterscheidet sich Agile von traditionellen Projektlebenszyklen?

Agile und traditionelle Ansätze für den Projektlebenszyklus unterscheiden sich erheblich darin, wie sie Änderungen und Planung angehen. Agile ist bekannt für seine Flexibilität und seinen iterativen Charakter, der Änderungen akzeptiert und kontinuierliche Überprüfung und Anpassung fördert. Während das Projekt voranschreitet, sammelt das Team kontinuierlich neue Informationen, Erkenntnisse und Feedback, sodass es verstehen kann, was funktioniert und was nicht. Das ermöglicht dem Team, dynamische Anpassungen am Projektplan vorzunehmen, um ihn effektiver zu gestalten und auf die Ziele des Projekts abzustimmen.

Traditionelle Herangehensweisen sind sequentieller und starrer. Projektmanager führen im Voraus eine detaillierte Planung durch und das Team hält sich strikt an den Plan. Bei diesem Ansatz ist es schwierig, Änderungen zu berücksichtigen.

Jeder Ansatz hat Vorteile, aber Agile eignet sich besser für Projekte, bei denen Änderungen erwartet oder notwendig sind.

Wie trägt das Lebenszyklusmanagement von Projekten zum Unternehmenswachstum bei?

Das Projektlebenszyklusmanagement unterstützt Teams bei der Optimierung der Nutzung von Ressourcen, einschließlich Mitarbeitern und Tools. Dank dieser verbesserten Effizienz können Teams Projekte pünktlich abschließen, was wiederum zum Erfolg des Unternehmens beiträgt.

Was sind die potenziellen Herausforderungen während des Projektlebenszyklus?

Projektmanagement kann komplex und anspruchsvoll sein, denn es erfordert, potenzielle Hindernisse zu erkennen, wie z. B. Scope Creep, Ressourcenbeschränkungen und Kommunikationsausfälle.

Ein Scope Creep entsteht, wenn die Projektanforderungen über das hinausgehen, was das Team zu Beginn des Projekts festgelegt hat. Dies führt zu unzureichenden Ressourcen, Verzögerungen und Abweichungen vom Projektplan. Prozesse zur Änderungskontrolle helfen dabei, einem Scope Creep entgegenzuwirken. Projektmanager müssen den Umfang des Projekts häufig überprüfen, Änderungen kommunizieren und die Stakeholder einbeziehen, um sicherzustellen, dass alle Änderungen den Projektzielen entsprechen.

Ressourcenbeschränkungen können zu Verzögerungen führen und den erfolgreichen Projektabschluss gefährden. Um diese Ressourcenprobleme zu lösen, solltest du deine Ressourcen schon früh in der Projektplanung überprüfen und bereits im Voraus einen Backup-Plan erstellen. So kannst du potenzielle Probleme finden und dir Lösungen zurechtlegen, z. B. Hilfe von außen in Anspruch nehmen oder deine Ressourcen verlagern.

Die Produktivität leidet, wenn es Kommunikationsstörungen gibt. Dazu gehören unzureichende Kommunikation, Meinungsverschiedenheiten und schlechte Zusammenarbeit. Eine Kultur zu schaffen, in der die Mitarbeiter gerne Informationen innerhalb des Projektteams austauschen und regelmäßige Treffen abhalten – sowohl formelle als auch ungezwungene –, kann dafür sorgen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und Kommunikationsabbrüche vermieden werden. Projektmanagementtools wie Jira vereinfachen die Kommunikation, verfolgen den Fortschritt und vereinfachen den Informationsaustausch.