De volledige projectmanagement-handleiding

Wat is projectmanagement en waarom is het belangrijk?

Projectmanagement is de coördinatie van je processen, tools, teamleden en vaardigheden om projecten te kunnen uitvoeren die voldoen aan de doelstellingen en eisen.

Het stelt je team in staat om projecten te voltooien door duidelijke doelstellingen te formuleren, de transparantie en zichtbaarheid te vergroten, de communicatie te stroomlijnen en de scope van het project vast te stellen. Ben je nog niet helemaal overtuigd? Houd er rekening mee dat projectoverschrijdingen schikbarend vaak voorkomen. Alleen al in de IT-sector ontdekte McKinsey dat grote IT-projecten gemiddeld 45% meer kosten dan het budget bedragen en 7% langer duren dan gepland.

1. Watervalprojectmanagement

Als je denkt aan traditioneel, opeenvolgend projectmanagement, dan denk je aan watervalprojectmanagement. Met deze methode verdeel je je project in verschillende fasen. Als de ene fase eindigt, begint de volgende. De twee overlappen elkaar niet.

Wanneer gebruik je deze methodologie: Voor lange projecten die één tijdlijn en een opeenvolgende volgorde vereisen.

Veel gebruikt in: de bouw. Een huis of bouwwerk bouwen gaat in stappen. Je kunt bijvoorbeeld geen dak plaatsen als je de fundering nog niet hebt gestort.

2. Agile projectmanagement

Agile projectmanagement is een herhalende aanpak en is veel flexibeler dan watervalprojectmanagement. Het is een aanbevolen werkwijze van DevOps waarbij projecten in kleinere delen worden opgedeeld en in korte tijd worden aangepakt (ook wel sprints genoemd). Na elke sprint evalueert je team het werk opnieuw om eventueel noodzakelijke wijzigingen aan te brengen en ervoor te zorgen dat je op schema blijft.

Scrum

Scrum-projectbeheer is een van de meest populaire Agile-methodologieën die door projectmanagers worden gebruikt. Net als bij Agile, draait scrum om continue verbetering. Je kunt een framework als scrum gebruiken om je te helpen op een meer Agile manier te gaan denken en om te oefenen met het ontwikkelen van Agile principes in je dagelijkse communicatie en werk.

Wanneer gebruik je deze methodologie: Voor projecten die nog niet helemaal zijn gedefinieerd en waarvoor nog veel moeten worden aangepast.

Veel gebruikt in: Softwareontwikkeling. Dit beroep was de pionier op het gebied van agile, en dankzij deze aanpak kunnen ontwikkelaars software van hogere kwaliteit bouwen omdat ze regelmatig kunnen testen en beoordelen.

3. Lean projectmanagement

Dezelfde principes die je kent van lean manufacturing gelden ook voor lean projectmanagement. Het doel van deze methodologie is om de productie en waarde te verhogen en tegelijkertijd verspilling te verminderen. Om het te gebruiken, moet je een waardestroom in kaart brengen. Deze stroom staat voor de volgorde van de projectactiviteiten. Vervolgens zoom je in op die stroom om werkzaamheden die geen waarde toevoegen te identificeren en te elimineren. Dit betekent dat je projectproces zo gestroomlijnd, geoptimaliseerd en efficiënt mogelijk is.

kanban

Kanban is een specifieke implementatie van Lean projectmanagement. Projecttaken worden op een visuele manier vertegenwoordigd op een Kanban-bord, waardoor teamleden op elk moment de status van elk onderdeel van het werk kunnen zien.

Wanneer gebruik je deze methodologie: Voor projecten die snel moeten worden geleverd.

Veel gebruikt in: Productie. Als je fysieke goederen produceert, wil je zo min mogelijk verspilling om de uitgaven te minimaliseren en de winst te maximaliseren. Daarom is deze aanpak zo populair in de productie, vooral in de auto-industrie.

De 5 fasen van het projectmanagementproces

Stel je voor dat je een project start vanaf het begin. Projectmanagement komt niet pas in beeld wanneer je daadwerkelijk taken gaat afvinken; eerst moet je de basis leggen.

Met die gedachte in het achterhoofd heeft het Project Management Institute (PMI) vijf verschillende fasen van projectmanagement vastgesteld.

Fase 1: Beginnen

Denk je dat de eerste stap van projectmanagement het plannen is? Dat klopt niet helemaal. Voordat je een strategie voor je project kunt uitstippelen, moet je ondersteuning van belanghebbenden hebben. Dit is waarbij een projectcontract van pas komt om een overzicht van de bedrijfsdoelstelling van je project te laten goedkeuren. We raden je aan om in plaats daarvan een projectposter te gebruiken, omdat deze overzichtelijker en sneller en gemakkelijker te lezen zijn. Tijdens deze fase moet je vragen kunnen beantwoorden zoals:

• Wat is de business case voor dit project? Ons sjabloon voor strategische plannen kan je helpen!
• Is dit project haalbaar?
• Moeten we dit project voortzetten?

Simpel gezegd probeer je tijdens deze fase te beslissen of dit project wel de moeite waard is, voordat je er al te veel energie insteekt.

Een geweldige manier om deze bespreking tot stand te brengen is met behulp van een pre-mortem, een gedachte-oefening waarbij je nadenkt over wat er mis zou kunnen gaan en besluit hoe je deze risico’s kunt voorkomen.

Fase 2: Plannen

Als je besluit verder te gaan met het project, dan ga je door naar de planningsfase. Tijdens deze fase ontwikkel je een gedetailleerd projectplan waar je hele team zich aan zal houden––en waar ze je dankbaar voor zullen zijn! Plannen is van cruciaal belang bij het voorkomen van scope-creep. Ons takenlijst-sjabloon kan je helpen! De vragen die tijdens deze fase beantwoord moeten worden, zijn onder andere:

• Wat is het doel van dit project?
• Wat zijn de kritieke prestatie-indicatoren (KPI's)?
• Wat is de scope?
• Wat is het budget?
• Wat zijn de risico's?
• Welke teamleden zijn erbij betrokken?
• Welke taken zijn erbij betrokken?
• Welke mijlpalen moeten worden behaald?

Met deze stap zorg je ervoor dat jij en je team dezelfde verwachtingen hebben voordat je van start gaat. Als je denkt dat je te veel verstrikt raakt in de details, maak je dan geen zorgen: dat is niet zo. Daarnaast kunnen kaders voor strategische planning je helpen!

Fase 3: Uitvoeren

Zet een kop koffie en pak je oplader, want nu wordt het menens. Nu stropen jij en je team de mouwen op en beginnen jullie met het aanpakken van projecttaken, met je projectplan als leidraad. Tijdens de uitvoeringsfase moet je:

• Wijs de nodige middelen toe
• Zorg ervoor dat uitvoerders hun taken uitvoeren
• Houd statusvergaderingen
• Zet volgsystemen op

Het grootste gedeelte van de werkzaamheden gebeurt in deze fase, en het is ook de fase waarin je project vorm begint te krijgen. Zie je wel? Al dat plannen was de moeite waard.

Fase 4: Controleren

Dat je een projectplan hebt, betekent niet dat alles vanzelf soepel gaat verlopen. Het is alsof je een budget voor jezelf opstelt: een budget heeft geen zin als je niet goed in de gaten houdt hoe je met het geld omgaat.

Daarom moet je de projectvoortgang controleren om ervoor te zorgen dat alles op koers blijft. Evalueer je project aan de hand van de KPI's (kritieke prestatie-indicatoren) die je in de planningsfase hebt vastgesteld.

Wat moet je doen als je denkt van het pad af te dwalen of slachtoffer te worden van de 'scope-creep' (veranderingen van de projectscope)? Neem even de tijd om opnieuw te evalueren. Zo kun je beslissen of je dingen opnieuw moet afstemmen, of dat je je oorspronkelijke plan moet bijstellen. Dat is het mooie van een controle; er zijn regelmatig controlepunten waarop je de koers kunt bijstellen.

Fase 5: Afsluiten

In de laatste fase knoop je de losse eindjes aan elkaar. Deze fase bestaat uit:

• Het organiseren van een postmortem of retrospectief om het project te evalueren
• Het opstellen van een afsluitend projectrapport
• Noodzakelijke projectdocumentatie op een veilige plek verzamelen en bewaren. Een gezamenlijke documentatie-space zoals Confluence is hier trouwens zeer geschikt voor.

Dit geeft je team niet alleen de kans om het project goed af te sluiten, maar het maakt het ook gemakkelijker om ernaar terug te verwijzen wanneer dat nodig is.

7 tips voor succesvol projectmanagement

Zelfs als je alle bovenstaande stappen volgt, is effectief projectmanagement geen kwestie van opstellen-en-vergeten. Er zijn nog een paar andere best practices die je wilt toepassen om je project zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Organiseer een vergadering voor de projectkick-off

Tijdens de vergadering voor de projectkick-off stel je doelen vast, maak je een tijdlijn en zorg je ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit voor je project. Ons sjabloon voor de teamvergaderingsagenda kan je helpen!

Hoe enthousiast je team ook is om aan de slag te gaan, sla deze vergadering niet over. Je zult eventuele verwarring op een proactieve manier wegnemen en je team samenbrengen rond een gemeenschappelijk doel.

Houd rekening met de taak- en resourceafhankelijkheden

Weet je nog dat we het hadden over projecten die aanvoelen als een aaneenschakeling van wankelende dominostenen? Dat geldt vooral voor grote, multifunctionele projecten. Misschien kan Daisy niet beginnen met het maken van grafische afbeeldingen totdat Joel de inhoud heeft opgesteld (een taakafhankelijkheid). Of misschien kan Choua een bepaalde software niet gebruiken terwijl Derek de gedeelde licentie gebruikt (een resourceafhankelijkheid).

Je projecttaken gebeuren niet in een vacuüm, dus het is belangrijk dat je rekening houdt met deze afhankelijkheden met behulp van een Gantt-grafieksjabloon.

Als al je taken en resources met elkaar verbonden zijn, moet je inzicht krijgen in hoe ze bij elkaar passen. Als je dit niet hebt, dan zal een hele rij dominostenen omvallen terwijl je hulpeloos toekijkt.

Bepaal je kritieke pad

Het bepalen van je kritieke pad is een goede manier om overschrijdingen van de planning te voorkomen. Een 'kritiek pad' klinkt misschien als iets uit een actiefilm, maar is eigenlijk gewoon de langste reeks afhankelijke projectactiviteiten. Als je op dat pad op een probleem of vertraging stuit, dan bestaat het risico dat het hele project te laat wordt geleverd.

Door je kritieke pad te vinden, weet je waar je wat speelruimte in je planning hebt en waar je zo dicht mogelijk bij je tijdlijn moet blijven.

Wees realistisch met je tijdlijn

Het is gebruikelijk om de tijd die we nodig hebben om taken af te ronden te onderschatten, en dat kan daadwerkelijk schadelijk zijn voor de projecttijdlijn.

Zorg ervoor dat je benodigde tijd niet onderschat door tijdlijnen van eerdere projecten te raadplegen. Raadpleeg je tijdregistratiesoftware, als je die hebt, om na te gaan hoe lang gebruikelijke taken duren, en vraag je team om hun planning ook op gevoel te controleren.

Projectmanagementsoftware gebruiken

Als je teamleden talloze e-mailconversaties of mappen moeten doorspitten om te vinden wat ze nodig hebben, dan gaat je project zeker achterlopen op schema.

Daarom is het handig om projectmanagementsoftware (zoals Jira) te gebruiken om je documentatie op te slaan en je project te organiseren in kennisbeheersoftware (zoals Confluence). Hiermee vergroot je de zichtbaarheid van alle projectstappen en -taken, centraliseer je de communicatie en geef je je projectteam één enkele bron van waarheid.

Stel duidelijke rollen en verantwoordelijkheden vast

Om de beste resultaten uit je team te halen, moeten de teamleden precies weten waarom ze erbij betrokken zijn. Wat is hun functie en wat moeten ze bijdragen?

Dit zorgt niet alleen voor een gevoel van doelgerichtheid en verantwoordelijkheid onder je projectteamleden, maar voorkomt ook dat ze op elkaars tenen trappen én je profiteert van ieders sterke punten. Een RACI-framework is een populaire manier om rollen en verantwoordelijkheden toe te wijzen. De afkorting RACI is kort voor Responsible (verantwoordelijk), Accountable (toerekenbaar), Consulted (geraadpleegd) en Informed (geïnformeerd). Confluence brengt een veranderingen aan dit framework aan, en noemt het DACI, waarin de D een afkorting is van Driver (aanjager).

Maak er een samenwerkingsproces van

Een project beheren kan stressvol zijn, maar je hoeft het niet helemaal alleen te doen. Je team heeft veel inzicht in je projectplan, bijvoorbeeld of je tijdlijn realistisch is of dat je afhankelijkheden vergeet. Brainstormen als team is een geweldige manier om ideeën te delen en te bespreken. Dit zijn een aantal tips om een effectieve brainstormsessie te houden.

Zelfs als je een lid bent van een team dat hybride of op afstand werkt, weersta dan de verleiding om projecten afzonderlijk te plannen. Betrek je team bij het opstellen van een realistischer plan en stimuleer hun gevoel van betrokkenheid bij het project. Ons brainstorm-sjabloon kan je helpen!