프로젝트 관리를 위한 완전한 가이드
스트레스를 덜 받으며 더 많은 프로젝트 완료하기
프로젝트 관리란? 프로젝트 관리는 목표에 부응하는 프로젝트를 완료할 수 있도록 프로세스, 도구, 팀원, 기술을 조정하는 것입니다.
여러분과 팀원은 중요한 프로젝트를 해낼 준비를 마쳤습니다. 마치 긴 도미노가 펼쳐져 있는 것에 비유할 수 있습니다. 성공한다면 굉장히 멋지겠지만 한 조각이라도 어긋나면 크게 낙담할 것입니다.
이 유형의 프로젝트를 만나면 벅차고 설레어서 최대한 빨리 시작하고 싶은 마음이 들 수 있습니다. 손가락을 한번 튕기면 모든 것이 마법처럼 딱 맞아 떨어지도록 기다리겠습니까? 요술 램프를 문지르며 지니가 나와서 소원을 들어주길 기다리겠습니까?
이렇게 해서 해결된다면 얼마나 좋을까요? 그러나 크고 까다로운 프로젝트를 완료하는 현실적인 비법은 효과적인 프로젝트 관리입니다.
성공적인 프로젝트 관리를 위한 7가지 팁
위 단계를 모두 수행하더라도 효과적인 프로젝트 관리는 계획만 세우고 잊어버려도 되는 시나리오가 아닙니다. 프로젝트를 최대한 원활하게 진행하기 위해 구현할 만한 모범 사례가 몇 가지 더 있습니다.
프로젝트 킥오프 미팅 주최
프로젝트 킥오프 미팅은 목표를 세우고 타임라인을 세분화하고 일반적으로 모두가 프로젝트에 대해 같은 정보를 공유하는 것입니다. Atlassian의 팀 미팅 안건 템플릿이 도움이 될 수 있습니다.
일을 시작하려는 팀이 아무리 들떠 있어도 이 자리는 절대로 빠뜨리지 마세요. 혼란을 사전에 해소하고 공유 목표를 위해 팀이 힘을 합칠 수 있습니다.
작업 및 리소스 종속성에 유의
불안정하게 세워진 도미노와 같은 프로젝트에 대한 이야기를 기억하십니까? 규모가 크고 부서 간 프로젝트인 경우 특히 그렇습니다. Joel이 콘텐츠 초안을 작성하기 전까지는 Daisy가 그래픽 제작 업무를 시작하지 못할 것입니다(작업 종속성). 또는 Derek이 공유 라이선스를 사용하는 동안 Choua는 소프트웨어를 사용하지 못할 것입니다(리소스 종속성).
프로젝트 작업은 외부와 단절하고 진행할 수 없으므로, 간트 차트 템플릿을 사용하여 종속성을 고려해야 합니다.
모든 작업과 리소스가 연결되어 있다면 서로 어떻게 맞물리는지 이해해야 합니다. 그렇지 않으면 도미노 줄 전체가 무너지는 것을 공포에 떨며 지켜보게 될 수도 있습니다.
중요한 경로 파악
중요한 경로를 파악하는 것은 일정 오버런을 방지하는 좋은 방법입니다. 액션 영화에서나 나올 법한 말처럼 들릴 수도 있지만 중요한 경로는 종속 프로젝트 활동을 잇는 가장 긴 줄입니다. 그 경로에서 난관에 부딪히거나 지연되면 전체 프로젝트가 지연될 위험이 있다는 뜻입니다.
중요한 경로를 찾으면 일정에 여유가 있는 부분과 타임라인에 최대한 맞춰야 하는 부분이 어디인지 알 수 있습니다.
현실적인 타임라인 작성
작업 완료에 소요되는 시간을 과소평가하는 경우는 흔하며 이것은 프로젝트 타임라인에 심각한 타격을 줄 수 있습니다.
이전 프로젝트 타임라인을 다시 참조하여 스스로 잘 제어하세요. 시간 추적 소프트웨어가 있는 경우 참조하여 일반 작업에 걸리는 시간을 확인하고 팀에 타임라인을 다시 확인하도록 합니다.
프로젝트 관리 소프트웨어 사용
팀원이 필요한 것을 찾기 위해 끝없는 이메일 스레드나 폴더를 파헤쳐야 한다면 프로젝트는 뒤쳐질 수밖에 없습니다.
따라서 프로젝트 관리 소프트웨어(예: Jira)를 사용하여 설명서를 저장하고 지식 관리 소프트웨어(예: Confluence)에 프로젝트를 체계화하는 것이 유용합니다. 이 소프트웨어는 모든 프로젝트 단계 및 작업의 가시성을 높이고 커뮤니케이션을 중앙 집중식으로 처리하며 프로젝트 팀에 단일 정보 출처를 제공합니다.
역할 및 책임 명확하게 설정
팀이 최고의 성과를 내려면 팀원은 자신이 왜 관여되었는지 정확하게 알아야 합니다. 각 팀원의 역할은 무엇이고 어떤 기여를 해 주기를 기대합니까?
이렇게 하면 프로젝트 팀원에게 목적 의식 및 책임감을 심어 줄 뿐만 아니라 팀원끼리 지나친 간섭으로 감정이 상하는 일 없이 모두 각자의 강점을 발휘할 수 있습니다. RACI 프레임워크는 역할 및 책임을 할당하는 데 인기 있는 방법입니다. RACI는 책임(Responsible), 소유(Accountable), 상의(Consulted), 정보 제공(Informed)을 의미하는 약자입니다. Confluence에서는 이것을 DACI라고 하여 "D"가 "추진자(Driver)"를 의미하도록 프레임워크를 약간 수정했습니다.
공동 작업 프로세스에 포함
프로젝트를 관리하다 보면 스트레스를 받을 수 있으며 모두 혼자 할 필요는 없습니다. 팀은 타임라인이 현실적인지 또는 종속성을 잊었는지를 비롯하여 프로젝트 계획에 대한 훌륭한 인사이트를 많이 갖게 될 것입니다. 팀 브레인스토밍은 아이디어를 공유하고 합의를 이룰 수 있는 좋은 방법입니다. 효과적인 브레인스토밍 세션을 진행하기 위한 몇 가지 팁은 다음과 같습니다.
하이브리드 팀 또는 원격 팀에 속해 있더라도 고립된 상태에서 프로젝트를 계획하려는 유혹을 뿌리치세요. 팀과 함께 논의하여 더 합리적인 계획을 세우고 프로젝트에 대한 책임 의식을 북돋아 주세요. Atlassian의 브레인스토밍 템플릿이 도움이 될 수 있습니다.
프로젝트 팀의 주요 구성원
모든 프로젝트는 역할 및 책임을 파악하는 것으로 시작해야 합니다. 자신의 역할을 미리 알면 프로젝트 기한을 모두가 성공적으로 지킬 수 있습니다. 잠재적인 프로젝트 역할은 다음과 같습니다.
- 프로젝트 매니저: 전체 프로젝트를 감독하고 프로젝트 성공을 책임지는 담당자입니다.
- 프로젝트 후원자: 프로젝트를 지지하고 프로젝트 매니저와 긴밀하게 협력하는 선임 관리자입니다.
- 팀원: 프로젝트 작업을 적극적으로 수행하는 구성원입니다.
- 공급자: 프로젝트에 상품 또는 서비스를 제공합니다.
- 이해관계자: 프로젝트에 관심이 있는 관계자입니다. 이해관계자는 다음과 같이 구분할 수 있습니다.
- 주 이해관계자: 실제로 업무를 수행하고 프로젝트에 적극적으로 참여하는 관계자입니다.
- 보조 이해관계자: 회의에 참여하고 작은 역할을 맡을 수도 있지만 프로젝트에서 주요 의사 결정권자는 아닌 관계자입니다.
- 관심 있는 이해관계자: 프로젝트에 개입하지만 적극적으로 참여하지 않거나 영향력이 크지 않은 관계자입니다.
- 클라이언트: 내부 프로젝트가 아닌 클라이언트 대상 프로젝트일 경우 최종 프로젝트를 받는 관계자입니다.
프로젝트 관리 소프트웨어 평가 시 확인해야 할 사항
올바른 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하기란 까다로울 수 있습니다. 팀이 프로젝트 관리 도구를 최대한 활용하려면 다음과 같은 기능을 제공하는 솔루션을 찾는 것이 좋습니다.
- 공유 캘린더를 만들어 프로젝트 마일스톤 및 기한을 추적
- 쉽게 액세스하고 공동 작업할 수 있도록 파일 및 문서 공유
- 작업 목록을 만들고 팀원에게 작업을 할당
- 프로젝트 진행률을 추적하고 보고서 생성
- 팀원 및 이해 관계자 간 커뮤니케이션을 지원하고 간소화
- 프로젝트 기간 및 예산 추정
- 팀원이 작업에 댓글을 추가하고 피드백을 제공하도록 허용
- 자동 리마인더 및 알림 생성
- 프로젝트 템플릿을 설정하여 프로젝트 만들기 간소화
- 리소스 및 워크로드 관리
- 이슈 및 위험 추적
- 변경 요청 관리
- 자세한 보고서 만들기
- 프로젝트 성과 모니터링
프로젝트 관리에 Confluence를 사용하는 이유
Confluence는 최대한의 유연성과 규모를 위한 수천 개의 템플릿, 플레이, 통합을 통해 프로젝트 관리를 강화하는 공동 작업 지식 허브로 자리매김합니다.
도구를 통합하고 작업을 중앙 집중식 처리
Confluence를 사용하면 지식, 작업, 프로젝트 관리를 팀 공동 작업과 결합할 수 있습니다. Sprout Social과 같은 칸반 스타일 프로젝트 관리에 Trello 보드를 포함하세요. 또는 프로젝트 관리에 대한 애자일 접근 방식을 위해 Castlight Health와 같이 Confluence와 Jira를 통합하세요. Jira로 프로젝트를 손쉽게 계획, 추적 및 관리할 수 있고 Confluence로 투명성을 강화하고 프로젝트 관련 대화 및 리소스를 중앙 집중식으로 처리할 수 있습니다.
팀 및 회사 성장에 따라 규모 조정
Confluence는 기술 팀 및 비즈니스 팀은 물론 소규모 기업, 원격 팀, 엔터프라이즈급 회사의 프로젝트 관리를 지원합니다. 무제한 인스턴스로 확장하여 조직에 자율성을 제공하거나 보안상의 이유로 데이터를 분리하거나 환경을 사용자 지정하세요. 또한 Confluence는 보장된 SLA 가동 시간, 미국/EU/호주/독일 내 데이터 보존, GDPR/SOC2 인증 등을 포함하여 엔터프라이즈 지원에 필요한 보안, 컴플라이언스, 성능, 신뢰성을 갖추고 있습니다.
작업 및 지식의 보호
팀원이 회사를 떠나면 그들이 하던 작업도 함께 사라지나요? Confluence는 팀원이 회사를 떠나더라도 프로젝트 작업이 손실되지 않도록 보호해 줍니다. 권한을 만들고 제어를 설정하고 관리자 역할을 할당할 수 있습니다.
성능 분석 및 최적화
측정할 수 없는 것은 관리하기 어렵습니다. Jira와 함께 사용하면 진행률을 추적하고 활동을 모니터링하고 보고서를 생성하여 프로젝트 프로세스 및 워크플로를 최적화할 수 있습니다.
프로젝트 관리는 팀 생산성을 높이는 원동력입니다. 하지만 모든 프로젝트 관리 솔루션이 똑같지는 않습니다. 85,000개 이상의 회사가 Confluence를 사용하는 이유를 알아보세요.
프로젝트 관리 템플릿
사용자 특성 템플릿
페르소나 템플릿을 사용하면 페르소나 이름, 목표, 과제 및 정보 출처가 포함된 마케팅 및 제품 개발 대상 고객의 상세 프로필을 만들 수 있습니다.
고객 여정 매핑 템플릿
이 템플릿을 사용하면 고객의 감정 및 고충을 포함하여 제품에 대한 고객 경험을 이해할 수 있습니다.
파급력 있는 브레인스토밍 템플릿
이 Confluence 템플릿은 팀이 신선한 아이디어를 창출하는 데 도움을 줍니다.
DACI 템플릿
이 DACI 템플릿을 사용하면 의사 결정 프로세스에서의 각자의 역할을 정의하고 올바른 결정을 더 빠르게 내릴 수 있습니다.
프로젝트 포스터 템플릿
프로젝트 개요 또는 프로젝트 헌장을 읽기 싫으시다면 프로젝트 포스터 대신 이 템플릿을 사용해 보세요.
프로젝트 관리의 주요 이점
1. 공동 작업 개선
목표를 달성하려면 다른 관계자들과 협력해야 한다는 것은 알지만 대부분의 경우 효과적인 공동 작업은 쉬운 일이 아닙니다. 커뮤니케이션 스타일, 조직 접근 방식 외에도 공동 작업을 어렵게 만드는 요인은 많이 있습니다.
프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 팀원이 어떤 작업을 하고 있는지, 기한이 어떻게 설정되어 있는지, 개별 작업이 전체 프로젝트 프로세스에 어떻게 부합하는지 등을 더 잘 파악할 수 있습니다. 이 모든 이점을 통해 프로젝트 관리 소프트웨어의 가장 큰 이점이라고 할 수 있는 프로젝트 공동 작업을 더 효율적이고 쉽게 할 수 있습니다.
2. 커뮤니케이션 중앙 집중식 처리
팀에서는 체계적이지 않은 이메일 스레드, 다이렉트 인스턴트 메시지 핑, 혼잡한 댓글로 소통하는 데 어려움을 겪고 있습니다.
이것은 시간이 많이 낭비되면서 프로젝트에 좋지 않은 소식입니다. 팀원들이 정보를 너무 많은 곳에서 확인해야 하면 서로를 이해하지 못하고 기한을 놓치고 업무는 잊어버리고 혼란이 생깁니다.
프로젝트 관리 소프트웨어는 타임라인 및 상태 업데이트부터 피드백 및 질문까지 모든 커뮤니케이션을 모두가 쉽게 액세스할 수 있는 한곳에서 관리해 줍니다. 이렇게 하면 사일로가 허물어져 모두가 지식을 공유할 수 있을 뿐만 아니라 지식을 공유하는 방식과 장소를 효과적으로 관리할 수 있습니다.
3. 작업 관리 간소화
프로젝트를 제공하려면 팀원이 어떤 작업을 담당하고 언제 완료해야 하는지 알아야 합니다.
그중 큰 부분을 차지하는 것은 명확하지 않은 책임과 관리자의 지시로, 수많은 앱과 도구를 사용하여 일하는 것은 혼란을 가중시킬 뿐입니다.
한 도구에서 팀원에게 작업을 할당했는데 다른 플랫폼에서 보내는 시간이 더 많으면 중요한 알림을 놓치게 될 것입니다. 한 소프트웨어로 프로젝트를 관리하면 허점이 보완되고 가장 어려운 프로젝트라도 개별 단계와 작업 항목으로 나눠집니다.
거기서부터는 팀원이 한 장소에 집계되도록 작업을 기한과 함께 올바른 팀원에게 할당할 수 있으며 팀원에게 새로 할 일이 있으면 알림을 받게 됩니다.
4. 단일 정보 출처 만들기
프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트 관련 정보의 리포지토리가 될 것입니다. 문서, 자산, 업데이트, 타임라인, 미팅 메모 등 모든 것을 소프트웨어에 저장해야 합니다. (기록을 위한 편리한 미팅 메모 템플릿은 여기에서 확인하세요!) 그렇게 하면 액세스 가능하고 체계적이며 검색이 가능하도록 보장하게 됩니다. 팀원은 정보를 찾는 데 많은 시간을 낭비하지 않고 필요한 것을 찾을 수 있습니다.
5. 효율성 향상
위의 모든 이점을 더하면 팀이 업무를 훨씬 더 빠르게 진행할 수 있다는 최고의 이점을 얻게 됩니다.
프로젝트 관리 소프트웨어가 마련되어 있으면 팀에서는 원활한 커뮤니케이션이 이루어집니다. 자신에게 기대되는 것과 다음에 무엇을 시작해야 할지 파악하고 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.
기름칠이 잘 된 기계처럼 함께 일하면 낭비되는 시간이 크게 줄어듭니다. Jira의 프로젝트 관리 템플릿을 사용하면 팀원들이 새 프로젝트를 만들 때마다 빈 페이지에서 시작하는 대신 검증된 워크플로로 훨씬 더 빠르게 시작할 수 있습니다.
팀은 최상의 결과를 놀라운 속도로 얻는 데 필요한 리소스를 갖추고 있기 때문에 더 이상 작업이 지지부진하지 않습니다.
6. 진행률 추적
프로젝트를 아무렇게나 제공하고 싶지는 않을 것이며 예산을 지키고 타임라인을 준수하고 원래 목표를 충족하는 프로젝트를 제공하고 싶으실 것입니다.
프로젝트 작업에 집중하다보면 그러한 중요한 요소를 놓치기 쉬우며 결과에 큰 영향을 줄 수 있습니다. 한계와 기대치를 면밀하게 주시하지 않으면 일정, 예산 초과, 그리고 프로젝트를 정상으로 되돌리기 위해 팀원들이 작업을 다시 해야 할 때 낭비되는 노력 때문에 어려움을 겪게 될 것입니다.
프로젝트 관리 소프트웨어는 작업을 체계화하므로 지출 또는 기한과 같은 요소를 더 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 목표를 달성하지 못했다는 사실을 너무 늦게 깨닫는 일 없이 앞으로 나아가면서 진행률을 모니터링하는 보고서를 생성할 수 있습니다.
프로젝트 관리에 Jira를 사용하는 이유
Jira를 이용하면 팀이 특별한 Jira용 프로젝트 관리 앱으로 최고의 제품을 성공적으로 계획, 추적 및 제공할 수 있습니다.
중앙 집중식 보고
Jira는 모든 프로젝트 데이터를 통합해 줍니다. 따라서 Jira를 사용하면 손쉽게 작업 완료를 추적하고 병목 현상을 식별하고 자신 있게 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
실시간 업데이트
Jira의 즉각적인 업데이트로 모두가 최신 정보를 파악할 수 있어 신속한 대응과 일관된 프로젝트 조정이 가능합니다.
코드 없는 자동화
Jira는 코드 없는 간단한 자동화를 통해 번거로운 일을 줄여 줍니다. 따라서 반복 작업에 드는 시간을 절약하고 중요한 일에 집중할 수 있습니다.
자신 있는 프로젝트 관리
Jira를 사용하여 모든 규모의 팀을 성공으로 이끌고 자신 있게 목표를 달성하세요.
