Полное руководство по управлению проектами

Что такое управление проектами и почему это важно?

Управление проектами — это действия по согласованию процессов, инструментов, участников команды и навыков с целью выпускать проекты, которые отвечают поставленной цели и требованиям.

Управление проектами позволяет команде целенаправленно прикладывать совместные усилия для достижения ясных целей, помогает повысить прозрачность и наглядность, оптимизировать коммуникацию и очертить область проекта. Благодаря этому команда имеет больше шансов завершить проект. Хотите больше аргументов? Учтите, что перерасход средств, выделенных на проект, встречается пугающе часто. Только в сфере ИТ компания McKinsey обнаружила среднее превышение бюджета на 45 % и перерасход времени на 7 % для крупных ИТ-проектов.

1. Каскадная модель управления проектами

Если говорить о традиционном, поэтапном управлении проектами, то это — каскадная модель. По этой методике работа над проектом разбивается на этапы. Когда заканчивается один, начинается другой. Этапы не пересекаются во времени.

Этот метод стоит применять для длительных проектов с однозначными сроками и строгим порядком выполнения.

Обычно применяется в строительстве. Для постройки дома необходима четкая последовательность действий. Например, нельзя возвести крышу, пока не залит фундамент.

2. Управление проектами по гибкой методологии Agile

Подход к управлению проектами по методике Agile итеративный и более гибкий, чем каскадный. Командам DevOps рекомендуют разбивать проекты на части, которые можно выполнить за короткий промежуток времени (спринт). После каждого спринта команда снова оценивает текущую работу и вносит любые необходимые коррективы, чтобы не отклоняться от цели.

Scrum

Управление проектами по системе Scrum — одна из самых популярных методик Agile, используемых руководителями проектов. Как и Agile, Scrum базируется на непрерывном совершенствовании. Фреймворки типа Scrum помогают направить мышление в соответствии с принципами Agile и освоить их в повседневном общении и работе.

Этот метод стоит применять для нечетко определенных проектов, требующих гибкости.

Обычно применяется в разработке ПО. Эта методика впервые стала использоваться в этой сфере и позволила разработчикам создавать высококачественное ПО благодаря регулярному тестированию и корректировке.

3. Бережливое управление проектами

Если вы слышали о принципах бережливого производства, то знайте, что на них основано и бережливое управление проектами. Цель этой методики — увеличить выпуск и ценность продукта с минимумом потерь. Чтобы использовать методику, нарисуйте схему потока создания ценности, который представляет собой действия по выполнению проекта. Затем тщательно исследуйте поток, чтобы найти и устранить действия, которые не добавляют ценности. Так вы упростите и оптимизируете процесс работы над проектом, сделав его максимально эффективным.

Kanban

Kanban — это особая реализация бережливого управления проектами. Задачи проекта визуально представлены на доске Kanban, что позволяет участникам команды видеть состояние каждой задачи в любой момент времени.

Этот метод стоит применять для проектов, которые требуют быстрой поставки результатов.

Обычно применяется в материальном производстве. При производстве материальных товаров важно допускать как можно меньше непроизводительных потерь, чтобы сократить расходы и увеличить прибыль. Вот почему этот подход так популярен в производстве, особенно в автомобильной промышленности.

5 этапов процесса управления проектами

Представьте, что запускаете проект с нуля. Управление проектом начинается не с отметок напротив выполненных задач в контрольном списке. Для начала нужно заложить фундамент.

Исходя из этих соображений, Институт управления проектами (PMI) выделил пять четких этапов управления проектами.

Этап 1. Инициация

Думаете, первым шагом в процессе управления проектами будет планирование? Не совсем. Прежде чем создавать стратегию по выполнению проекта, нужно получить поддержку заинтересованных сторон. Для этого нужен устав проекта, в котором излагается бизнес-задача проекта для подтверждения. Мы рекомендуем использовать вместо устава карту проекта, потому что этот формат удобнее для восприятия, легче и быстрее читается. На этом этапе необходимо ответить на следующие вопросы:

• Каков бизнес-сценарий проекта? (Вам поможет наш шаблон стратегического плана.)
• Осуществим ли проект?
• Стоит ли за него браться?

Проще говоря, на этом этапе, прежде чем вкладывать ресурсы, вы решите, стоит ли вообще начинать проект.

Отличный способ начать подобное обсуждение — инсценировка краха, мысленное упражнение, в ходе которого нужно представить, что может пойти не так, и решить, как это предотвратить.

Этап 2. Планирование

Если вы решите двигаться дальше, то перейдете к этапу планирования. Здесь вы разработаете подробный план проекта, которому с благодарностью будет следовать вся команда. Планирование необходимо для предотвращения расширения области проекта. Поможет наш шаблон списка задач. На этом этапе необходимо ответить на следующие вопросы.

• Какова цель проекта?
• Каковы ключевые показатели эффективности (KPI)?
• Какова область проекта?
• Каков бюджет?
• Каковы риски?
• Кто из команды будет задействован?
• Какие задачи будут стоять?
• Какие контрольные точки нужно пройти?

На этом этапе вы убедитесь, что ожидания всех участников команды в отношении проекта совпадают, прежде чем начать работу. Если вам кажется, что вы увязли в деталях, то это не так. К тому же помогут методы стратегического планирования.

Этап 3. Выполнение

Возьмите кофе и не забудьте кабель питания — время пришло! Закатайте рукава и приступайте к заданиям, руководствуясь планом проекта. На этапе выполнения вы будете делать следующее.

• Распределять ресурсы.
• Контролировать выполнение заданий исполнителями.
• Проводить планерки.
• Настраивать системы отслеживания.

На этот этап приходится основная часть работы. Кроме того, вы заметите, как проект обретает форму по мере воплощения. Видите? Этап планирования окупил себя.

Этап 4. Мониторинг

Одно наличие плана не гарантирует, что все сложится само собой. План может быть похож на личный бюджет, который бесполезен, если не следить внимательно за денежными тратами.

Поэтому необходимо контролировать ход работы над проектом, чтобы оставаться на верном пути. Необходимо сравнивать KPI проекта с целевыми значениями, определенными на этапе планирования.

Что делать, если вам кажется, что работа над проектом зашла не в то русло или произошло расширение области проекта? Проведите переоценку. Вы можете пересмотреть свои действия либо сам план проекта. Этим и хорош мониторинг — проведением регулярных контрольных оценок.

Этап 5. Завершение

На этом этапе вы доработаете любые шероховатости. Нужно сделать следующее.

• Провести ретроспективу для оценки проекта.
• Подготовить итоговый отчет по проекту.
• Сбор и хранение необходимой проектной документации в безопасном месте. (В качестве пространства для совместной работы над документами отлично подойдет Confluence.)

С помощью этих действий вы подведете официальную черту под проектом, а кроме того, обеспечите простой доступ к результатам и наработкам на случай такой необходимости в будущем.

7 советов по успешному управлению проектами

Даже если вы придерживаетесь всех описанных выше этапов, на этом дело не заканчивается. Есть еще несколько рекомендаций, которые помогут сделать работу над проектом максимально беспроблемной.

Собрание по запуску проекта

На собрании по запуску проекта вы поставите цели, подробно опишете сроки и введете всех в курс дела. В этом вам поможет наш шаблон повестки командного собрания.

Неважно, что команда уже сейчас готова ринуться в бой. Не пропускайте эту встречу. Вы заблаговременно устраните любую путаницу и сплотите команду вокруг общей цели.

Учет зависимостей в заданиях и ресурсах

Помните о цепочке домино и похожих на нее проектах? Это сравнение особенно актуально для крупных междолжностных проектов. Например, Дарья не может создать графические материалы, пока не получит контент от Дениса (зависимость заданий). Или Константин не может воспользоваться ПО, пока общую лицензию не освободит Дмитрий (зависимость ресурсов).

Важно понимать, что задания проекта существуют не сами по себе — они могут зависеть друг от друга. Эти зависимости удобно отслеживать с помощью шаблона диаграммы Ганта.

Когда все задания и ресурсы взаимосвязаны, нужно понять, как их правильно организовать. Иначе цепочка домино может застрять.

Определение критического пути

Определение критического пути позволит предотвратить отставание от графика. Термин может вызывать ассоциации с фильмом-блокбастером, но на самом деле означает лишь самую длинную последовательность действий по выполнению проекта, зависимых друг от друга. Если вы столкнетесь с препятствием на пути или возникнет задержка, конечные сроки проекта окажутся под угрозой.

Критический путь позволяет найти в графике места для маневра и моменты, когда нужно во что бы то ни стало придерживаться заданных сроков.

Реалистичный график

Недооценка времени, необходимого на выполнение заданий, — распространенное явление, которое может вызвать серьезные упущения в графике.

Для проверки опирайтесь на графики предыдущих проектов. Если есть возможность, используйте ПО для учета рабочего времени, чтобы определить, сколько времени обычно занимает то или иное задание. Кроме того, попросите сотрудников проверить свои графики.

Использование ПО для управления проектами

Если участники команды разбирают бесконечные электронные переписки, чтобы найти нужную информацию, затягивание сроков неизбежно.

Вот почему удобно хранить документацию в ПО для управления проектами (например, в Jira) и организовывать работу над проектом в ПО для управления знаниями (например, в Confluence). Этапы и задания проекта станут более наглядными, коммуникация будет вестись централизованно, а команда получит единый достоверный источник информации.

Четкие роли и обязанности

Чтобы отдача от команды была максимальной, ее участники должны делать именно то, для чего их пригласили в проект. Они должны понимать, каковы их роли и ожидаемый вклад.

Четкое распределение обязанностей настроит команду на достижение цели и внушит чувство личной ответственности. Кроме того, никто не будет наступать друг другу на пятки, а вы сможете сыграть на сильных сторонах каждого из сотрудников. Методика RACI — популярный способ распределения ролей и обязанностей. Аббревиатура RACI означает Responsible (Исполнитель), Accountable (Ответственное лицо), Consulted (Консультант) и Informed (Информируемое лицо). В Confluence эта методика выглядит немного иначе и называется DACI, где «D» означает Driver (драйвер).

Процесс совместной работы

Единоличное управление проектом может привести к перенапряжению, поэтому лучше привлекать других участников команды. Кроме того, свежий взгляд на план проекта даст возможность оценить реалистичность графика и обнаружить упущенные из виду зависимости. Командный мозговой штурм — отличный способ поделиться идеями и обсудить их. Вот несколько советов по проведению эффективного сеанса мозгового штурма.

Даже если ваша команда работает по удаленной или гибридной модели, не поддавайтесь искушению планировать проекты в одиночестве. Подключайте команду, чтобы вместе найти самые разумные решения и дать коллегам почувствовать причастность к общему делу. В этом вам поможет наш шаблон для проведения мозгового штурма.