Die Projektziele im Projektmanagement verstehen

Was sind Projektziele?

Projektziele sind spezifische, messbare Ergebnisse, die ein Projekt in einem definierten Zeitrahmen erreichen soll. Sie erläutern den Zweck des Projekts und führen das Team zum erfolgreichen Abschluss. Die Formulierung von Projektzielen ist im Projektmanagement von entscheidender Bedeutung, denn sie beeinflussen die Entscheidungsfindung und Ressourcenplanung während des gesamten Projektlebenszyklus maßgeblich.

Messbare Kriterien und wichtige KPIs (Key Performance Indicators) sind wesentliche Bestandteile der Projektziele. Faktoren wie die Budgeteinhaltung, Qualitätsstandards und der fristgerechte Abschluss dienen als Maßstab für die Bewertung des Gesamterfolgs eines Projekts.

Project objectives vs. project goals

While project managers often use these terms interchangeably, project goals and objectives serve different purposes in project planning. Project goals detail the desired project outcome and relate closely to business objectives. Project goals set the project direction and inspire team members.

Project objectives are concise and laser-focused. In a project, the outcomes clearly define the objectives. They tell you exactly what the project is supposed to deliver. The following examples clarify this distinction:

• Project objective:  Introduce five new channels for customers to submit and view feedback within the product interface over the next two months.

• Project goal: Improve the mechanism for passing customer feedback to the engineering team to allow them to address issues promptly.

Project objectives vs. project scope

Project scope and objectives are distinct yet interconnected elements of project management. Project scope defines the work necessary for completion, including tasks and deliverables. It defines the boundaries and extent of the project.

Project objectives focus on the specific results the project aims to achieve. They’re the benchmarks for success and direct project efforts within the scope. The following examples clarify this distinction:

• Project objective: Develop a user-friendly mobile app with certain key features to launch by the end of the year.

• Project scope: The project encompasses app development, testing, and the launch but excludes post-launch marketing and maintenance activities.

Project objectives vs. project milestones

While objectives and milestones are crucial to project management, they serve different roles. In a project, objectives define the primary outcomes to achieve. They guide the direction and purpose of the project. 

On the other hand, milestones are important markers along the project's journey, indicating when critical phases are complete. With these milestones, you can keep the project on track without necessarily knowing how much work it takes to reach them. 

The following examples clarify this distinction:

• Project objective: Secure 20,000 RSVPs for our virtual event by June 23.

• Project milestone: Launch the web page for promoting the upcoming virtual event on June 8.

Typen von Projektzielen

Je nach Schwerpunkt und Zweck lassen sich die Projektziele verschieden kategorisieren. Zu den üblichen Typen von Projektzielen gehören die folgenden:

• Zeitbasierte Ziele helfen dabei, Fristen für die Meilensteine von Projekten festzulegen.
• Leistungsziele konzentrieren sich auf das Erreichen bestimmter Ergebnisse oder Qualitätsstandards.
• Qualitätsziele legen das gewünschte Qualitätsniveau für die Projektergebnisse fest.
• Geschäftsziele richten ein Projekt an den Unternehmensgrundsätzen aus und erhöhen damit die Erfolgswahrscheinlichkeit.
• Finanzziele legen Budgetbeschränkungen und den finanziellen Spielraum für das Projekt fest.
• Ziele zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften stellen sicher, dass das Projekt die Gesetze, Vorschriften und Branchenstandards einhält.

Die Vorteile klar definierter Projektziele

Projektziele bieten ein Framework, das für eine gute Planung, gute Ausführung und Abstimmung der Projekte auf die Zielsetzungen des Unternehmens sorgt. Wenn Teammitglieder kein klares Verständnis dafür haben, wie ihre Arbeit Teil des Projekts und der Zielsetzung des Unternehmens ist, leiden darunter die Motivation und das Engagement. Klar umrissene Projektziele ermöglichen den Teammitgliedern die konsequente Bewertung ihrer Arbeit und Neuausrichtung bei Abweichungen, was zum Gesamterfolg des Projekts beiträgt.

Anleitung und Schwerpunkt

Ziele geben eine klare Richtung für den Umfang der Arbeit vor und leiten das Team bei dem an, was erreicht werden soll. Sie dienen als Roadmap und sorgen dafür, dass sich die Bemühungen auf bestimmte Zielsetzungen konzentrieren.

Messbare Ergebnisse

Ziele beinhalten häufig messbare Kriterien und KPIs. Daran kannst du quantifizieren, ob das Projekt die angestrebten Zielsetzungen erreicht.

Abstimmung mit Stakeholdern

Klar definierte Ziele helfen bei der Abstimmung der Erwartungen und Bemühungen der verschiedenen am Projekt beteiligten Stakeholder. Sie sorgen auch dafür, dass alle auf die gemeinsamen Zielsetzungen hinarbeiten. Diese Abstimmung ist entscheidend für den Gesamterfolg des Projekts und die Zufriedenheit aller beteiligten Stakeholder.

Verbesserte Entscheidungsfindung

Ziele bieten eine fundierte Entscheidungsgrundlage während des gesamten Projektlebenszyklus. Mit einem klaren Verständnis der Projektziele können Projektmanager und Teammitglieder fundierte Entscheidungen treffen, die an den Gesamtzielsetzungen und Prioritäten ausgerichtet sind.

Wie klare Projektziele festgelegt werden können

Das Festlegen klarer Projektziele ist ein entscheidender Schritt für das Projektmanagement. Es sollte während der Projektplanungsphase geschehen und wichtige Interessengruppen einbeziehen, damit die Projektziele das Team repräsentieren.

Die SMART-Kriterien für die Zielsetzung sind ein allgemeiner Rahmen für die Definition effektiver Projektziele, denn sie sorgen dafür, dass jedes Ziel klar und umsetzbar ist. Dazu werden Zielsetzungen mit den folgenden Kriterien festgelegt:

• Zielsetzungen sollten spezifisch sein und klar definieren, welche Ziele damit erreicht werden sollen.
• Sie sollten messbar sein und Kriterien zur Quantifizierung und Messung der Fortschritte beim Erreichen des Ziels festlegen.
• Zielsetzungen sollten attraktiv sein, damit das Ziel realistisch und innerhalb der Projektgrenzen, einschließlich Zeit, Ressourcen und Fachwissen, erreichbar ist.
• Sie sollten realistisch sein und das Ziel mit den allgemeinen Projektzielsetzungen und der Mission des Unternehmens in Einklang bringen.
• Zielsetzungen sollten terminiert sein, mit einem bestimmten Zeitrahmen oder einer bestimmten Frist für das Erreichen des Ziels.

Dieses Framework verbessert die Klarheit und bietet eine Grundlage für eine effektive Planung, Überwachung und Evaluierung während des gesamten Projektlebenszyklus.

Beispiele für effektive Projektziele

Effektive Projektziele im Projektmanagement werden an oben genannten SMART-Kriterien ausgerichtet. Zu den üblichen Projektzielen gehören die folgenden:

Beispiel A

Spezifisch: Die Kundenzufriedenheit innerhalb des nächsten Quartals um 20 % erhöhen.

Messbar: Die KPIs der Kundenzufriedenheit aus früheren Quartalen überwachen und sie mit den KPIs des aktuellen Quartals vergleichen.

Attraktiv: Auf bestimmte Aspekte der Kundendienst- und Supportprozesse konzentrieren.

Realistisch: Eine höhere Kundenzufriedenheit, um dem übergeordneten Ziel eines exzellenten Kundenservice gerecht zu werden.

Terminiert: Am Ende des Quartals eine Bewertung dieses Ziels durchführen.

Beispiel B

Spezifisch: Ein Projekt zur Neugestaltung der Website bis zum Ende des Geschäftsjahres abschließen.

Messbar: Unterwegs Meilensteine erreichen und alle Arbeiten vor Ablauf der Frist abschließen.

Attraktiv: Elemente und Funktionen hinzufügen, die den Fähigkeiten des Redesign-Teams entsprechen.

Realistisch: Die Effektivität der Website erhöhen, um dem Engagement des Unternehmens für eine moderne und benutzerfreundliche Oberfläche gerecht zu werden.

Terminiert: Eine klare Frist für den Projektabschluss bis zum Ende des Geschäftsjahres festlegen.

Tools zur Definition von Projektzielen

Verschiedene Tools und Techniken können beim effektiven Definieren von Projektzielen helfen. Teams können mit einer SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen) interne und externe Faktoren identifizieren, die sich auf das Projekt auswirken könnten. Mindmapping-Tools können dir dabei helfen, Ideen visuell zu brainstormen und zu organisieren, und die Interaktion mit Stakeholdern kann dich unterstützen, Beiträge zu den Projektzielen zu sammeln.

Für die oben genannten Zwecke können Teams kollaborative Online-Plattformen wie die Projektmanagement-Tools von Confluence nutzen, um in Echtzeit im Team zusammenzuarbeiten und eine Umgebung für die Definition und Neudefinition von Projektzielen zu schaffen.

Projektziele mit Confluence definieren

Confluence ist ein vernetzter Arbeitsbereich, in dem Teams Informationen erstellen, organisieren, finden und teilen können. Das Produkt ist in Bereiche aufgeteilt, die Seiten, Whiteboards, Videobotschaften und Datenbanken enthalten. Confluence sorgt dafür, dass Informationen den Teams helfen, ihre Arbeit als Beitrag zu den Zielsetzungen des Teams zu verbessern, zu verbinden und zu vereinfachen.

Mit Funktionen wie Whiteboards zur Arbeitsvisualisierung, Bearbeitungs- und Kommentarfunktionen in Echtzeit, Benachrichtigungen und einer Vorlage für SMART-Zielsetzungen ist Confluence die zentrale Informationsquelle deines Unternehmens für die Projektziele bei der Projektzusammenarbeit.

Confluence bietet Inhaltstypen für alle Phasen des Projektmanagements. In der Phase der Ideenfindung können Whiteboards zum Beispiel eine sehr gute Option sein, während die Ziele noch definiert werden. Sobald die Ziele festgelegt sind, können die Details zusammen mit einem Übersichtsvideo (über Loom) auf einer Confluence-Seite geteilt werden, damit das gesamte Team an einem Strang zieht.

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Projektziele: Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Projektzielen, Zielsetzungen und Umfang?

Projektziele sind spezifische und messbare Aussagen als Richtschnur für Projektaktivitäten und die Erfolgsbewertung. Die Projektzielsetzungen sind umfassender – eine übergreifende Vision für das Projekt. Der Projektumfang definiert die Grenzen des Projekts und legt fest, was das Projekt beinhaltet und was nicht.

Weshalb sind Projektziele für das Projektmanagement unerlässlich?

Projektziele sind entscheidend für die Ausrichtung, den Schwerpunkt und die Kriterien für den Erfolg des Projekts. Sie dienen als Richtschnur für die Entscheidungsfindung, ermöglichen eine effektive Planung und tragen zur allgemeinen Effektivität und Effizienz der Projektausführung bei.

Was sind einige der häufigsten Herausforderungen beim Festlegen von Projektzielen?

Das Festlegen von Projektzielen ist ein entscheidender Schritt im Projektmanagement, kann aber aufgrund verschiedener Faktoren herausfordernd sein. Eine mangelnde Beteiligung der Interessengruppen kann zu unvollständigen Zielen führen, wenn auch Teamsitzungen zu Beginn des Projekts zur Einbindung der Stakeholder diese Herausforderung bewältigen können. Unklare Erwartungen können zu Missverständnissen und einer Fehlausrichtung führen. Häufige Kommunikation, klare Ergebnisse und das SMART-Framework können beim Bewältigen dieser Herausforderung helfen.

Darüber hinaus können unrealistische Vorgaben bei den Projektzielen zu Frustration, Demotivation und zum Scheitern von Projekten führen. Eine regelmäßige Neubewertung der Projektvorgaben, Einbindung der Stakeholder beim Festlegen der Ziele und offene Kommunikation über Beschränkungen, Einschränkungen und Erwartungen können die Herausforderungen durch unrealistische Vorgaben überwinden.