Comment créer des planifications de projet simples et efficaces

Au fur et à mesure que vous esquissez le plan, il peut être utile de vous poser les questions suivantes :

• Quelle est votre destination ?
• Comment saurez-vous quand le projet sera terminé ?
• Quelles personnes suivent ce plan ?
• Quelles étapes franchiront-ils en cours de route ?
• Quels obstacles pourraient-elles rencontrer ?

• Des alternatives sont-elles possibles ?

Découvrez-en plus sur la politique organisationnelle, les personnalités difficiles et les éventuels sujets de débat qui peuvent survenir au cours du processus de gestion de projet. Larry W. Smith, PMP, chef de projet au Software Technology Support Center, souligne l'importance d'une analyse des parties prenantes. D'après lui, toutes les personnes impliquées souhaitent la réussite du projet, mais oublier de répondre aux besoins d'une seule partie prenante influente pourrait ruiner le travail de tout le monde.

Larry Smith recommande de prendre le temps de :

• clarifier qui sont les parties prenantes du projet
• comprendre leurs attentes et leur niveau d'influence
• décider de la façon dont vous allez intégrer les commentaires des pairs et des parties prenantes au fur et à mesure du projet
• faire correspondre tous les besoins et les attentes à la planification des risques et aux activités de réponse aux risques
• planifier consciencieusement toutes les stratégies de communication du projet

On ne soulignera jamais assez l'importance d'une communication claire. C'est pourquoi Bernie Ferguson, partenaire résident en gestion de projet chez Atlassian, commence à communiquer avec les parties prenantes dès les premières étapes d'un projet :

« Nous utilisons l'affiche de projet pour garantir une compréhension partagée entre les membres de l'équipe et les parties prenantes. Que sommes-nous en train de faire ? Quelle est la valeur pour les clients et l'entreprise ? Pourquoi pensons-nous que c'est la bonne solution ? Nous recueillons des commentaires sur les réponses à toutes ces questions avant tout ajout à la feuille de route de l'équipe. »—Bernie Ferguson, Atlassian

Les chefs de projet font souvent l'erreur d'être trop optimistes. Plutôt que de se concentrer sur le meilleur résultat possible, les chefs de projet devraient réfléchir aux problèmes qui peuvent survenir et à leur impact sur le calendrier de gestion de projet.

Faire preuve de diligence raisonnable, organiser un atelier « pré-mortem » ou organiser des réunions individuelles avec les principales parties prenantes est un excellent moyen d'identifier les obstacles potentiels.

Envisagez d'ébaucher un calendrier en demandant aux autres chefs de projet combien de temps a été nécessaire pour planifier des projets similaires. Rencontrez les équipes avec lesquelles vous travaillerez pour comprendre la durée des tâches spécifiques d'un projet. Utilisez les outils de gestion de projet et recherchez les anciens calendriers de projets dans les archives des projets.

En tant que chef de projet, c'est à vous de fournir le plan du projet (et, en fin de compte, le projet). Mais vous n'avez pas à vous enfermer dans un bureau à cloisons pour écrire le code. Au fur et à mesure que vous élaborez le plan du projet, vous devez impliquer toutes les principales parties prenantes. Restez en contact quasi permanent. Vous verrez que ce sont d'excellentes ressources.

En recueillant les idées de votre équipe et en réfléchissant à des idées, vous pouvez rapidement tirer des conclusions pertinentes. La collaboration au sein d'une équipe favorise le sentiment de soutien communautaire et, par conséquent, permet de mieux planifier les projets.

Chez Atlassian, nous utilisons des modèles pour réduire les coûts généraux associés au processus de planification et déclencher des discussions essentielles aux bonnes pratiques de planification des projets. Les modèles de plan de projet sont un excellent moyen d'amener les personnes à réfléchir à des aspects de la gestion de projet qu'ils ne prenaient peut-être pas en compte auparavant.

Avoir un bon argumentaire pour votre projet est une chose, mais créer une planification solide et efficace en est une tout autre. Regardons les choses en face : ce n'est pas très amusant de cartographier les risques et les dépendances des projets. Les modèles puissants et les instructions utiles d'Atlassian permettent aux chefs de projet de réfléchir méthodiquement à la création de planifications de projet, ce qui permet de réduire les oublis et d'améliorer la productivité.

Créez un énoncé du problème qui décrit, en termes concrets, le problème exact que vous essayez de résoudre. Développez une hypothèse indiquant ce qui, selon vous, devrait se produire une fois votre problème résolu. Ensuite, donnez un bref aperçu du contexte du projet et de toutes les données ou informations pertinentes à l'appui. Enfin, établissez les métriques clés que vous utiliserez pour évaluer la réussite du projet. Ces métriques de réussite sont susceptibles d'influencer différents aspects de votre plan et d'en déterminer l'orientation et l'objectif.

Demandez aux membres de votre équipe ce dont ils ont besoin, plutôt que ce qui est souhaitable ou inutile. Le fait de bien comprendre le périmètre du projet dès le début du processus de planification, y compris ce qui est explicitement exclu, limite le risque de malentendu avec les parties prenantes. Cela permet également de déterminer l'allocation de temps appropriée pour les contributeurs du projet. Cette clarté permet d'identifier et de gérer plus facilement les changements dans le périmètre du projet à mesure qu'ils se présentent.

Presque tous les plans de projet incluent des informations sur les budgets, les calendriers et le périmètre des projets. Mais un bon plan répond également aux questions essentielles concernant votre projet, notamment :

• Ressources : quels types de compétences le projet exige-t-il ? Qui est disponible ? Quel est notre budget ?
• Décisions : qui fera les recommandations ? Qui approuvera ou désapprouvera les demandes ?
• Communications : qui sera chargé de communiquer l'avancement et les obstacles ?
• Risque : à quoi les membres de l'équipe doivent-ils faire attention ? Quel est le processus de consignation et de suivi des menaces ?
• Revues : comment allez-vous recueillir des commentaires avant la livraison du projet ?
• Approbations : qui d'autre doit approuver ? Qui est le décideur final ?

• Calendrier : les horaires de travail des membres de l'équipe sont-ils adaptés au calendrier de projet ? Comment l'échéance a-t-elle été fixée ?

Votre plan n'a pas besoin d'entrer dans des détails sur chacune de ces questions, mais il devrait fournir suffisamment d'informations pour vous permettre de mettre en œuvre le projet en douceur, sans trop de surprises.

CocheConseil : utilisez la méthode DACI pour prendre rapidement des décisions judicieuses concernant votre projet.

La plupart des chefs de projet choisissent entre une approche en cascade ou une approche Agile de la gestion de projet. Une approche Agile fournit des résultats rapidement grâce à un processus itératif qui évalue en permanence les plans, les exigences et les résultats des projets. Dans cette méthode, nous considérons que le temps et les ressources sont fixes.

L'approche en cascade est un processus linéaire et séquentiel qui fait avancer un projet étape par étape, équipe par équipe. Ici, nous considérons que le périmètre est fixe tout en restant flexible en termes de calendrier et de ressources.

Une fois que vous avez répondu à toutes les questions, organisé toutes les discussions et rempli un entrepôt de post-its, il est temps de rédiger votre plan de projet. Que ce soit dans les mots que vous choisissez ou dans la mise en forme et le design, restez simple.

Voici quelques détails utiles qui devraient faire partie de n'importe quel plan :

• Nom de projet
• Date de livraison
• Budget
• Objectifs du plan
• Étapes importantes mises en valeur et impact mesurable attendu
• Dates de début et de fin attendues pour chaque tâche
• Légendes mettant en évidence les propriétaires de tâches individuelles
• Détails des tâches et notes, pour clarifier le travail à accomplir

• Légendes des risques et des tâches (ou des équipes) qui dépendent les unes des autres pour éviter les retards

Une fois votre plan de projet terminé, prenez un moment pour demander à quelqu'un qui n'a pas encore participé au processus de rédaction de le revoir. Le fait de disposer d'une deuxième paire d'yeux peut aider à détecter les erreurs humaines naturelles.

CocheConseil : lors de l'estimation de la taille de chaque tâche, résistez à la tentation d'entrer trop profondément dans les détails. Gardez à l'esprit qu'il ne s'agit que d'estimations.

Une fois votre plan de projet finalisé et revu en profondeur, il est temps de le partager avec les personnes activement impliquées et les parties prenantes qui ont besoin de rester informées. Prépare-vous pour un lancement de projet passionnant qui amorcera le processus. Il est essentiel de savoir que les changements et les défis font partie intégrante de n'importe quel projet. Il est donc crucial d'être prêt à les gérer.

Tout au long du cycle de vie du projet, ne perdez jamais votre plan de vue. Restez concentré sur les principaux éléments du projet, sur le périmètre prévu et sur les étapes convenues. Cette approche vous permet de rester sur la bonne voie et augmente vos chances de mener à bien votre projet, même en cas d'évolutions inattendues.