Projekte über die Ziellinie zu befördern, fühlt sich gut an, ist aber alles andere als einfach. Wenn mehrere Teams an einem Projekt zusammenarbeiten, ist es sogar noch schwieriger. Gerätst du schon ins Schwitzen, wenn du nur daran denkst? Es gibt gute Nachrichten: Egal, welchem Team du angehörst, die Vorlage für den Projektplan erleichtert die Verwaltung von Projekten jeder Größe und Komplexität, während gleichzeitig alle Stakeholder auf dem Laufenden gehalten werden.
So verwendest du die Vorlage Projektplan
1. Gib die Projektbeteiligten an
Die Klärung von Rollen und Zuständigkeiten ist ein entscheidender Teil des Projektplanungsprozesses. Im ersten Abschnitt führst du den Driver (die Person mit Durchführungsverantwortung, die als Ansprechpartner dient, alle Stakeholder mit ins Boot holt und das Projekt am Laufen hält), den Approver (die Person, die das finale Projekt genehmigt), die Contributors (Personen mit Fachkenntnissen und Mitspracherecht, aber ohne Entscheidungsgewalt) und die Stakeholder (Personen, die über den Fortschritt des Projekts informiert werden müssen, aber nicht aktiv an dessen Umsetzung beteiligt sind) auf. Die Festlegung dieser Rollen ist keine reine Formalität – sie sorgt dafür, dass jeder genau weiß, wofür er im Verlauf des Projekts zuständig ist.
Schritt 2: Trage grundlegende Informationen ein
In diesem Abschnitt beschreibst du das Ziel des Projekts in einem einzigen Satz und benennst dein Projekt. Wir empfehlen einen unkomplizierten Namen statt gewitzter Wortspielereien. So erhält das gesamte Team die nötige Klarheit ohne Jargon oder vage Formulierungen. Notiere außerdem das Fälligkeitsdatum des gesamten Projekts, zu überwachende wichtige Ergebnisse und Erfolgsmetriken sowie den Projektstatus, der im Laufe der Zeit immer wieder aktualisiert wird. Da diese praktischen Informationen ganz oben eingetragen werden, kann sich dein Team mühelos die wichtigsten Informationen beschaffen, ohne endlose E-Mail-Threads zu durchsuchen.
3. Lege deinen Projektumfang fest
Nichts sabotiert ein Projekt schneller als Scope Creep. Du musst also ganz klar definieren, was dein Projekt umfasst – und was nicht. In dieser Vorlage listest du deine Projektelemente in drei Kategorien auf: unentbehrlich, wünschenswert und außerhalb des Umfangs. Wenn dies zu Beginn des Projekts festgelegt wird, versetzt du deine Teammitglieder in die Lage, ihren eigenen Teilbereich besser zu kontrollieren und sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.
4. Plane deine Meilensteine und Fristen
Dein Projekt wird sich nicht in alle Ewigkeiten hinziehen (oder sollte es zumindest nicht). Es gibt ein Enddatum, an dem das gesamte Projekt abgeschlossen sein sollte, aber du solltest auch kleinere Meilensteine festlegen, um den Fortschritt besser zu überwachen und das Projekt überschaubarer zu gestalten (z. B. ein erster Inhaltsentwurf und Designentwürfe). Außerdem gibst du den Hauptzuständigen für jede Anforderung, das Fälligkeitsdatum, den Status und sonstige wichtige Hinweise ein.
5. Binde Referenzmaterialien ein
Dein Projektplan sollte die zentrale Anlaufstelle für alle wichtigen Informationen zum Projekt sein. Füge im unteren Abschnitt Links zu weiterem nützlichen Referenzmaterial hinzu. Sammle hier alles, was gut geordnet und zugänglich sein soll, von Creative Briefs bis hin zu Beispielen, auf die sich die Mitarbeiter beziehen sollen.
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